メールや電話に代わる連絡手段として、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。一方で、ツールを導入しただけでは期待した効果は得られません。運用ルールや定着の仕組みがないまま進めると、次第に使われなくなり、形骸化してしまうリスクがあります。

 

本記事では、ビジネスチャットを導入するメリット・デメリットを整理したうえで、導入の手順を5ステップで解説します。導入後に社内へ定着させるポイントも紹介するため、社内コミュニケーションの改善を検討している方はぜひ参考にしてください。

 

 

 

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、業務上の連絡や情報共有に特化したチャット形式のコミュニケーションツールです。プライベートで使うチャットと同じような操作感で、従業員同士が短いメッセージを気軽にやり取りできます。

 

メールと違い、宛名や挨拶文、署名といった定型的な要素を省略できるため、要件のみを簡潔に伝えられます。1対1のやり取りだけでなく、部署やプロジェクト単位でグループを作成し、複数人へ同時に情報を共有できる点も特徴です。

 

また、チャット機能に加えて、ファイル共有やタスク管理、ビデオ通話、外部ツールとの連携など、業務を支える機能を備えたツールが多くあります。ビジネス利用を前提としているため、アクセス制限や通信の暗号化といったセキュリティ対策が施されている点も、個人向けチャットとの大きな違いでしょう。

 

 

 

ビジネスチャットの導入が進む背景

近年、多くの企業でビジネスチャットの導入が進んでいる背景には、働き方の変化があります。リモートワークやフレックスタイム制の普及によって、従業員が同じ時間に同じ場所で働くとは限らなくなりました。対面や電話に頼った従来の連絡手段では、離れた場所にいるメンバーとの連携に限界が生じています。

 

また、労働力不足が続くなかで、限られた人員で成果を出すための業務効率化も急務となっています。メールの作成や確認、会議の調整に費やす時間を減らし、本来の業務に集中できる環境を整える手段として、ビジネスチャットへの期待が高まっているのです。

 

さらに、若手を中心にチャット形式のやり取りに慣れた世代が増えている点も、導入を後押しする要因のひとつです。日常的に使い慣れた操作感のツールであれば、教育コストを抑えながらスムーズに移行できます。

 

 

ビジネスチャットを導入する4つのメリット

ビジネスチャットの導入には、主に4つのメリットがあります。

• 情報共有のスピードが上がる

• コミュニケーションが活性化する

• 多様な働き方に対応できる

• セキュリティを確保しながらやり取りできる

それぞれの内容を確認し、自社の課題解決につながるかを見極めましょう。

 

情報共有のスピードが上がる

ビジネスチャットは、リアルタイムでのやり取りに適したツールです。メールのように定型文を作成する手間がなく、思い立ったタイミングですぐにメッセージを送れます。

 

グループチャットを活用すれば、関係者全員へ一度に情報を届けられるため、共有漏れや伝達の遅れを防げます。過去のやり取りが時系列で残り、検索機能で必要な情報をすぐに探し出せる点もメリットです。会議やメールの往復にかかっていた時間が減り、意思決定の迅速化が期待できます。

 

コミュニケーションが活性化する

チャットは短文でのやり取りが基本のため、メールよりも発言の心理的なハードルが低くなります。ちょっとした質問や相談がしやすくなり、従業員同士の会話量が自然と増えていくでしょう。

 

また、スタンプや絵文字で反応できるリアクション機能を使えば、返信の手間をかけずに意思表示が可能です。部署をまたいだグループを作成すれば、これまで接点のなかった従業員同士の交流も生まれ、組織の風通しが良くなる効果も見込めます。

 

多様な働き方に対応できる

ビジネスチャットは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用可能です。インターネット環境があれば場所を選ばずにやり取りできるため、リモートワークや外出の多い営業職、現場勤務の従業員との連携にも役立ちます。

 

勤務時間や出社日が異なるメンバー同士でも、チャットの履歴をさかのぼれば経緯を正確に把握できます。時短勤務や時差出勤といった多様な働き方を支える基盤として、ビジネスチャットは有効です。

 

セキュリティを確保しながらやり取りできる

個人向けの無料チャットを業務に使うと、私用の連絡と混在して誤送信が起きたり、情報漏えいのリスクが高まったりする恐れがあります。

 

ビジネスチャットであれば、管理者によるアカウント管理やアクセス権限の設定、通信の暗号化、操作ログの記録など、企業利用を前提としたセキュリティ機能が備わっています。機密性の高い情報も安心して扱えるため、コンプライアンスの観点からも導入する価値があるといえるでしょう。

 

 

ビジネスチャット導入のデメリット・注意点

多くのメリットがある一方で、ビジネスチャットには注意すべき点もあります。

• 通知が増えて負担になる場合がある

• 重要な情報が流れやすい

• ルールがないと定着しない

導入前にデメリットを把握し、対策を検討しておきましょう。

 

通知が増えて負担になる場合がある

チャットは気軽にメッセージを送れる反面、やり取りの量が増えやすいツールです。参加するグループが多いと通知が頻繁に届き、そのたびに作業が中断されて集中力が下がるおそれがあります。

 

「即レスしなければ」というプレッシャーを感じる従業員が出てくる可能性もあるため、通知設定の調整方法を周知したり、返信を急がない連絡の書き方を決めたりする工夫が必要です。

 

重要な情報が流れやすい

チャットではメッセージが次々と投稿されるため、重要な連絡が他の会話に埋もれてしまうケースがあります。あとから見返したい情報ほど、探しにくくなる点には注意が必要でしょう。

 

重要事項は件名を付けてメールで送る、決定事項は別のツールに記録するなど、チャットと他のツールの使い分けをあらかじめ決めておくと、情報の埋没を防げます。

 

ルールがないと定着しない

ビジネスチャットは、導入しただけで自然に活用が進むツールではありません。使い方が人によってバラバラだと「どこに何を書けばよいかわからない」という状態になり、次第に使われなくなってしまいます。

 

特に、メールや電話に慣れた従業員にとって、新しいツールへの移行は負担に感じられるものです。運用ルールの整備と、後述する定着のための働きかけをセットで進める必要があります。

 

 

ビジネスチャット導入の手順5ステップ

ビジネスチャットの導入は、次の5ステップで進めると失敗しにくいでしょう。

• ステップ1：導入目的と現状の課題を明確にする

• ステップ2：必要な機能を整理してツールを選定する

• ステップ3：運用ルールを策定する

• ステップ4：一部の部署でトライアル導入する

• ステップ5：全社展開し、効果を検証する

それぞれ順を追って解説します。

 

ステップ1：導入目的と現状の課題を明確にする

最初に、なぜビジネスチャットを導入するのかを明確にします。「メールでの情報共有に時間がかかっている」「リモートワークで連携が取りにくい」など、現状のコミュニケーションの課題を洗い出しましょう。

 

目的が曖昧なまま導入すると、ツールの選定基準が定まらず、導入後の効果検証もできません。「会議の回数を減らしたい」「部署間の連携を強めたい」といった具体的なゴールを設定し、関係者の間で共有しておくと、その後の工程がスムーズに進みます。

 

ステップ2：必要な機能を整理してツールを選定する

次に、目的の達成に必要な機能を整理し、ツールを選定します。タスク管理機能の有無、外部ツールとの連携、セキュリティ要件、料金体系など、比較する観点はさまざまです。

 

従業員のITリテラシーに合った操作性かどうかも重要な判断基準になります。多機能なツールを選んでも、使いこなせなければ意味がありません。無料トライアルを活用し、実際の操作感を確認したうえで決定するとよいでしょう。

 

ステップ3：運用ルールを策定する

ツールが決まったら、運用ルールを策定します。決めておきたい項目は、具体的には以下のようなものが挙げられます。

• グループの作成基準

• メンションの使い方

• 業務時間外の連絡の扱い

• メールとの使い分け

ルールが細かすぎると気軽さが失われるため、最低限の指針に絞るのがポイントです。チャット特有のメッセージの書き方に不安を持つ従業員向けに、例文やマナーをまとめた資料を用意しておくのも効果的です。

 

ステップ4：一部の部署でトライアル導入する

いきなり全社へ展開するのではなく、まずは一部の部署やチームでトライアル導入を行ないます。実際に使ってみると、事前には想定していなかった課題や、ルールの不備が見えてくるものです。

 

トライアル期間中は、利用者の声を集めて運用ルールを見直しましょう。「通知が多すぎる」「グループの分け方がわかりにくい」といった現場の意見は、全社展開前の貴重な改善材料となるでしょう。この段階で「使いやすい」という実感を持つ従業員を増やしておくと、全社展開の際に活用を推進してくれる存在になります。

 

ステップ5：全社展開し、効果を検証する

トライアルで得た知見をもとにルールを整備したら、全社へ展開します。展開時には説明会やマニュアルの配布を行ない、操作方法や運用ルールを丁寧に周知しましょう。

 

導入して終わりではなく、利用状況や効果の検証も欠かせません。ステップ1で設定した目的に照らして「メールの件数は減ったか」「情報共有のスピードは上がったか」を定期的に確認し、必要に応じて運用を改善していきます。

 

 

ビジネスチャットを定着させる3つのポイント

ビジネスチャットは、導入後の働きかけ次第で定着度が大きく変わります。せっかく導入したツールを形骸化させないために、3つのポイントを押さえておきましょう。

 

経営層・管理職が率先して使う

新しいツールの定着に大きな影響を与えるのが、経営層や管理職の行動です。上司がチャットを使わずメールや口頭での連絡を続けていると、部下も従来のやり方から離れられません。

 

経営層や管理職が自らチャットで発信し、部下の投稿に反応する姿勢を見せると、「使ってよいツールなのだ」という空気が組織に広がります。まずは上の立場の人間から積極的に活用する意識を持ちましょう。

 

気軽に発言できる心理的安全性をつくる

チャットの活用が進まない背景には、「こんなことを書いて怒られないか」「的外れな質問だと思われないか」という従業員の不安が隠れている場合があります。発言しても否定されないという心理的安全性がなければ、便利なツールがあっても会話は生まれません。

 

投稿に対して否定から入らない、質問を歓迎する姿勢を示すなど、日々の反応の積み重ねが安心感につながります。雑談用のグループを用意し、業務以外の話題も交わせる場をつくるのもひとつの方法です。

 

 

リアクションや称賛で発言に反応する文化を育てる

投稿しても誰からも反応がなければ、発言のモチベーションは下がっていきます。逆に、スタンプでのリアクションや「ありがとう」「助かりました」といった一言が返ってくる環境では、発言のハードルが下がり、やり取りが自然と活発になります。

 

日頃から感謝や称賛を伝え合う文化があれば、チャット上のコミュニケーションも前向きなものになるでしょう。ツールの機能だけに頼らず、反応し合う文化そのものを育てる視点が、定着への近道です。

 

 

チャットと称賛文化を両立できる「RECOG」

ビジネスチャットの導入を機に、従業員が安心して発言できる文化づくりまで進めたい方には、チームワークアプリ「RECOG」がおすすめです。

 

RECOGには、従業員同士が「称賛」や「感謝」をレターで送り合える機能に加え、日常の業務連絡に使えるトーク機能が備わっています。実際に、トーク機能をビジネスチャットとして活用している企業も少なくありません。称賛や感謝が日常的に行き交う環境では発言への心理的なハードルが下がるため、チャットとしての定着も進みやすくなるでしょう。

 

累計2,000社以上の組織で導入されており、称賛文化の醸成を通じて組織の活性化を支援してきました。機能の詳細や活用シーン、料金プランをまとめた資料をご用意していますので、ビジネスチャットの導入を検討中の方は、ぜひお気軽に資料をご請求ください。