ビジネスチャットの普及にともない、社内外のコミュニケーションにチャットを使う場面が増えています。しかし、いざメッセージを送ろうとすると「どう書けばいいかわからない」「メールとの違いがわからない」「失礼にならないか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。

 

ビジネスチャットのメッセージは、相手との関係性やシーンによって伝え方が変わります。本記事では、依頼・報告・感謝・謝罪などシーン別、上司・同僚・部下・社外など相手別に使えるメッセージの例文を紹介します。チャットならではの書き方のコツやマナー、NG例文もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

 

 

 

 

ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットはメールと同じテキストコミュニケーションですが、使い方やマナーには違いがあります。まずは、チャット特有の特徴を押さえておきましょう。

 

挨拶文・署名が不要

メールでは「お世話になっております」「○○株式会社の△△です」といった挨拶文や署名が一般的です。しかし、ビジネスチャットではこうした定型文は省略するのが基本でしょう。毎回挨拶を入れると、やり取りのテンポが悪くなり、チャットの利点が損なわれてしまいます。

 

ただし、初回のやり取りや社外の方とのチャットでは、簡単な挨拶を入れても問題ありません。

 

簡潔さ・スピードが重視される

チャットはリアルタイムでのやり取りに適したツールです。メールのように長文で丁寧に書く必要はなく、要件を簡潔にまとめて伝えるのがマナーとされています。

 

返信のスピードも重要なポイントでしょう。すぐに回答できない場合でも、「確認します」「○時までに回答します」と一言返すだけで、相手に安心感を与えられます。

 

リアクション機能が使える

ビジネスチャットには、スタンプや絵文字で反応できるリアクション機能が備わっているものが多くあります。「承知しました」「確認しました」といった簡単な返答は絵文字でのリアクションで代用しても問題ありません。

 

特にグループチャットでは、全員がテキストで返信するとメッセージが流れてしまいがちです。リアクションを活用すれば、メッセージの確認状況が一目でわかり、チャット全体の見やすさも保てるでしょう。

 

 

ビジネスチャットのメッセージを書く際のポイント

チャットで相手にわかりやすく伝えるために、押さえておきたいポイントを紹介します。

 

結論から先に伝える（結論ファースト）

チャットでは、結論から先に述べる「結論ファースト」を意識しましょう。たとえば、「○○の件ですが、本日中の対応が難しい状況です。理由は△△のためです」のように、結論→理由の順で書くと、相手がすぐに要点を把握できます。

 

前置きが長いメッセージは読みにくく、チャットのスピード感を損なう原因にもなるでしょう。

 

1メッセージにつき1つの用件にまとめる

1つのメッセージに複数の用件を詰め込むと、読みにくく、返信もしづらくなります。用件ごとにメッセージを分けて送るほうが、相手も対応しやすいでしょう。

 

どうしても複数の用件をまとめる必要がある場合は、箇条書きを活用するとわかりやすくなります。

 

敬語は使うが、かしこまりすぎない

ビジネスチャットでも敬語は基本です。しかし、メールのように過度にかしこまった表現は不要でしょう。

 

たとえば、「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」よりも「ご確認をお願いいたします」のほうが、チャットでは自然な印象になります。丁寧さを保ちつつ、簡潔に伝えるバランスが大切です。

 

冒頭に【依頼】【共有】など目的を明記する

メッセージの冒頭に【依頼】【共有】【相談】【報告】などの目的を記載すると、受け取った相手がひと目で要件を把握できます。

 

特にグループチャットでは、通知欄に表示される冒頭部分で用件がわかるため、見落とし防止にも効果的でしょう。【至急】【重要】といったキーワードも、緊急度を伝える手段として有効です。

 

相手の立場に合わせた言葉遣いを心がける

上司や先輩には丁寧な敬語を、同僚や部下には適度に親しみのある表現を使うなど、相手との関係性に合わせた言葉遣いが求められます。

 

ただし、ビジネスの場である以上、くだけすぎた表現は避けましょう。社外の方とチャットでやり取りする場合は、メールに近い丁寧さを意識するのがおすすめです。

 

 

ビジネスチャットのメッセージを書く際の注意点

チャットの文章を書く際に気をつけたい注意点をまとめました。

 

就業時間外の送信は配慮する

深夜や早朝のメッセージは、相手にストレスやプレッシャーを与えてしまう場合があります。基本的には就業時間内に送るよう心がけましょう。

 

どうしても就業時間外に送る必要がある場合は、「夜分遅くに失礼します」「ご返信は明日以降で構いません」など、相手を気遣う一言を添えるのがマナーです。送信予約機能があるチャットツールなら、翌朝に届くよう設定するのもよいでしょう。

 

長文になる場合は一言断りを入れる

ビジネスチャットでは簡潔な文章が好まれますが、内容によってはどうしても長文になるケースもあるでしょう。その場合は、冒頭に「長文失礼します」と一言添えると、相手への配慮が伝わります。

 

長文を避けたい場合は、要点を箇条書きにまとめたり、詳細をドキュメントやファイルで共有したりする方法も効果的です。

 

グループチャットではメンション機能を活用する

グループチャットでメッセージを送る際は、メンション機能（@〇〇）を使って宛先を明確にしましょう。メンションがないと、誰に向けたメッセージなのかがわからず、対応が遅れてしまう可能性があります。

 

全員に向けた連絡でも、メンションをつけることで通知が届き、見落とし防止につながるでしょう。

 

機密情報の取り扱いに注意する

チャットは手軽にメッセージを送れる反面、誤送信のリスクもあります。個人情報や社外秘の内容を送る際は、送り先が正しいか必ず確認しましょう。

 

特にグループチャットでは、社外メンバーが含まれていないか注意が必要です。機密性の高い情報は、チャットではなくメールやセキュリティの高い手段で共有するのが望ましいでしょう。

 

 

【シーン別】ビジネスチャットのメッセージ例文

ここからは、ビジネスチャットでよくあるシーン別にメッセージの例文を紹介します。相手との関係性に合わせてアレンジしながら活用してください。

 

依頼・お願いをするときの例文

依頼のメッセージでは、何をいつまでにお願いしたいのかを明確に伝えましょう。相手の負担に配慮する一言を添えると、より丁寧な印象になります。

 

上司・先輩へ依頼するとき

＜例文1＞

【ご依頼】○○の件について
お忙しいところ恐れ入りますが、○○の資料についてご確認いただけますでしょうか。
○月○日（○）までにご確認いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。

 

＜例文2＞

○○課長
△△プロジェクトの企画書を作成いたしました。
お手すきの際にご確認いただき、修正点がございましたらご指示いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。

 

＜例文3＞

○○さん
来週の会議で使用する資料について、ご承認をいただきたくご連絡いたしました。
添付ファイルをご確認のうえ、○月○日までにご回答いただけますと幸いです。

 

同僚・部下へ依頼するとき

＜例文1＞

○○さん
【依頼】△△の資料作成をお願いしたいです。
○月○日（○）までに共有してもらえると助かります。
不明点があれば気軽に聞いてくださいね。

 

＜例文2＞

○○さん、お願いがあります。
来週の定例会議の議事録作成をお願いできますか？
テンプレートは共有フォルダにあるので、参考にしてください。

 

＜例文3＞

○○さん
△△の件、○月○日までに見積もりをまとめてもらえると助かります。
忙しいところ申し訳ないですが、よろしくお願いします！

 

確認をお願いするときの例文

確認依頼のメッセージでは、何を確認してほしいのか、いつまでに回答が必要なのかを明記しましょう。

 

上司・先輩へ確認を依頼するとき

＜例文1＞

○○さん
△△の企画書を更新いたしました。
変更箇所は3ページ目の予算部分です。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

 

＜例文2＞

○○課長
先日ご相談した△△の件、以下の方向で進めてよろしいでしょうか。
・対応方針：〇〇
・スケジュール：○月○日まで
ご確認いただけますと幸いです。

 

同僚・部下へ確認を依頼するとき

＜例文1＞

○○さん
△△の資料、最新版を共有フォルダにアップしました。
内容に問題がないか確認してもらえますか？
○日までに回答もらえると助かります。

 

＜例文2＞

○○さん
来週のイベントの準備状況を確認したいです。
現時点での進捗を共有してもらえますか？

 

確認・承諾を伝えるときの例文

相手からの連絡を受け取った際は、早めにリアクションを返しましょう。すぐに対応できない場合でも、メッセージを確認した旨だけは伝えておくと安心です。

 

＜例文1＞

承知いたしました。○日までに対応いたします。

 

＜例文2＞

内容、確認しました。
詳細を確認のうえ、○日までに回答いたします。

 

＜例文3＞

ご連絡ありがとうございます。
いただいた内容で問題ありません。
引き続きよろしくお願いいたします。

 

報告・進捗共有をするときの例文

報告のメッセージでは、前置きを長くせず、何についての報告なのかを冒頭で明確に伝えましょう。

 

上司・先輩へ報告するとき

＜例文1＞

○○課長
【報告】△△プロジェクトの進捗について
現在、全体の約80%まで完了しています。
残りのタスクは○月○日までに完了予定です。
問題が発生した場合は、速やかにご報告いたします。

 

＜例文2＞

○○さん
本日の△△商談の結果をご報告します。
・先方の反応：おおむね好感触
・次回アクション：○月○日に再提案予定
詳細は後ほどメールでもお送りいたします。

 

＜例文3＞

○○課長
【完了報告】△△の件、本日対応が完了しました。
成果物は共有フォルダにアップしております。
ご確認をお願いいたします。

 

チーム全体へ共有するとき

＜例文1＞

@all
【共有】○月○日のミーティング議事録
本日の定例会議の議事録を共有します。
決定事項と各自のタスクを記載していますので、ご確認をお願いします。
不明点があればお気軽にご連絡ください。

 

＜例文2＞

@all
【共有】△△システムのメンテナンスについて
○月○日（○）○時〜○時の間、△△システムのメンテナンスが実施されます。
作業中はシステムが利用できないため、事前にご対応をお願いいたします。

 

相談をするときの例文

相談のメッセージでは、何について相談したいのかを明確にし、相手が回答しやすい形で伝えましょう。

 

＜例文1＞

○○さん
【ご相談】△△の進め方について
△△の件で判断に迷っている部分があり、ご相談させていただきたいです。
AとBの2案を考えているのですが、お時間のあるときにアドバイスをいただけますでしょうか。

 

＜例文2＞

○○課長
△△の件でご相談があります。
クライアントから追加要望をいただいたのですが、対応範囲についてご判断をいただきたいです。
詳細を口頭でお伝えしたいのですが、本日○時以降でお時間いただけますでしょうか。

 

＜例文3＞

○○さん
△△の資料について、構成で悩んでいる部分があります。
お手すきのときに少しお時間いただけると助かります。
急ぎではないので、都合の良いタイミングで大丈夫です！

 

感謝・お礼を伝えるときの例文

感謝のメッセージは、何に対するお礼なのかを具体的に伝えると、より気持ちが伝わるでしょう。

 

上司・先輩へ感謝を伝えるとき

＜例文1＞

○○課長
先日は△△の件でご相談に乗っていただき、ありがとうございました。
アドバイスをもとに修正した結果、クライアントからも好評をいただきました。
今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。

 

＜例文2＞

○○さん
本日の会議でフォローいただき、ありがとうございました。
おかげで無事にプレゼンを終えられました。

 

＜例文3＞

○○さん
お忙しい中、資料を迅速にご確認いただきありがとうございます。
いただいたフィードバックを反映して、最終版を仕上げます。

 

同僚・部下へ感謝を伝えるとき

＜例文1＞

○○さん
急なお願いにもかかわらず、対応してくれてありがとう！
○○さんの迅速な対応のおかげで、納期に間に合いました。
本当に助かりました。

 

＜例文2＞

○○さん
△△の資料、わかりやすくまとめてくれてありがとう。
おかげでクライアントへの提案がスムーズに進んだよ。

 

＜例文3＞

○○さん
いつもチームのサポートをしてくれてありがとうございます。
○○さんの気配りにいつも助けられています。

 

謝罪・お詫びをするときの例文

ミスやトラブルが発生した際は、すぐにチャットで一報を入れましょう。原因と対応策も簡潔に伝えると、相手も状況を把握しやすくなります。

 

＜例文1＞

○○さん
申し訳ありません。△△の件で確認漏れがあり、対応が遅れてしまいました。
現在、至急対応を進めております。
本日中に完了する見込みです。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

 

＜例文2＞

○○さん
先ほどお送りした資料に誤りがありました。大変失礼いたしました。
修正版を再送いたしますので、差し替えをお願いいたします。

 

＜例文3＞

○○さん
ご返信が遅くなり、申し訳ございません。
確認に時間がかかっておりましたが、以下のとおり回答いたします。
（回答内容）

 

断り・辞退を伝えるときの例文

断りのメッセージでは、理由を簡潔に述べたうえで、代替案を提示するとポジティブな印象になるでしょう。

 

＜例文1＞

○○さん
お声がけいただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、○月○日は別件が入っており、参加が難しい状況です。
次回はぜひ参加させてください。

 

＜例文2＞

○○さん
△△の件、ご依頼いただきありがとうございます。
申し訳ありませんが、現在別案件の対応で手が離せないため、今回はお受けするのが難しい状況です。
○月○日以降であれば対応可能ですが、いかがでしょうか。

 

＜例文3＞

○○さん
ご依頼いただいた△△の件ですが、現状のリソースでは対応が困難な状況です。
代わりに□□さんに相談してみていただけますでしょうか。
お力になれず申し訳ありません。

 

緊急・至急の連絡をするときの例文

緊急時のメッセージでは、冒頭に【至急】【緊急】と明記し、状況と依頼内容を簡潔に伝えましょう。

 

＜例文1＞

@○○さん
【至急】△△システムに障害が発生しています
本日○時頃より△△システムが利用できない状況です。
現在、原因を調査中です。
復旧の見通しがわかり次第、改めてご報告いたします。

 

＜例文2＞

@○○さん
【緊急】△△の納期について
クライアントから納期前倒しの連絡がありました。
○月○日→○月○日への変更です。
対応方針についてご判断をいただきたいのですが、本日中にお時間いただけますでしょうか。

 

＜例文3＞

@all
【至急確認】○○の見積書について
○○様への見積書に誤りが発覚しました。
該当の見積書は使用せず、修正版の送付をお待ちください。
修正版は本日○時までに共有いたします。

 

催促・リマインドをするときの例文

催促のメッセージは、相手に不快感を与えないよう、柔らかい表現を心がけましょう。

 

＜例文1＞

○○さん
お忙しいところ恐れ入ります。
先日お願いした△△の件について、進捗はいかがでしょうか。
○月○日までにご対応いただけますと助かります。

 

＜例文2＞

○○さん
リマインドのご連絡です。
○月○日にお送りした△△の件、ご確認いただけましたでしょうか。
ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。

 

＜例文3＞

○○さん
△△の件、念のため再度ご連絡いたします。
回答期限が○月○日となっておりますので、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いします。

 

初対面の挨拶をするときの例文

新しくチャットグループに参加する際は、最初の一言が大切です。簡潔に自己紹介を済ませましょう。

 

社内のグループチャットに参加するとき

＜例文1＞

はじめまして。○○部の△△と申します。
本日よりこちらのチャットに参加いたします。
至らない点もあるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。

 

＜例文2＞

○月より○○チームに配属になりました△△です。
前職では□□の業務を担当しておりました。
早く皆さんのお役に立てるよう頑張りますので、よろしくお願いします！

 

社外の相手とチャットを始めるとき

＜例文1＞

○○株式会社の△△と申します。
このたびは□□のプロジェクトでご一緒させていただきます。
チャットでのやり取りとなりますが、何卒よろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

 

＜例文2＞

はじめまして。○○株式会社の△△でございます。
○○様よりご紹介いただき、ご連絡いたしました。
今後のやり取りはこちらのチャットで進めさせていただければと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。

 

始業・終業・離席の連絡をするときの例文（リモートワーク向け）

リモートワーク中は、チャットで勤務状況を共有するケースが増えています。簡潔に伝えるのがポイントです。

 

＜例文1＞

おはようございます。本日も在宅勤務です。
業務を開始いたします。よろしくお願いします。

 

＜例文2＞

12:00〜13:00まで昼休憩をいただきます。
13:00以降に対応いたしますので、ご了承ください。

 

＜例文3＞

本日の業務を終了いたします。
○○の件は明日午前中に対応予定です。
お疲れさまでした。

 

 

【NG例文と改善例】やりがちなビジネスチャットの失敗パターン

ビジネスチャットに慣れていないと、つい不適切なメッセージを送ってしまうことがあります。ここでは、よくあるNG例文と改善例をビフォーアフター形式で紹介します。

 

メールのような長文を送ってしまう

＜NG例文＞

いつもお世話になっております。○○部の△△です。
先日はお忙しい中お時間をいただきありがとうございました。
さて、本日は○○の件についてご連絡を差し上げました。
先日のミーティングでお話しした△△の件ですが、社内で検討した結果、以下のとおり進めたいと考えております。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

 

＜改善例文＞

【共有】△△の件について
先日の打ち合わせの件、社内で検討した結果をお伝えします。
・方針：○○
・スケジュール：○月○日まで
ご確認をお願いいたします。

 

チャットでは挨拶文や前置きを省略し、要件を簡潔にまとめましょう。箇条書きを活用すると、さらに読みやすくなります。

 

主語や目的がわからないメッセージ

＜NG例文＞

あの件、どうなりましたか？

 

＜改善例文＞

○○さん
△△プロジェクトの見積書の件、進捗はいかがでしょうか？
○月○日が提出期限のため、確認させてください。

 

「あの件」「例の件」だけでは、相手が何のことかわからない場合があります。具体的な案件名や内容を明記しましょう。

 

「お疲れさまです」を毎回つけてしまう

＜NG例文＞

• お疲れさまです。承知しました。
• お疲れさまです。確認しました。
• お疲れさまです。対応します。

 

＜改善例文＞

承知しました。○日までに対応します！

 

チャットでは毎回の挨拶は不要です。やり取りの最初に一度入れる程度にとどめ、テンポよくコミュニケーションを取りましょう。

 

感情が伝わらず冷たい印象を与えてしまう

＜NG例文＞

了解。

 

＜改善例文＞

了解です！連絡ありがとうございます。

 

チャットはテキストのみのやり取りのため、口頭に比べて冷たい印象を持たれやすい傾向があります。「！」を適度に使ったり、感謝の一言を添えたりすると、柔らかい印象になるでしょう。

 

 

すぐに使える！ビジネスチャットの一言メッセージ例文

短いメッセージでも、適切な表現を使えば十分に気持ちが伝わります。すぐに使える一言例文をまとめました。

• 承知しました。○日までに対応いたします。
• ご連絡ありがとうございます。確認して折り返します。
• ○○の件、完了しました。ご確認をお願いいたします。
• お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。
• 迅速にご対応いただき、ありがとうございました！
• 長文失礼いたします。
• 【共有】○○の件について共有します。
• 【ご相談】お時間のあるときにご確認いただけると助かります。
• 本日の業務を終了いたします。お疲れさまでした。
• 本日出社しました。よろしくお願いいたします。

 

 

日頃から感謝を伝える文化を作るなら「RECOG」

ビジネスチャットでのコミュニケーションを円滑にすることは大切ですが、日頃から感謝や称賛を伝え合う文化があれば、チームの雰囲気はさらに良くなるのではないでしょうか。

 

そこでおすすめしたいのが、チームワークアプリ「RECOG」です。RECOGは従業員同士の感謝や称賛を通じて、コミュニケーションの活性化や従業員エンゲージメントの向上が期待できるツールです。日常的にサンクスカードを贈り合うことで、感謝を伝え合う文化を自然に醸成できるでしょう。

 

また、RECOGで受け取ったサンクスカードは記録として残るため、日々の貢献が可視化され、従業員のモチベーション向上にもつながります。

 

詳しい機能についてはこちらの資料で紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。