コラム
社内コミュニケーションツール10選｜選び方と種類を解説
ただ、ビジネスチャットや社内SNSなど種類が多く、「自社にはどれが合うのかわからない」という声も少なくありません。本記事では、社内コミュニケーションツールの種類と選び方、導入の手順、おすすめツール10選までをまとめて解説します。従業員のモチベーション向上や業務効率化につながるツール選びの参考になれば幸いです。
- 社内コミュニケーションツールとは
- 従来の連絡手段との違い
- 社内コミュニケーションツールを活用するメリット
- 迅速に意思疎通を図れる
- 複数名で情報を共有・管理できる
- 業務の進捗を可視化できる
- 拠点が離れていても連携できる
- 強固なセキュリティで情報を守れる
- 社内コミュニケーションツールの種類と特徴
- ビジネスチャット
- 社内SNS
- グループウェア
- タスク管理ツール
- Web会議システム
- 社内コミュニケーションツールの選び方
- 解決したい課題から逆算する
- 従業員が継続して使える操作性か
- セキュリティと権限管理
- コスト（初期・月額・拡張時）
- おすすめの社内コミュニケーションツール10選
- RECOG
- Slack
- Chatwork
- LINE WORKS
- Microsoft Teams
- Trello
- NotePM
- Talknote
- Unipos
- TUNAG
- 社内コミュニケーションツールの導入を成功させる手順
- ステップ1：現状の連絡手段と課題を棚卸しする
- ステップ2：目的と効果指標を決める
- ステップ3：社内へ周知し、足並みをそろえて展開する
- ステップ4：定着のためのルールを整える
- 社内コミュニケーションツールの導入時に注意したいポイント
- ツールが増えて情報が分散する
- 現場の従業員が使いこなせない
- ルール不在のために雑談化や通知疲れが起きる
- 称賛文化で社内コミュニケーションを活性化する「RECOG」
- 社内コミュニケーションツールに関するよくある質問
- 社内SNSとビジネスチャットの違いは？
- 中小企業でも導入するメリットはある？
- 複数のツールを併用してもよい？
- まとめ
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、従業員間のやり取りや、情報・ノウハウの共有を効率化するためのツールの総称です。ビジネスチャットや社内SNS、グループウェアなどがこれにあたります。
これまでのビジネスシーンでは、連絡手段としてメールや電話が主流でした。しかし電話は瞬時の対応が求められ、連絡のタイミングを逃すこともしばしばあります。メールも形式にとらわれがちで、簡潔なやり取りを求める現代の業務では効率が損なわれる場面が見られました。こうした背景から、即時性と簡潔さを両立する社内コミュニケーションツールが広く注目を集めています。
従来の連絡手段との違い
メール・電話・口頭は、いまも有効な連絡手段です。一方で、社内の連絡量が増え、関係者が複数の部署や拠点に広がると、それぞれの弱点が目立ちはじめます。メールは返信を待つ時間が長く、宛先やCCの使い方しだいで重要な情報が埋もれがちです。電話は相手の手を止めてしまい、やり取りの記録も残りません。口頭は最も速い半面、その場にいない人には届かず、内容が伝言ゲームになりやすいでしょう。
社内コミュニケーションツールは、これらの弱点を補う形で設計されています。テキストチャットは電話のように相手の作業を止めず、メールより気軽にやり取りできます。やり取りが履歴として残り、後から検索・参照できる点も大きな違いです。「言った・聞いていない」が起こりにくく、異動や退職時の引き継ぎもしやすくなります。
社内コミュニケーションツールを活用するメリット
- 迅速に意思疎通を図れる
- 複数名で情報を共有・管理できる
- 業務の進捗を可視化できる
- 拠点が離れていても連携できる
- 強固なセキュリティで情報を守れる
迅速に意思疎通を図れる
社内コミュニケーションツールの大きな特長は、複数のメンバーと素早く情報をやり取りできる点です。従来の手段では、一人ひとりに連絡を伝えるのに時間がかかり、認識のズレが生じることも少なくありませんでした。
チャットや社内SNS、Web会議といったツールを使えば、複数のメンバーが同時に情報を共有し、迅速に意思疎通を図れます。情報のブレを最小限に抑え、作業効率の向上にもつながるでしょう。
複数名で情報を共有・管理できる
従来、個人のPCやノートに保存していた重要な情報は、ほかのメンバーと共有しにくいという課題がありました。これが原因で、情報の二重管理や、最新版が共有されないまま作業が進む事態も起こりやすくなります。
ツールを活用すれば、手元の情報や資料を瞬時に複数のメンバーへ共有・管理できます。情報の透明性が高まり、業務の効率も底上げされるでしょう。
業務の進捗を可視化できる
プロジェクトを進めるうえで、メンバーの進捗やタスクの状況把握は欠かせません。タスク管理やスケジュール管理の機能を使えば、複数メンバーが担当する業務の進捗を可視化できます。リーダーやマネージャーは必要に応じて早期にサポートへ動けるため、業務の効率と質の向上につながるでしょう。
拠点が離れていても連携できる
テキストのやり取りだけでなく、ファイル共有やビデオ通話の機能を備えたツールを使えば、物理的な距離を越えて連携できます。日常的にコミュニケーションを重ねると、組織全体のチームワーク強化やモチベーション向上にも効果が期待できるでしょう。
強固なセキュリティで情報を守れる
社内コミュニケーションツールは、企業利用を前提に設計されている点が特徴です。機密情報のやり取りや大量データの共有が必要な場面でも、高度なセキュリティ機能が備わっており、情報漏えいのリスクを大幅に抑えられます。権限管理や監査ログ、退職者アカウントの即時停止といった機能の有無も、安心して使えるかどうかを左右します。
社内コミュニケーションツールの種類と特徴
社内コミュニケーションツールは、役割の異なる複数のカテゴリで構成されています。製品名から比較するのではなく、まずは種類ごとの違いを押さえ、自社の課題に合うカテゴリから候補を絞り込むのが近道です。代表的な5つの種類を見ていきましょう。
| 種類 | 主な用途 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| ビジネスチャット | 日常の連絡・相談・議論 | 全業種の日常業務、プロジェクト連携 |
| 社内SNS | 不特定多数への発信・共感 | 全社発信、企業文化の醸成 |
| グループウェア | 業務機能の統合 | 勤怠・スケジュールも一元管理したい組織 |
| タスク管理ツール | タスクと進捗の可視化 | 複数案件を並行で動かすチーム |
| Web会議システム | リアルタイムの音声・映像 | 遠隔会議、研修、商談 |
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、プロジェクトやテーマ別にスレッドを作成し、瞬時にメッセージをやりとりできるツールです。スレッド内では、複数のメンバーへ一度に情報を共有でき、データやタスクの管理も可能です。従来のメールと異なり宛先指定のミスが起こりにくく、冗長な挨拶や前置きなしで要件を直接伝えられます。対面の会話に近い感覚でやり取りでき、コミュニケーションのスピードと距離感が縮まる点も魅力でしょう。
社内SNS
近年、企業のコミュニケーション文化をつくるツールとして社内SNSが浸透してきました。最大の魅力は、社内のメンバー限定で利用できる点にあります。安心して情報の共有や意見の交換が行なえます。
一般的なSNSの使い勝手を踏襲しつつ、ビジネス利用に特化した機能を備えるものが多く、ログイン頻度などからメンバーのコンディションを把握できるツールも存在します。企業内での利用を前提とするため、外部からの不正アクセスを防ぐ強固なセキュリティが備わっている点も安心材料です。
グループウェア
グループウェアは、コミュニケーション機能だけでなく、業務を支える多様な機能を兼ね備えたツールです。日常のタスク管理や情報共有はもちろん、勤怠管理やテレビ電話などの機能を組み込んだものもあります。一つのプラットフォーム上で、業務の幅広いニーズに応えられる点が強みです。社内だけでなく、プロジェクトに関わる外部のパートナーや協力会社ともスムーズに連携でき、情報共有や調整を円滑に進められます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、社内のタスクを洗い出し、担当者やスケジュールの設定、進捗状況の可視化ができるツールです。
リモートワークや外回りが多いと、従業員一人ひとりの動きが見えにくく、誰がどの業務をどこまで進めているか把握しづらくなります。「ミスに気づきにくい」「遅延の原因がわからない」といったリスクは、後々のトラブルにつながりかねません。タスクを洗い出して管理すれば、情報共有が進み、ミスやトラブルの防止に役立ちます。
Web会議システム
Web会議システムを使うと、スマートフォンやパソコンから手軽にオンライン会議を開けます。音声だけでなくカメラで顔を映しながら話せるため、電話やメールより意思疎通がしやすいというメリットがあります。資料共有や画面共有、ホワイトボード、チャットなどの機能を備えたものもあり、対面に近いテンポで会話を進められます。最近では研修やセミナーに活用する企業も増え、用途が広がっています。
社内コミュニケーションツールの選び方
社内コミュニケーションに活用できるツールの種類を理解したら、次は個別のツール選びです。判断の軸は機能の多さではなく、自社の目的や運用体制に合うかどうかにあります。ここでは押さえておきたい4つのポイントを紹介します。
| 観点 | 確認項目 |
|---|---|
| 目的適合 | 解決したい課題と機能が一致しているか |
| 操作性 | 現場の従業員が短時間で使えるか |
| セキュリティ | 権限管理・監査ログ・退職者対応 |
| コスト | 初期・月額・拡張時の総額、無料プランの有無 |
解決したい課題から逆算する
最も大切なのは、導入で解決したい課題を先に言葉にすることです。連絡の遅さなのか、情報の分散なのか、現場と本社の距離なのか。課題が曖昧なまま「流行っているから」で選ぶと、機能の多さで比較してしまい、結局使われないツールを抱え込みかねません。課題が定まれば、必要なカテゴリも自然と絞られます。
従業員が継続して使える操作性か
機能の豊富さと使いやすさは比例しません。機能が多すぎると、現場の従業員は何から使えばよいかわからず、一部だけ使われて放置されることもあります。
実際に使うメンバーが短時間で操作を覚えられるか、普段のスマホアプリに近い感覚で触れるかを重視しましょう。管理者目線と現場目線が食い違う場面は多いため、トライアルで双方の声を集めるのが有効です。
セキュリティと権限管理
社内コミュニケーションツールには、業務情報や個人情報が日常的に流れます。情報漏洩を防ぐため、以下の項目は必ず確認するポイントです。
- データが暗号化されているか
- 管理者が閲覧範囲を細かく設定できるか
- 退職者のアカウントを速やかに無効化できるか
- 操作を監査ログで追えるか
第三者認証の取得状況やデータの保管場所もあわせてチェックするとよいでしょう。
コスト（初期・月額・拡張時）
コストは月額料金だけでなく、初期費用や運用の人件費、ユーザー追加時の負担まで含めて見積もります。単価が安くても、機能制限で上位プランに切り替えざるを得ないケースでは総額がふくらみます。多くのサービスは無料プランや無料トライアルを用意しているため、少人数で試してから本導入へ進むと失敗を避けやすいでしょう。
おすすめの社内コミュニケーションツール10選
ここからは、社内コミュニケーションを活性化できるツールを10製品紹介します。
RECOG
チームワークアプリ「RECOG（レコグ）」は、社内コミュニケーションを活発にするだけでなく、企業理念の浸透や称賛文化の醸成にも役立つツールです。大きな特徴は、メンバーへ感謝・称賛のメッセージを贈れるレター機能です。「手伝ってくれてありがとう」「受注おめでとう」などの声を伝え合い、従業員同士の相互理解を深めます。社内SNSとして使える投稿機能や、チャットとして使えるトーク機能も備え、日常の連絡から文化づくりまで幅広く活用できます。
Slack
「Slack」は、チャット機能だけでなく、音声・ビデオ通話機能、ファイル共有、テンプレートなどの便利な機能を搭載しているビジネスチャットツールです。チャットはダイレクトメールのほか、チャンネルごとの管理もできるため、部署やプロジェクトチームなどで分けて情報を管理できます。Googleアプリとの連携や、ワークフローの設計などもでき、使いこなせると業務が効率化するでしょう。
Chatwork
ビジネスチャットツールの「Chatwork」は、手軽にメッセージを送り合い情報共有を促進できるツール。チャットは個別だけでなくチームやプロジェクトのグループも作成でき、テキストチャットのみならず音声通話やファイル共有、タスク管理などの機能があります。シンプルなインターフェースのため使いやすく、特別なレクチャーがなくてもすぐに利用を開始できます。
LINE WORKS
コミュニケーションツールのLINEをビジネス版として活用できるのが「LINE WORKS」です。LINEと同じようなインターフェースで、掲示板やスケジュール管理などビジネスに役立つ機能が備わっています。日常的にLINEを利用している人にとって、利用するうえでの心理的ハードルが非常に低くなるのがメリットです。
Microsoft Teams
Microsoftの「Teams」は、ExcelやOutlookなどMicrosoft製品との連携に強く、日常的にMicrosoft製品を使っている企業にとってメリットのある社内コミュニケーションツールです。大規模なグループ通話もできるため、全社合同のオンラインイベントや、別拠点同士の会議などもスムーズに行なえます。
Trello
「Trello」は直感的なインターフェースで使いやすいタスク管理ツールです。各タスクをカード形式で管理し、ドラッグ＆ドロップでフェーズごとに移動できるため、タスクの進捗状況を把握しやすくなります。各タスクには担当者や期日を設定でき、タスクのカード内でコメントもできるためコミュニケーションを取りながらタスクを進められるでしょう。
NotePM
「NotePM」は、タスク管理ツールや社内SNS、ナレッジ共有ツールなどとして活用できるコミュニケーションツール。高機能エディタとテンプレートにより効率的にマニュアルを作成でき、属人化しがちな社内のナレッジを一元管理します。WordやExcel、PDF、動画・画像などのファイルを添付し、社内のナレッジを集約して全従業員の業務を効率化・標準化します。
Talknote
「Talknote」は、共有したい内容を記録できるノート機能や、組織内のタスク管理機能などを搭載した情報共有ツールです。情報を整理して可視化することで、社内コミュニケーションが促進されて円滑な連携が実現します。また、組織内のコミュニケーションの活性度をスコア化する機能もあり、組織のコンディションを数値で可視化できます。
Unipos
「Unipos」はメンバーの称賛できる行動に対してポイント（ピアボーナス）を送れる社内コミュニケーションツール。称賛をする人・される人だけでなく、その投稿を見た他のメンバーも刺激を受けることができ、組織の活性化につながります。行動指針やValueのハッシュタグをつけることで、組織内の理念浸透も促せます。
TUNAG
「TUNAG」は、サンクスメッセージ機能や社長メッセージ機能、日報機能、表彰機能などさまざまな機能を搭載し、社内のコミュニケーション課題を解決できるツールです。IDを発行することで利用できるため、社内メールアドレスのない従業員でも利用可能。また、スマートフォンアプリも提供されており、外出や移動などのスキマ時間でも情報を確認できます。
社内コミュニケーションツールの導入を成功させる手順
どれだけ良いツールを選んでも、導入の進め方を誤ると定着しません。ここでは基本となる手順を4段階で整理します。
- ステップ1：現状の連絡手段と課題を棚卸しする
- ステップ2：目的と効果指標を決める
- ステップ3：社内へ周知し、足並みをそろえて展開する
- ステップ4：定着のためのルールを整える
規模の大小を問わず、この流れを踏むと定着率が変わってきます。
ステップ1：現状の連絡手段と課題を棚卸しする
最初に行ないたいのは、いまどんな連絡手段が使われ、どんな課題が起きているかの棚卸しです。メール・電話・口頭・既存チャットなどを部門ごとに一覧化し、情報が届かない業務や遅延が発生している業務を洗い出します。課題が見えないまま選定に入ると、ツールありきで決まってしまいます。
ステップ2：目的と効果指標を決める
棚卸しの結果から、導入で何を達成したいかを指標に落とし込みます。連絡にかかる時間の短縮、引き継ぎ漏れの件数削減など、測定できる指標を決めておくと、導入後の振り返りや軌道修正の材料になります。
ステップ3：社内へ周知し、足並みをそろえて展開する
全社へ一斉に展開するときは、足並みをそろえるための事前準備が欠かせません。導入の目的や基本的な使い方をあらかじめ全部署へ周知し、管理職から利用を呼びかけると、立ち上がりの勢いが生まれます。あわせて、簡単な操作ガイドや問い合わせ窓口を用意しておくと、初期のつまずきを抑えられるでしょう。
ステップ4：定着のためのルールを整える
導入直後は、従来のやり方に戻りやすくなります。メールや電話に逆戻りしないためのルール整備や、簡単な使い方ガイド、定期的な活用状況のレビューを並行して進めましょう。とくに管理職が積極的に使うことで、現場の従業員も自然と利用するようになります。
社内コミュニケーションツールの導入時に注意したいポイント
導入を進めると壁にぶつかることがありますが、事前に知っておけば、回避・対処できるものがほとんどです。以下のポイントは、導入前に押さえておきましょう。
ツールが増えて情報が分散する
目的別にツールを増やした結果、どこに何があるかわからなくなる現象です。検索に時間がかかり、連絡先を取り違えて情報が届かない状況も起こります。カテゴリごとの役割を整理し、「何をどこで扱うか」のルールを全社で共有するのが基本の対策です。
現場の従業員が使いこなせない
本社や情報システム部門の目線で選んだツールが、現場には難しすぎるパターンです。PC操作に慣れていない、業務中に長文を読む余裕がない、共用端末しか使えないといった制約が考慮されていないと起こりやすくなります。選定段階から現場のメンバーを巻き込み、必要なら現場向けに機能を絞ったツールを併用しましょう。
ルール不在のために雑談化や通知疲れが起きる
利用ルールを決めずに始めると、業務連絡に雑談が混ざったり、通知が多すぎて重要な情報が埋もれたりします。通知疲れが進むと、大事な連絡まで見落とされかねません。業務用と雑談用のチャンネル分離や、通知対象の絞り込みを早めに整えるのが有効です。
称賛文化で社内コミュニケーションを活性化する「RECOG」
ここまで見てきたように、社内コミュニケーションツールは連絡の効率化だけでなく、組織のつながりやエンゲージメントを高める役割も担います。なかでも、従業員同士の感謝・称賛を通じて関係性を深めたい企業に向いているのが、チームワークアプリ「RECOG」です。
RECOGの中心となるのは、日々の貢献に対して感謝や称賛のメッセージを送り合える「レター機能」。「手伝ってくれてありがとう」といった声が可視化され、心理的安全性の高い職場づくりにつながります。社内SNSのように使える投稿機能や、チャットとして使えるトーク機能も備え、日常の連絡から文化の醸成までを一つのアプリで支えられます。
RECOGの基本機能や活用シーン、料金をまとめた資料は無料で請求いただけます。自社のコミュニケーション活性化を検討中の方は、ぜひ資料請求からご確認ください。
社内コミュニケーションツールに関するよくある質問
最後に、社内コミュニケーションツールに関するよくある質問と、その回答をまとめました。
社内SNSとビジネスチャットの違いは？
両者は重なる部分もありますが、軸が異なります。ビジネスチャットは「相手を特定した連絡・相談」に適し、1対1やグループ単位のやり取りが中心です。社内SNSは「不特定多数への発信と共感」に向き、全社や部門のタイムラインへ投稿する使い方が中心になります。日常の業務連絡はチャット、全社発信や文化づくりは社内SNS、というのがおおまかな目安でしょう。
中小企業でも導入するメリットはある？
むしろ中小企業ほど効果が見えやすい傾向があります。人数が少ないほど運用の立ち上げが速く、全員に定着しやすいためです。一人あたりが抱える業務の幅も広く、担当者が不在のときのリスクが大きいため、情報を記録に残す価値も高まります。無料プランや少人数向けプランから始めれば、初期コストを抑えてスタートできます。
複数のツールを併用してもよい？
併用自体は問題ありません。ただし、役割を明確に分けておくことが前提です。オフィス中心の業務は統合型のグループウェアで、現場中心の業務はモバイル向けのツールで、というように対象業務とユーザーで使い分けます。役割が曖昧なまま併用すると情報が分散し、検索効率が落ちるため、どのツールに何を入れるかのルールを最初に決めましょう。
まとめ
本記事では、社内コミュニケーションツールの種類や選び方、導入の手順、おすすめツール10選までを解説しました。
ビジネスチャット、社内SNS、グループウェアといったツールは、現代の組織でコミュニケーションの質と業務効率を高める鍵になります。大切なのは、製品名から比較するのではなく、自社の課題を起点にカテゴリと製品を絞り込むことです。
弊社では、チームワークアプリ「RECOG」の提供から運用まで一貫してサポートしています。基本機能や活用シーン、料金をまとめた資料を無料でご用意していますので、導入を検討中の方はお気軽に資料請求からお問い合わせください。
＼＼編集部おすすめ記事／／
