コロナ禍以降、多くの企業で導入が進んだリモートワーク。通勤がなく、集中して作業できることから生産性アップのメリットがある一方、コミュニケーションが取りづらく従業員同士の関係性が深まらないと悩まれる方も少なくありません。

 

本記事では、ツール・ルール・社内文化の観点から、リモートワークにおけるコミュニケーション課題の具体的な解決策をご紹介します。

 

 

 

 

リモートワークでコミュニケーションが課題になる理由

 

リモートワークをすると、なぜコミュニケーションが難しくなるのでしょうか。リモートワークならではのコミュニケーション課題や、その背景を解説します。

 

気軽なコミュニケーションが取りにくい

挨拶をはじめ、オフィスでは偶発的に発生していた会話がリモートワークではなくなることから、おのずとコミュニケーションは減少します。また、リモートワークでは相手の状況が見えづらいため、連絡するタイミングが掴めず、些細な相談や雑談をしづらいでしょう。コミュニケーションの希薄化によって、リモートワークでは一人で悩みを抱え込んでしまうケースも見られます。

 

業務の進捗状況を把握しにくい

オフィスで顔を合わせていると、会話や雰囲気から「最近忙しそうだな」「進捗が芳しくないようだ」など、周囲の仕事の状況をなんとなく知ることができるでしょう。

 

しかし、リモートワークではコミュニケーションが取りづらいため、タイムリーな進捗把握が難しくなります。その結果、リモートワークで部下や同僚が困っていても、適切なタイミングでフォローやアドバイスがしづらくなります。

 

孤独感・不安感を抱きやすい

リモートワークは、自宅など一人の空間で黙々と作業するため、リフレッシュする時間を持てず、精神的負担を感じる人もいます。また、リモートワークでは困りごとや悩みが発生しても、気軽に相談して解決することができません。コミュニケーションが取りづらいために人間関係を築きにくく、孤独感や不安感を抱きやすくなります。

 

意図やニュアンスが伝わりにくい

リモートワークではテキストでのやり取りが多くなりますが、表情やトーンがわからないため、ミスコミュニケーションが増加します。例えば、リモートワークの部下にメールで資料作成を指示したとしても、緊急度や目的などのニュアンスが伝わりづらいでしょう。その結果、意図した成果物にならずやり直しが発生するなど、生産性が低下する場合もあります。

 

コミュニケーション環境が整備されていない

前述のとおり、オフィス勤務とリモートワークでは、コミュニケーションの気軽さが異なります。そのため、リモートワークに適したツールがなければ、円滑なコミュニケーションは難しいでしょう。リモートワークのためのツールが導入されていたとしても、ルールが整備されていなければ「うまく活用できない」「人によって使い方にバラつきがある」といった課題が生じます。

 

 

リモートワークのコミュニケーション不足が招くリスク

 

リモートワークにより従業員間のコミュニケーションが減少すると、仕事にさまざまな悪影響を及ぼします。ここからは、リモートワークによるコミュニケーション不足のリスクについて解説します。

 

業務の属人化

リモートワークにより、上司・部下間やチーム内のコミュニケーションが減少すると、おのずと報連相も少なくなり、誰が何の業務をしているかわからなくなります。気づかぬうちに特定の従業員に依存する状態になっていたり、ノウハウやナレッジが周囲に共有されていなかったりと、リモートワーク中に業務が属人化することも少なくありません。知見や情報資産が組織に蓄積されず、従業員のスキルにバラつきが生じるリスクもあります。

 

意思決定の遅れ

時に意思決定のスピードとタイミングは、企業の命運を左右します。

しかし、リモートワークによってコミュニケーションが不足し、テキストだけではうまく意思疎通を図れないことから、社内の意見がまとまらない場合もあるでしょう。そのようなリモートワークのコミュニケーション課題により、重要な意思決定の場面で判断に遅れが生じ、目の前のチャンスを逃してしまう可能性もあります。

 

メンタルヘルス不調

リモートワークでは上司が部下の仕事ぶりを直接見られないため「試行錯誤した過程が評価されないのでは」と、人事評価を心配する従業員もいます。また、テキストでのやり取りだと相手の感情が見えづらく「怒らせてしまったかも」と人間関係に不安を抱いたり、疑心暗鬼になったりと、リモートワークのコミュニケーションがストレスにつながることもあります。

 

イノベーションの停滞

「お客さまに○○が使いづらいと言われて…」といった何気ない一言が新サービスの種になるなど、アイディアは意外とコミュニケーションから生まれることが多いものです。

 

しかし、リモートワークではそういった些細なコミュニケーションが取りづらくなります。リモートワークによって雑談やちょっとした情報共有から生まれるアイディアが減り、イノベーションの停滞を招くリスクがあります。

 

離職率の向上

自宅で一人リモートワークをしていると、企業に対する帰属意識が薄れたり、従業員間のつながりを感じられず孤独感を覚えたりします。そのため、離職が頭をよぎったときに踏みとどまる理由が見つからず、離職の心理的ハードルが下がってしまいます。

 

またリモートワークで様子が見えづらいために、離職の検討に周囲が気づかず、迷っている段階での慰留も難しくなるでしょう。

 

 

リモートワークのコミュニケーション不足への対策例【ツール編】

 

リモートワークにおけるコミュニケーション不足は、多くのリスクをもたらしますが、適切なツールの活用によって対策が可能です。リモートワークにぴったりのツールを見ていきましょう。

 

コミュニケーションツール（ビジネスチャット、社内SNS）の導入

業務連絡や雑談など、リモートワークのコミュニケーションを円滑にするには、ビジネスチャット、社内SNSの導入がおすすめです。具体例としては、ビジネス用チャットアプリ「Slack」や日本製の業務用チャットツール「Chatwork」のほか、社内SNSとサンクスカード機能もついた「RECOG」などがあります。

 

オンライン会議システムの導入

複雑な相談や、複数人での打ち合わせに有効なのが、オンライン会議システムです。リモートワークでも顔を合わせて、同じ資料を見ながら会議できるため、コミュニケーションエラーの防止に役立ちます。無料でも利用できる「Zoom」、メールやカレンダーとの連携も可能な「Microsoft Teams」「Google Meet」などが挙げられます。

 

業務を可視化するツールの導入

リモートワーク下の業務進捗やスケジュール、忙しさなどを可視化できるのがスケジュール管理ツール、タスク管理ツールです。具体例として、ビジネス向けスケジュールアプリ「サイボウズ office」やチームのタスクを可視化する「Backlog」などを活用し、状況共有することで、リモートワークでのコミュニケーションを円滑にできます。

 

 

リモートワークのコミュニケーション不足への対策例【ルール編】

 

導入したツールを上手に活用して、リモートワークのコミュニケーションを活性化させるには、ルールの整備も必要です。コミュニケーション不足を解消するルール例をご紹介していきます。

 

ツールの使い分けを明確にする

新しいツールを導入すると、これまで利用していたツールとの使い分けに従業員が戸惑うケースが散見されます。そのような事態の改善例として、使い分けを明確にしたうえで、リモートワークでの活用場面を設定することをおすすめします。例えば「日々の相談はチャット、緊急の場合は電話、複雑な相談はオンライン会議」といった棲み分けをしましょう。

 

運用ルールを設ける

相手の状況が見えづらいリモートワークだからこそ、業務をスムーズかつ不安なく進めるためにコミュニケーションツールの運用ルールも重要です。「勤務時間外の連絡はNG」といった時間に関するルールから、「スタンプひとつでも反応する」「なるべくその日中に返信する」などレスポンスのルールまで、リモートワーク下のツールの使い方を決めておきましょう。

 

テキストコミュニケーションのガイドラインを策定する

リモートワークにおけるテキストでのコミュニケーションは、ニュアンスが伝わりづらく、冷たい印象を与える場合があります。そのため「絵文字の利用OK」や、「『○○しないで』ではなく『△△した方がいいですよ』といった肯定的な表現を心がける」など、リモートワークではメッセージの具体的なガイドラインも策定しておきましょう。

 

 

リモートワークのコミュニケーション不足への対策例【社内文化編】

 

リモートワークにおけるコミュニケーション不足は、社内文化を少し変えるだけで対策できることもあります。明日から始められる事例もご紹介しますので、実践の際には参考にしてみてください。

 

公式なコミュニケーションの場をつくる

一人ひとりが意識して会話を増やすのはもちろん、全社的にリモートワークのコミュニケーションを増加させる施策を検討しましょう。例えば、部門やチーム単位で、オンライン会議を利用した朝会・夕会を実施すると、リモートワークでも1日1回以上はメンバー同士顔を合わせたコミュニケーションが可能になります。また日報・週報を活用すると、密な報連相や進捗共有ができます。さらに、社内SNSでは業務に関する情報発信のほか、雑談スレッドを設けるとリモートワークの息抜きにもなるでしょう。

 

意識的に雑談タイムを設ける

オフィスで仕事をしていれば自然と雑談が発生しますが、リモートワークでは業務に関するコミュニケーションに終始してしまいます。息抜きできずストレスが溜まったり、従業員同士の距離が縮まらなかったりするため、リモートワークでは意識的に雑談の機会を設けることが重要です。朝会の冒頭5分を雑談タイムにして、最近の出来事を話し合ってもいいでしょう。また、ランチ会やオンライン飲み会を開催して、リラックスした状態で話せる機会を設けるのも効果的です。

 

定期的に1on1ミーティングを実施する

リモートワークでは、上司と部下の信頼関係も築きにくく、関係性ができていなければ些細な相談も躊躇してしまいます。また悩みが漠然としている段階では、チャットや電話で相談しづらいものです。そんなときにおすすめなのが1on1ミーティングです。業務の進捗を詳しく聞くだけでなく、リモートワークでの不安や悩み、モチベーションなどコンディションも確認しましょう。1回あたりは15～30分と短時間でもいいので、高頻度で実施することが大切です。

 

リーダーが心理的安全性を高める振る舞いを意識する

リモートワークは直接コミュニケーションを図れないからこそ、部下がチームの一員であるとを感じられる、安心できる環境づくりが重要です。1on1ミーティングや朝会・夕会などでリーダーが自ら弱みを見せたり、部下に積極的に話を振ったりと、チームの心理的安全性を高める振る舞いを意識しましょう。部下に話してもらう機会を多く設けることで、リモートワークでの働きぶりやモチベーションなど、コンディションもわかります。

 

 

リモートワークのコミュニケーション環境を整えるツール5選

 

最後に、リモートワークのコミュニケーションを円滑にする具体的なツールをご紹介します。現在リモートワークのコミュニケーションにお悩みの方は、ツール選びの参考になさってください。

 

RECOG

社内のコミュニケーション活性化が期待できるアプリです。個人間・グループ間でやり取りできる「トーク」や、動画やファイル添付ができ、日報・ナレッジ共有にも使える「投稿」など、豊富な機能が搭載されています。最大の特長は、従業員同士が感謝や称賛の気持ちを送り合える「サンクスカード」機能です。リモートワーク環境下だからこそ、ポジティブなコミュニケーションを増やすことで、信頼関係の構築が期待できます。

 

詳細については以下の資料で紹介しているので、ぜひダウンロードしてみてください。