コラム

2023.08.17
2023.08.17

ビジネスチャットとは｜導入メリット・選ぶ時のコツ

コミュニケーションツールのひとつとして、多数の企業で導入されているビジネスチャット。
しかし、「自社にとって本当に必要なのか？」という疑問を抱えて導入に踏み切れないというケースも少なくありません。

本記事ではビジネスチャットの本質と導入時のメリットを解説します。ビジネスチャットを導入する際の選択のコツも紹介するので、ビジネスチェットの導入を検討中の方はぜひお役立てください。
 

ビジネスチャットの導入メリットについて

これまでのビジネスシーンでは、メールによる連絡手段が主流でした。
しかし、複数人で情報やファイルを共有する際に不都合な面もあり、コミュニケーションを遅延させる要因のひとつともなっていました。
そのような問題を解決したのがビジネスチャットです。 
 

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットは、その名の通りビジネスシーンに特化したツールです。
コミュニケーションツールとしてだけではなく、タスク管理やスケジュール調整などの便利機能が備わっているものもあります。

ビジネスチャットの代表的な機能は以下の通り。

・グループチャット機能
複数の人との情報共有が可能。部門や部署ごとのグループを作成でき、テキスト、ビデオ、音声通話など様々な機能使ってコミュニケーションをとることができます。
 
・ファイル共有機能
ファイルや資料の共有がスムーズ。過去のデータの検索や管理が効率的に行えます。
 
・従業員の管理機能
例えば、タスクの管理機能があれば業務の進捗状況の把握や、遅れの早期発見ができます。
また、従業員の状態を管理する機能があれば日常業務では可視化することが難しい内面のサポートを行えます。

さまざまな機能を備えたビジネスチャットは、企業の情報を扱う仕事特化ツールとして個人ツールよりも高いセキュリティレベルを誇ります。
正しい方法で活用すれば、業務効率化やコミュニケーションの活性化を図ることができるでしょう。
 

ビジネスチャットのメリットとは？

多くの企業で導入されているビジネスチャット。しかし、自社にとって必要なものなのかをしっかりと見極めなければ、導入に踏み切ることはできませんよね。

ここからはビジネスチャットが多くの企業で導入されている理由と、そのメリットについて解説します。 
 
・迅速な情報共有が可能
メールのような1対1のやり取りでは、送信の手間がかかるだけではなく、緊急性の高い連絡を行なうには不向きです。
一方ビジネスチャットでは、1対複数人のコミュニケーションが可能です。
一度のメッセージで情報共有が完結し、ツールを利用している全員に素早く情報を届け、送信にかかる手間も省くことができます。
さらに、メール送信に使っていた時間を自身の業務に割り当てることができるため、業務効率向上にも繋がるでしょう。 
 
・生産性の向上
ビジネスチャットは、従業員の状態や進捗状況を把握することができます。これにより、業務が遅れている場合やモチベーションが低下している場合、管理者側からの早期のフォローや声掛けが可能になります。
 
単に業務の効率化だけでなく、従業員の心理的なサポートやモチベーションの維持をすることで生産性の向上が期待できるでしょう。
 
・遠隔での意思疎通が可能
多様な働き方が主流となる中、コミュニケーション不足が大きな課題となっています。

ビジネスチャットは、社員同士の拠点が離れていてもコミュニケーションを円滑にしてくれます。
例えばちょっとした雑談や仕事の相談など、メールよりも畏まった雰囲気にならず、気軽にコミュニケーションを取ることができます。
 
さらに、顔を見て話すことができるビデオ通話や、複数人で交流を図ることができるチャット機能によって、拠点がはなれていることによる孤独感の払拭も期待できるでしょう。 
 

ビジネスチャットを選ぶ時のコツ3つ

ツール選びに迷われている方も多いのではないでしょうか。
ここからは、ビジネスチャットを選ぶ際の3つのコツについて解説します。
各ポイントに注意してツール選びを進めてみてください。 
 

チャットの機能などが使いやすいか

チャット機能はビジネスチャットにおけるメイン機能のため、その使い勝手の良さは重要です。
「メッセージが見づらい」「使い方が複雑」といった場合では、ツールの使用は浸透しません。

また、業務の進捗管理や従業員をサポートする機能が備わっているかについても注目しましょう。
単なるコミュニケーションツールとしてではなく、業務サポートとしての機能が備わっていることで、別のツールの導入や教育コストを削減できる可能性があります。

そのため、ツールを導入する際は事前に扱いやすさや機能が充実しているかどうかを確認しましょう。 
 

セキュリティ面で安全が担保されているか

ビジネスチャットは非常に便利なツールですが、万が一ツールを使った社内でのやり取りや顧客情報が漏えいするようなことがあれば、企業の信頼にキズが付く恐れもあります。
そのため、セキュリティ面にも注目したいところです。

近年では働き方の多様化が進み、会社のパソコン以外にも個人スマホなど複数のデバイスでログインするケースが想定されるため、二段階認証やIP制限などのセキュリティ対策が整っているかを確認しましょう。

また、実際にツールを使用する社員のセキュリティに対する意識を高める必要もあります。
例えば、添付ファイルのセキュリティスキャンやURLの確認などは徹底して行なうよう指導するなど、社員研修や説明会を通して、個人のセキュリティ意識を高めましょう。 
 

料金形態は目的にあっているか

ビジネスチャットは多数の企業がサービスを提供しており、ツールによって料金形態やプランもさまざまです。
最適なツールを選ぶためにも、まずは目的や予算をはっきりさせなければなりません。
例えば、最大何名での利用を想定しているのか、想定するコストはどの程度かを確認しましょう。

また、製品版を導入する前に、無料版や体験版があるかは確認しておきたいところです。
もし試験運用が可能であれば、まずは実験的に複数のツールを試用し、比較・検討したうえで自社に最適なツールを見極めることができるでしょう。 
 

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ビジネスチャットを導入するならば、コストを抑えて様々な機能が付いたツールを導入したいところ。
 
そこでおすすめなのが、弊社が提供するチームワークアプリ『RECOG』です。
RECOGとは、ビジネスチャットの基本であるチャット機能に加え、サンクスカード機能、投稿機能、分析機能を備えています。
従業員の状態を可視化することで、早期フォローだけでなく、マネジメントにも活用いただけます。
RECOGのサンクスカード機能により、自分の活躍や貢献が日常的に称賛されるため、モチベーション低下をやわらげることができるでしょう。
 

まとめ

近年では、各社が独自の強みを持ったビジネスチャットを提供しています。
そのため、「ツールを選ぶポイントをどこに置くか」は企業によって異なるでしょう。
まずは、自社の規模や利用目的を明確にすることから始めてみてください。

弊社ではビジネスに最適化したコミュニケーションツール『RECOG』の提供から運用まで、一貫してサポートさせていただいております。
無料トライアルもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。 
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