コラム
不動産業界の組織課題をサンクスカードで解決！導入メリットを紹介
本記事では、不動産業界の組織課題と解決策、サンクスカードを導入するメリットを紹介します。
不動産業界で起きやすい組織課題
不動産業界は、取り扱う金額が大きく専門性も高いことから、特有の組織課題を抱えやすい業界です。
物件情報から顧客情報、契約関連の書類まで、多岐にわたる情報を正確に管理し、関係者間でスムーズに共有する必要があります。しかし、業界ならではの慣習や働き方が、情報共有を阻む壁となるケースも少なくありません。
具体的にどのような組織課題が発生しやすいのか見ていきましょう。
膨大な情報を取り扱う
不動産業界では、物件の所在地・価格・間取り・築年数といった基本情報に加え、法規制や権利関係など幅広く専門的な情報を取り扱います。これらの情報を正確に管理しておかなければ、必要な時に迅速に情報を引き出せずに、顧客への提案や契約手続きに支障をきたしてしまいます。
外出が多くコミュニケーションが取りにくい
営業担当者は、物件の案内や調査、顧客訪問などで外出する機会が非常に多く、オフィスにいる時間が限られます。そのため、社内のメンバーと顔を合わせる時間が少なくなり、「電話やメールだけでは細かなニュアンスが伝わりにくい」「一緒に働いている人のスキルや人柄を把握しきれない」など、コミュニケーション不足に陥りがちです。
部門をまたいだ情報共有がしにくい
不動産業務は、営業・契約・管理・経理など複数の部門が連携して進められます。しかし、部門ごとに使用しているシステムが異なっていたり、縦割りの組織文化が根付いていたりすると、部門間のスムーズな情報共有ができません。結果として、業務の遅延や二度手間が発生することになり、生産性の低下を招く要因となります。
データの手入力によるミスが発生する
物件情報や顧客情報を紙やExcelで管理し、システムへ手入力している企業も少なくありません。手作業での入力は、どうしても入力ミスや漏れが発生するリスクを伴います。一つの入力ミスが、後の契約トラブルなど大きな問題に発展する可能性も懸念されます。
手続きや契約業務が煩雑でミスが起きやすい
不動産の契約には、重要事項説明書の作成や登記手続きなど、法律で定められた複雑な手続きが数多く存在します。これらの業務は専門知識を要するうえに、書類の不備が許されないため、担当者には大きなプレッシャーがかかり人的ミスの起きやすい環境といえます。
DX化が求められている
不動産業界では、オンラインでの手続きや電子契約、オンライン内見、チャットでの顧客サポートなどのデジタル化のニーズが高まっており、DX（デジタルトランスフォーメーション）化が求められています。旧来の業務プロセスや情報管理の方法を見直し、テクノロジーを活用して業務効率と生産性を向上させることが急務となっています。
不動産業界の課題解決策
不動産業界の根深い課題を解決して企業として成長を続けるためには、どのような対策を講じればよいのでしょうか。ここでは、具体的な解決策を3つの観点からご紹介します。
各業務に適したシステムを導入する
まずは、物件管理や顧客管理（CRM）、契約書作成といった各業務に合わせた専用システムの導入が有効です。システム化によって情報の属人化を防ぎ、データ入力のミスを削減できます。また、クラウド型のシステムを選べば、外出先のスマートフォンやタブレットからも情報にアクセスでき、不動産営業の効率化にもつながるでしょう。
コミュニケーションツールを活用する
外出が多い営業担当者や部門間の連携を円滑にするためには、ビジネスチャットや社内SNSといったコミュニケーションツールの活用が不可欠です。リアルタイムでの情報共有はもちろん、成功事例の共有や業務上の相談などがオープンに行われることで、組織全体の一体感が生まれたり業務が効率化したりするなどのメリットがあります。
顧客ニーズに対応したアプローチを行なう
ITツールを活用して顧客情報を一元管理することで、より顧客一人ひとりのニーズに合わせたパーソナルな提案が可能になります。過去の問い合わせ履歴や内見履歴などを全社で共有し、適切なタイミングで最適な情報を提供することが、顧客満足度の向上と成約率アップの鍵となります。
不動産業界におけるサンクスカードの導入メリット
不動産業界の課題解決策の中でも、特に組織の風土改革につながりやすい施策としておすすめなのが「サンクスカード」の制度です。
サンクスカードは、従業員同士で「仕事を手伝ってくれてありがとう」「イレギュラーな問い合わせにも完璧に対応できていたね」などの感謝・称賛を伝え合う制度を指します。紙のサンクスカードでやり取りするのが一般的でしたが、最近ではメッセージやポイントなどを贈れるサンクスカードツールも増えており、デジタルに移行する不動産業界の企業が増加傾向にあります。
それでは、不動産業界の企業がサンクスカードを導入するメリットを見ていきましょう。
社内コミュニケーションが活性化する
サンクスカードは、普段なかなか言葉にする機会のない「ありがとう」を伝えるきっかけを生み出します。たとえば、「物件案内、お疲れさまでした」「契約書類のサポート、ありがとうございました」といったやり取りがオープンになることで、職場全体の雰囲気が明るくなります。外出が多い営業担当者と内勤のスタッフとの間にもつながりが生まれ、組織の壁を越えたコミュニケーションが活性化します。
ナレッジを共有できる
「〇〇さんの的確なアドバイスのおかげで、お客様に喜んでいただけました！」といったサンクスカードは、単なる感謝の言葉に留まりません。そのサンクスカードを見た他の従業員にとって貴重な「生きたナレッジ」となります。どのような対応が顧客満足につながるのか、どのようなサポートが成約に貢献するのかが具体的に共有されることで、組織全体の営業力や対応力を底上げできるでしょう。
モチベーションが向上する
「自分の仕事が誰かの役に立っている」「誰かに感謝されている」という実感は、従業員にとって何よりのやりがいとなります。サンクスカードによって自分の貢献が可視化されると、仕事への誇りとモチベーションを高めて、ひいては自社に対するエンゲージメント向上にも寄与します。エンゲージメントの高い従業員が増えると「会社を良くしたい」「売上を伸ばしたい」という意識が強まるため、企業の業績向上や離職率低下にも影響するでしょう。
不動産業界の組織課題解決にはチームワークアプリ「RECOG」
不動産業界の組織課題を解決する方法は多岐にわたりますが、まずは従業員が連携しながら主体的に取り組むことが重要です。そうした組織文化を醸成させるには、サンクスカードの導入が効果的といえます。
サンクスカードの導入にはチームワークアプリ「RECOG」がおすすめです。感謝・称賛のメッセージをパソコンやスマホから手軽に贈り合うことができ、チームワークの醸成が期待できるツールです。
他にも、情報共有やナレッジ共有ができる投稿フィード機能や、チャットのように利用できるトーク機能があり、コミュニケーションを促進します。また、組織と個人についての分析機能も搭載されているため、組織改善やフィードバックなどに活用できるでしょう。
詳しい機能については以下の資料にて紹介しているので、ぜひダウンロードしてみてください。
不動産業界では、「外出が多く社内コミュニケーションが不足している」「部門間の連携が取りにくい」など、さまざまな組織課題が発生します。従業員のモチベーションにもマイナスな影響を与えるため、課題解決のための取組みが求められます。 サンクスカード制度はチーム内に感謝・称賛の文化を醸成し、モチベーションやチームワークの向上が期待できます。チームワークアプリ「RECOG」を活用し、金融業界の組織課題を解決していきましょう。 ＼＼編集部おすすめ記事／／
まとめ
