コラム
情報共有ツールおすすめ比較｜選び方と定着のコツも紹介
この課題を解消する手段として注目されているのが情報共有ツールです。ただし、種類が多すぎて自社に合うものを選びきれない、導入しても結局メールに戻ってしまう、といった声も少なくありません。
本記事では情報共有ツールの種類や選び方、導入メリットを整理したうえで、ツールが定着しない根本原因と、感謝・称賛を活用した組織文化のつくり方まで解説します。情報共有ツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、業務上のやり取りやナレッジ、ファイル、進捗状況などをオンライン上で一元管理するためのITサービスの総称です。複数のメンバーがリアルタイムで情報の確認・更新を行ない、業務の円滑化と効率化を目指せます。
情報共有ツールの役割
情報共有ツールが担う中心的な役割は、組織内に散在する情報の集約と可視化です。従来はメールやファイルサーバー、口頭でのやり取りに頼っていた情報を一箇所に集めることで、必要なときに必要な人がアクセスできる状態をつくれます。
業務マニュアルや過去の議事録、顧客対応の履歴、進行中のプロジェクト状況などが蓄積されていけば、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。
情報共有ツールの主な種類
情報共有ツールは目的によっていくつかのタイプに分かれます。
- ビジネスチャット型
- 社内wiki／ナレッジ共有型
- ファイル共有型
- グループウェア型
- タスク・プロジェクト管理型
それぞれの特徴を見ていきましょう。
ビジネスチャット型
チャット形式でリアルタイムにやり取りができるタイプで、SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどが代表例です。テキストに加えて画像やファイル、リンクも手軽に共有でき、日常的な連絡や相談に向いています。
一方で、やり取りが時系列で流れていくため、過去の重要な情報が埋もれやすいという特徴もあります。スピード感は得られますが、情報の蓄積を重視するなら別タイプとの併用も検討したいところです。
社内wiki／ナレッジ共有型
業務マニュアルや手順書、ガイドラインなどを構造化して蓄積するタイプで、NotionやConfluence、DocBaseなどが該当します。検索性が高く、新入従業員や異動者へのオンボーディング資料としても活用しやすい点が魅力です。
情報をストックする用途に強みがあるため、フロー型のチャットツールと組み合わせるケースが一般的でしょう。
ファイル共有型
ドキュメントや画像、動画などをクラウド上に保管・共有するタイプで、Google DriveやDropbox、Boxなどが知られています。バージョン管理や権限設定が柔軟に行なえるため、社外のパートナーとのファイル受け渡しでも安心して使えます。
容量や同時編集機能、外部共有のセキュリティ設定などが選定時に重視するポイントです。
グループウェア型
スケジュール管理、ワークフロー、掲示板、ファイル共有などの機能を一つにまとめたオールインワン型で、サイボウズOfficeやkintone、Google Workspaceなどが代表的です。情報共有とあわせて、勤怠や日程調整など総務系の業務も一元化できる点が特徴でしょう。
複数のツールを使い分けたくない中小企業に向いた選択肢のひとつといえます。
タスク・プロジェクト管理型
タスクや案件の進捗状況を見える化するタイプで、AsanaやTrello、Backlogなどが該当します。誰が何をいつまでに行なうのかが明確になるため、プロジェクト型の業務が多い組織で重宝されます。
タスク管理を起点に、関連する資料やコミュニケーションも紐づけられる製品が増えています。
情報共有ツールを導入するメリット
情報共有ツールの導入で得られる効果は、業務効率化にはとどまらず、組織のコミュニケーション促進や生産性にも効果が期待できます。
- 業務の属人化を防げる
- コミュニケーションが活性化する
- ナレッジが組織資産になる
- リモートワーク下でも生産性を維持できる
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
業務の属人化を防げる
特定の従業員しか把握していない業務情報があると、その人が休んだり退職したりした際に業務が止まるリスクが生じます。情報共有ツールにマニュアルや手順、過去の対応履歴を蓄積しておけば、誰でも同じ品質で業務を引き継げる状態をつくれるでしょう。
コミュニケーションが活性化する
部署や拠点を越えた情報のやり取りが活発になることで、横のつながりが強化されます。リモートワーク下でも雑談や相談が生まれやすくなり、孤立感の軽減にもつながるでしょう。
ツールによってはリアクションやコメント機能でカジュアルなやり取りを促せるため、対面に近いコミュニケーション体験を再現できます。
ナレッジが組織資産になる
個人の頭の中にあった経験や工夫がツール上に記録されれば、それは組織全体の財産になります。同じ失敗を繰り返さない、過去の成功事例を再活用するといったサイクルが回り始めます。
ナレッジが資産化されると、新入社員が業務のやり方を学んだり、活躍しているメンバーのノウハウをほかのメンバーが実践したりできるため、人材育成のスピードも上がるでしょう。
リモートワーク下でも生産性を維持できる
場所を問わず必要な情報にアクセスできれば、出社の有無にかかわらず同じパフォーマンスを発揮できます。対面前提の業務プロセスから脱却することは、柔軟な働き方を実現するうえでも欠かせません。
情報共有ツールの選び方｜5つのポイント
機能比較だけでツールを選ぶと、導入後に「思ったほど使われない」という事態に陥りやすくなります。以下の5つの観点を押さえておくと、選定の精度が高まります。
自社の課題と目的を明確にする
「情報が散らばっている」「マニュアルが活用されない」「リモートでのコミュニケーションが減った」など、解決したい課題によって最適なタイプは変わります。まずは現場へのヒアリングや業務棚卸しを通じて、優先順位の高い課題を絞り込みましょう。
目的が曖昧なまま導入を進めると、機能の多さやリーズナブルな料金などが選定軸をなってしまい、自社にマッチしたツールを選定できなくなります。
誰でも使えるシンプルなUIか
ITリテラシーには個人差があるため、誰でも直感的に使えるUIかどうかは重要なポイントです。マニュアルを読まなくても基本操作が見につく製品を選ぶと、定着までのハードルが下がります。
導入前に、無料トライアルを活用し、実際に現場の従業員に試してもらうのも一案です。そのとき、さまざまな部署や年代の従業員に試してもらうと、多くの意見を得られます。
既存ツールとの連携性
すでに使っているメールやチャット、勤怠管理システム、人事システムなどと連携できるかどうかも大事な要素です。たとえばチャットツールと連携できれば、情報共有ツールで更新した内容がチャットへ通知されます。連携APIや標準連携機能の有無を事前に確認しておくと、業務フローへの組み込みがスムーズになります。
セキュリティと権限管理
機密情報や個人情報を扱う以上、セキュリティ対策は必須です。データの暗号化、二要素認証、アクセスログ、IPアドレス制限、権限の細やかな設定などが備わっているかをチェックしましょう。
ISMSやISO 27001、SOC 2などの第三者認証を取得している製品であれば、より安心して導入できます。
料金体系と拡張性
料金は従業員1人あたりの月額で設定されることが多く、利用人数や機能によって変動します。導入初期だけでなく、組織拡大時のコスト試算も行なっておきたいポイントです。
将来的に部署を増やしたり、機能を拡張したりする可能性も見越して、プランの柔軟性を確認しておきましょう。
【タイプ別】おすすめの情報共有ツール
ここからは、先に紹介した5タイプの中から代表的なツールを取り上げます。それぞれ強みや向いている組織が異なるため、自社の課題と照らし合わせながら検討してみてください。なお、料金や機能は変更される場合があるため、最新情報は各公式サイトでご確認ください。
ビジネスチャット型のおすすめ
日常的なやり取りを効率化したい組織には、ビジネスチャット型が向いています。
Slack
Slackは外部サービスとの連携の豊富さが強みです。Google DriveやDropboxなど多数のアプリと連携でき、チャネル単位で情報を整理しやすい設計になっています。カスタマイズ性が高く、IT企業やスタートアップから大手まで幅広く導入されています。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft 365との統合性が最大の特徴です。ExcelやPowerPointなどOffice製品とのファイル共有・共同編集がスムーズに行なえ、ビデオ会議機能も充実しています。すでにMicrosoft 365を導入している企業なら、追加コストを抑えて利用できる場合が多いでしょう。
Chatwork
Chatworkは、日本発のビジネスチャットでシンプルな操作性が魅力です。ITに不慣れな従業員でも直感的に使え、タスク管理機能も標準搭載されています。中小企業を中心に多くの企業で採用されています。
社内wiki・ナレッジ共有型のおすすめ
業務マニュアルやノウハウを体系的に蓄積したい場合は、社内wiki型が適しています。
Notion
Notionは、ドキュメント、データベース、タスク管理、Wikiを一つのワークスペース内で扱える柔軟性が特徴です。テンプレートも豊富で、議事録から社内ポータルまで自由に設計できます。
Confluence
Confluenceは、Atlassian社が提供するチーム向けドキュメント管理ツールです。同社のJiraと組み合わせると、開発プロジェクトの情報を一元化しやすく、エンジニア組織との相性が良いとされています。
DocBase
DocBaseは、シンプルなインターフェースと検索性の高さに定評がある国産サービスです。Markdown記法に対応し、同時編集や柔軟な権限管理も備えています。社内ナレッジの蓄積を最優先したい組織におすすめです。
ファイル共有型のおすすめ
ドキュメントや画像などのファイルを安全に共有したい組織には、ファイル共有型が役立ちます。
Google Drive
Google Driveは、Google Workspaceの一部として提供されており、ドキュメントやスプレッドシートの同時編集機能が強みです。容量や権限の設定も細やかで、社外との共有も柔軟に行なえます。
Dropbox Business
Dropbox Businessは、ファイル同期の安定性と高度なバージョン管理機能が特徴です。大容量ファイルの扱いに強く、デザインや動画制作などクリエイティブ系の業務でも採用が進んでいます。
Box
Boxは、エンタープライズ向けのセキュリティに強みを持つストレージサービスです。高度なアクセス制御や監査ログ機能を備え、金融や医療など機密性の高い業界でも信頼されています。
グループウェア型のおすすめ
スケジュール、ワークフロー、ファイル共有などを一括で管理したい組織には、グループウェア型がおすすめです。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、中小企業向けに設計された国産グループウェアです。スケジュール、掲示板、ワークフロー、ファイル管理などが直感的に使え、ITに不慣れな組織でも導入しやすい点が魅力でしょう。
kintone
kintoneは、業務アプリをノーコードで作成できるプラットフォームです。日報や顧客管理、案件管理など、自社の業務に合わせた仕組みを柔軟に構築でき、情報共有と業務効率化を同時に進められます。
Google Workspace
Google Workspaceは、Gmail、カレンダー、Drive、Meetなどを統合したクラウド型グループウェアです。多人数での同時編集やオンライン会議機能が標準で備わっており、リモートワークとの親和性が高いといえます。
社内SNS・エンゲージメント型のおすすめ
情報共有の活性化には、コミュニケーションそのものを盛り上げる仕組みも欠かせません。社内SNSやエンゲージメント向上に特化したツールも視野に入れてみましょう。
RECOG
RECOGは、株式会社シンクスマイルが提供するチームワークアプリです。従業員同士が感謝や称賛のメッセージを贈り合うピアボーナス型の仕組みで、コミュニケーションを活性化させ、情報を発信した人の貢献を可視化できます。前身サービスから累計1,500社以上に導入されており、業種を問わず活用されています。
TUNAG
TUNAGは、株式会社スタメンが提供するエンゲージメント向上プラットフォームです。社内制度やコミュニケーション施策をワンストップで運用でき、組織課題の見える化に強みを持ちます。
情報共有ツールが定着しない根本原因
ツールを入れたものの誰も使わない、というケースは決して珍しくありません。背景には、ツールの機能では解決できない問題が潜んでいる場合があります。
発信者にメリットがない仕組み
情報をまとめて投稿する側には、相応の時間と労力がかかります。それにもかかわらず、それが評価されたり感謝されたりする機会がなければ、投稿のモチベーションは続きません。
「情報を出しても自分は得をしない」と感じている限り、ツールはただの空き箱になってしまうでしょう。
心理的安全性の不足
「こんなことを書いて笑われないか」「間違っていたら指摘されるのではないか」といった不安が強い職場では、自由な発信が生まれません。心理的安全性が低い組織では、情報共有ツールがあっても活用されにくい傾向があります。
トップダウン型の運用
「明日からこのツールを使ってください」と一方的に通達するだけでは、現場の理解は得られません。なぜ導入するのか、どんな未来を目指すのかが共有されていない状態では、ツールは形骸化していきます。
情報共有を活性化させる組織文化のつくり方
ツール導入の成否を分けるのは、機能ではなく組織文化です。発信者が報われ、コミュニケーションが温かい組織には、自然と情報が集まってきます。
感謝や称賛を可視化する
「ありがとう」「助かりました」といった声が日常的に飛び交う組織では、情報共有も活発になります。感謝の気持ちをテキストとして残せる仕組みがあれば、発信者の貢献を組織全体で認識できるでしょう。感謝や称賛が可視化されることで、見えにくかった貢献にも光が当たります。
発信が評価される仕組みを設計する
ナレッジを共有した人がきちんと評価される仕組みは、情報共有文化の土台になります。投稿数や反応数などを人事評価に直接結びつけるかは慎重に判断すべきですが、社内表彰や感謝の場で取り上げる形であれば、無理なく取り入れられるでしょう。「出した人が報われる」状態をつくれば、情報は自然と集まります。
エンゲージメント向上との両立
情報共有の活性化は、エンゲージメント向上と表裏一体です。自分の貢献が認められ、仲間とのつながりを感じられる職場では、定着率や生産性も高まる傾向があります。ツール選定の段階から、エンゲージメント向上の視点を持っておくことをおすすめします。
感謝と称賛で情報共有を加速するチームワークアプリ「RECOG」
情報共有を本当に機能させるには、発信者の貢献を組織全体で認める文化が欠かせません。その文化づくりを支援するのが、株式会社シンクスマイルが提供するチームワークアプリ「RECOG」です。
RECOGは、メンバー同士が「感謝」や「称賛」のメッセージを贈り合えるピアボーナス型のサービスです。日々の貢献が可視化されると、情報を発信した人の努力が組織全体に伝わり、共有する側のモチベーションが自然と高まっていきます。前身サービスから累計1,500社以上に導入されており、地方自治体や学校法人、民間企業など業種を問わず活用されています。
「ツールは入れたのに情報が集まらない」「発信が一部の従業員に偏っている」と感じているなら、コミュニケーションの土台から見直す価値があるでしょう。RECOGの機能や活用事例、料金については、以下より資料請求が可能です。組織活性化と情報共有の両立を目指す方は、ぜひ一度ご覧ください。
情報共有ツール導入時の注意点
ツール選定と並行して、導入プロセスの設計も成果を左右します。次の3点を意識すると、定着までのスピードが変わってきます。
運用ルールを言語化する
「どのチャンネルで何を話すか」「投稿のフォーマットはどうするか」「機密情報の扱いは」など、運用ルールを文書化しておくと、メンバー間の認識ズレを防げます。ルールはシンプルかつ実態に即した内容にとどめ、現場の声を聞きながら継続的に更新していくのが理想です。
効果測定の設計
導入効果を可視化できないと、経営層への報告や予算継続が難しくなります。投稿数、検索数、業務時間の削減効果、エンゲージメントスコアなど、自社の目的に合った指標を事前に決めておきましょう。
定量だけでなく、現場の声を集める定性調査も組み合わせると、運用改善の質が上がります。
まとめ
情報共有ツールは、業務の属人化を防ぎ、リモートワーク下でも組織の生産性を維持するための重要な基盤です。ビジネスチャット型、社内wiki型、ファイル共有型、グループウェア型、タスク管理型など、目的に応じて選択肢は多岐にわたります。
選定では機能比較だけでなく、自社の課題、UI、連携性、セキュリティ、コスト拡張性の5つの観点を押さえることが大切です。さらに、ツールが定着するかどうかは「発信者が報われる組織文化」をつくれるかにかかっています。
感謝や称賛の文化を醸成し、情報共有を加速させたい方には、チームワークアプリ「RECOG」の活用がおすすめです。詳細な機能や導入事例、料金プランは資料で詳しく紹介しているため、組織づくりとあわせてご検討ください。
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