コラム
2023.08.17
2023.08.17
社内コミュニケーションツールのメリットや種類を解説
▼ 目次
日々の業務をスムーズに進める上で社員同士のコミュニケーションが欠かせません。その支えとなるのが社内コミュニケーションツールです。
本記事では社内コミュニケーションツール導入のメリットやその種類、特徴を解説します。
社員のモチベーション向上や業務効率化にもつながる社内コミュニケーションツール、導入を検討している方はぜひお役立てください。
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、社員間でのコミュニケーションや、情報・ノウハウの共有を効率化するためのツールです。これまでのビジネスシーンでは、コミュニケーションの主な手段としてメールや電話が使われてきました。しかし、電話の場合、瞬時の対応が求められるため、連絡のタイミングを逸することもしばしば。メールも、形式にとらわれがちで、簡潔なやり取りを求める現代ビジネスにおいては、時として効率が損なわれることがありました。
こうした背景もあり、即時性と簡潔さを両立した社内コミュニケーションツールが注目されています。
コミュニケーションツールの代表例としては、チャットツールや社内SNSなどがが挙げられます。
社内コミュニケーションツールを活用するメリット
ビジネスの現場でのコミュニケーション手段として、電話やメールは長らく主流でした。しかし、社内コミュニケーションツールを導入することで、これまでの手段とは一線を画す様々なメリットがあります。
ここからは、具体的にどんなメリットがあるのか解説します。
迅速に意思疎通を図れる
ビジネスチャットの最大の特長は、複数のメンバーと瞬時にコミュニケーションをとることができる点です。従来の手段では、一人ひとりに情報を伝えるのは時間がかかり、認識のズレが生じることも少なくありませんでした。しかし、ビジネスチャットを導入することで、複数のメンバーが同時に情報を共有し、迅速に意思疎通を図ることが可能となります。
これにより、情報のブレを最小限に抑え、作業効率が向上するでしょう。
複数名で情報の共有・管理ができる
従来、個人が手元のPCやノートに保存・管理していた重要な情報やデータは、他のメンバーとの共有が難しいという課題がありました。これが原因で、情報の二重管理や、最新の情報が共有されずに作業が進行するという事態が生じていたかもしれません。しかし、ビジネスチャットを活用すれば、個人がローカルで持っている情報や資料を、瞬時に複数のメンバーと共有・管理することができます。
これにより、情報の透明性が高まり、業務の効率性も向上するでしょう。
業務進捗の可視化ができる
プロジェクトを進める上で、メンバーの業務進捗やタスクの状況を把握することは欠かせません。
ビジネスチャットのタスクやスケジュール管理機能を使用すれば、複数のメンバーが担当する業務の進捗を可視化することができます。これにより、リーダーやマネージャーは必要に応じて早期にメンバーのサポートができるため、業務の効率と質の向上に繋がりるでしょう。
拠点が離れていてもコミュニケーションツールが取れる
テキストベースのやり取りだけでなく、ファイルの共有やビデオ通話機能も備えたモダンなツールを利用すれば、物理的な距離を超えてコミュニケーションを取ることができます。
日常的にコミュニケーションツールを取ることにより、組織全体のチームワークの強化やモチベーション向上につながるでしょう。
強固なセキュリティ対策
一般的なコミュニケーションツールとは異なり、ビジネスチャットは企業向けに特化されて設計されています。このため、機密情報のやり取りや、大量のデータの共有が必要な場面でも、高度なセキュリティ機能が備わっており、情報漏えいのリスクを大幅に低減できるでしょう。
社内コミュニケーションツールの種類＆特徴
社内コミュニケーションツールは大きく3種類に分類されます。それぞれの特徴をおさえ、最適な社内コミュニケーションツールを選びましょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、プロジェクトやテーマ別にスレッドを作成し、瞬時にメッセージのやりとりができる最先端のツールです。スレッド内では、複数のメンバーへ一度に情報の共有やデータ、タスクの管理が可能となります。
ビジネスチャットは、プロジェクトやテーマ別にスレッドを作成し、瞬時にメッセージのやりとりができる最先端のツールです。スレッド内では、複数のメンバーへ一度に情報の共有やデータ、タスクの管理が可能となります。
従来のメールと異なり、特定の宛先を指定することなく、送信先のミスが起こることが少ないのが特徴です。冗長な挨拶や前置きなしで、直接的に要件を伝えることができるので、効率的なコミュニケーションが実現します。さらに、対面での会話のように感じられるので、コミュニケーションのスピードが向上し、距離感も縮まります。
社内SNS
近年、企業のコミュニケーション文化つくるツールとして「社内SNS」が浸透してきました。その最大の魅力は、社内のメンバー限定での利用が可能であること。これにより、安心して情報の共有や意見の交換が行えます。
多くの社内SNSは、一般的なSNSの使い勝手を踏襲しつつ、ビジネスの現場での利用に特化した機能を持っています。例えば、ログイン頻度や利用回数を基にした社員のメンタル状態の把握が可能なツールも存在します。これにより、人事や管理職がメンバーのモチベーション管理に生かせる情報を得ることができます。
そして、何よりも重要なのがセキュリティ面。社内SNSは企業内での利用を前提としているため、外部からの不正アクセスを防ぐ強固なセキュリティが備えられています。公開されることのない社内情報を安心して取り扱える環境を提供してくれるのです。
社内SNSの選定や導入を検討する際、これらのポイントをしっかりと押さえることで、より効果的なコミュニケーションの場を構築する手助けとなるでしょう。
グループウェア
ビジネスの現場でのコミュニケーションと業務効率を向上させるための一つの強力な解決策が「グループウェア」です。単なるコミュニケーションツールとしての側面だけでなく、業務をサポートする多様な機能が充実しています。
具体的には、日常のタスク管理や情報共有はもちろんのこと、勤怠管理やテレビ電話などの機能も組み込まれているツールもあります。これにより、一つのプラットフォーム上で業務の多岐にわたるニーズに応えることが可能となります。
社内だけでなく、プロジェクトに関わる外部のパートナーや協力会社ともスムーズに連携できる点も魅力です。情報の共有や調整を円滑に行うことで、プロジェクトの進行をより効率的に進めることができます。
導入を検討する際のコツとしては、具体的な業務フローや必要な機能を明確にして、それに最もマッチするグループウェアを選定することです。これにより、企業の業務効率化とコミュニケーションの質向上を両立することが期待できます。
「RECOG」なら"褒める"コミュニケーションで組織の課題を解決！
ここまでご紹介した通り、コミュニケーションツールは誤った使い方をしなければ、企業にとって非常に良い影響をもたらしてくれる存在になるでしょう。
コミュニケーシツールを選ぶ上で大切なのはセキュリティの強さと使いやすです。
そこでご紹介したいのが、弊社が提供するチームワークアプリ『RECOG』です。
RECOGはこれまで1,500社以上に導入され、地方自治体や学校法人、民間企業などでもご利用いただいています。
アプリを通じて感謝や称賛のレターを贈り合うことで、上司と部下や部署の垣根を越えた、タテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーションが可能となります。
まとめ
本記事では、ビジネスチャットの定義から、その導入のメリット、選択時のポイントまで詳細に解説しました。
ビジネスチャット、社内SNS、グループウェアといったツールは、現代の組織においてコミュニケーションの質と業務効率を高める鍵となります。
弊社ではコミュニケーションツール『RECOG』の提供から運用まで、一貫してサポートさせていただいております。
無料トライアルもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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