社内SNSは、スムーズな情報共有やコミュニケーションの活性化などを目的に、導入するツールです。社内SNSは具体的にどのような機能を搭載しているのでしょうか。この記事では、社内SNSの基本機能やツール選定のポイントに関して紹介します。
社内SNSの導入を検討している方、コミュニケーション不足の解消に取り組んでいる方は、参考にしてみてください。
社内SNSとは就業場所を問わず、リアルタイムでのやりとりを実現する企業向けのコミュニケーションツールです。掲示板機能やチャット機能などを搭載しており、業務の進捗状況や顧客情報など、成功事例など、業務関連の情報をリアルタイムでメンバーと共有できます。
メンバーに連絡事項を伝える際は、チャットルームにメッセージを記載するだけです。「お世話になっております」「いつもありがとうございます」など、挨拶文の記載も必要ありません。
また、社内SNSは業務関連の内容だけでなく、雑談やプライベートな内容も投稿できる点が特徴です。投稿へのコメントやリアクションもでき、部門や役職を超えた交流に発展する可能性もあります。
社内SNSは就業場所を問わず、従業員間での情報共有をスムーズに進められるコミュニケーションツールです。社内SNSには多様な機能が搭載されており、リアルタイムでのコミュニケーションや業務効率化を実現します。
掲示板機能とは人事異動の情報や懇親会の日時、災害時の緊急連絡など、従業員全体に関する情報を発信する際に使う機能です。掲示板は最小限の手間で広く情報を発信できるため、営業所や工場、支店など、多くの拠点を持つ企業で役立つ機能です。
また、掲示板は個人から組織全体に情報を発信したい場合にも活用できます。自社商品の導入事例や競合他社の動きなどを共有し、社内にナレッジを蓄積します。
チャット機能とは、社内SNS上で相手とリアルタイムにコミュニケーションが取れる機能です。社内SNSには1対1でやりとりを交わす個人チャットに加え、複数のメンバーが参加できるグループチャットが搭載されています。
社内SNSのチャット機能は、従業員とリアルタイムでコミュニケーションを取れる点が特徴です。複数人のメンバーに連絡事項を発信する際も、チャットルームにメッセージを入力するだけで情報を共有できるため、業務の相談・報告・連絡業務が効率化されます。
社内SNSのタイムライン機能とは、従業員の投稿を時系列順に表示する機能です。最新の投稿から順番に表示されるため、タイムラインを見れば最新情報を把握できます。
また、タイムラインへの投稿に対して「いいね」やリアクション、コメントなどを残すと、他の従業員とコミュニケーションを交わすきっかけになります。
ただし、休日でも社内SNSのタイムライン上で通知が届くと、従業員によっては「プライベートでも気が休まらない」と感じるため、利用時間の制限や通知の非設定といった対応が必要です。
リアクション機能とは、相手の投稿に対して自身の感情や反応を気軽に伝えられる機能です。「いいね」や絵文字、感情を示すアイコンなど、スタンプや絵文字を使って自身の反応を視覚的に表現します。
リアクション機能は、自身の意思表示を簡単に表現できる点が特徴です。「承知しました」や「確認中」など、自身の行動を連想させるスタンプを送ると、相手も自身の投稿を確認してもらえたと認識できます。
また、自身が作業中で手が離せないときでも、リアクション機能を使えば時間をかけずに意思表示が可能です。
音声と映像を使って相手とコミュニケーションが取れる音声・ビデオ通話機能を搭載している社内SNSもあります。声のトーンや表情の変化などが確認できるため、自身の発言に対して相手がどのように思っているか、把握しやすくなります。
言語化しにくい内容や微妙なニュアンスも伝えやすく、テキストコミュニケーションと比べてスムーズな意思疎通が可能です。また、音声・ビデオ通話は複数人の参加にも対応しており、業務の進捗状況確認やチームミーティングなど、さまざまな用途で利用できます。
ファイル共有機能とは、掲示板やチャットでファイルをアップロードし、情報や資料を共有できる機能です。WordやPDFなど、さまざまな形式に対応しており、特定の案件に関する資料や情報をスムーズに共有できます。
また、画像や動画のアップロードにも対応しており、操作手順や現場の状況など、文章では伝わりにくい内容も共有しやすいでしょう。
プロフィール機能とは氏名や所属部署、スキルなど、従業員一人ひとりの情報を社内SNS上に登録する機能です。ほかにも趣味や職歴なども入力しておけば、従業員同士の相互理解が深まりコミュニケーションの活性化や部署間の連携強化が期待できます。
プロフィールに顔写真を登録すると、チャットや掲示板で誰がメッセージを発信したのかが一目で把握でき、その後のやりとりがスムーズに進められます。
ただし、個人情報流出の観点から、社内SNS上への顔写真掲載に抵抗を覚える従業員も少なくありません。顔写真の掲載は強制できないため、個人の意思を尊重しましょう。
従業員に負担をかけないよう、似顔絵やペットの写真などで代替可能とするのも1つの選択肢です。
サンクスカードとは、従業員同士が自発的に互いの仕事ぶりや日頃の努力に対して、感謝や称賛の気持ちを伝え合うカードです。
「作業を手伝ってくれてありがとうございます」「○○さんが作成してくれた資料のおかげで、受注が決まりました」など、サンクスカードを通じて自身の気持ちを伝えます。
サンクスカードで感謝や称賛を贈り合う文化が定着すると、良好な人間関係が構築できて職場の心理的安全性が高まります。
社内SNSの分析機能とは、ログイン履歴やメッセージ数、コメント数などを分析し、従業員の利用状況を可視化する機能です。分析結果から、どのくらいの従業員が社内SNSを積極的に利用しているかを把握し、利用率を高めるための施策につなげます。
また、社内SNSツールによっては参加しているスレッドや投稿内容から、一人ひとりの興味・関心のある分野を特定できます。部署や役職を超えたコミュニケーションを図る際に役立つでしょう。
前章で紹介したような社内コミュニケーションを促進する機能のほか、社内SNSによってはさらに便利な機能が搭載されています。
プロジェクト管理ツールやオンラインストレージ、ビジネスチャットなど、多くの外部ツールと連携できると、業務効率が改善されます。例えば、社内SNS上からオンラインストレージにアクセスできると、相手と共有したいデータ・資料を素早く見つけられます。また、社内SNSに投稿されると、ビジネスチャットに通知されるように設定も可能です。
権限管理とは、従業員一人ひとりのアクセス権限・閲覧権限・投稿権限などを管理する機能です。
社内SNSの運用担当者は機密情報を記載した投稿や資料に対して、特定の従業員のみアクセスできるように設定しておく必要があります。投稿内容やファイルに誰でもアクセスできる状態だと、操作ミスで個人情報や機密情報が流出するおそれがあります。
また、退職した従業員のアカウントを放置すると不正アクセスや内部不正の原因となるため、すぐに削除しましょう。
社内SNSによって搭載機能や費用が異なるため、自社に合ったツールの選び方を把握しておくことが重要です。本章では、社内SNSの選定ポイントを5つ紹介します。
社内SNSを選定する前に、自社が解決したい課題や社内SNSに求める機能を明確化しておくことが重要です。社内SNSは大きく以下3つのタイプに分類され、解決したい課題によって導入すべきタイプが異なります。
コミュニケーションの活性化に強み
業務効率化に強み
ナレッジ共有に強み
たとえば、従業員間のコミュニケーション不足に悩んでいたとしましょう。コミュニケーションを活性化するには、掲示板やチャット、リアクション機能など、会話を盛り上げる機能を多数搭載した社内SNSを選ぶ必要があります。
サンクスカードも搭載した社内SNSを選ぶと、社内に称賛や感謝を互いに伝え合う文化が定着し、従業員同士の相互理解が深まるでしょう、
上記のように、社内SNSの選定前に自社の課題や必要な機能を明確化しておくと、ミスマッチのリスクを避けられます。
操作性に優れた社内SNSを選ぶことが重要です。従業員全員がITリテラシーに優れているとは限りません。普段SNSを利用しない方でも簡単に操作できるよう、操作画面やボタン配置が見やすいツールを選定しましょう。
操作性を確認するには、無料トライアルの利用がおすすめです。有料プラン前に利用すると、費用をかけずに操作性や自社との相性を確認できます。
仮に導入を見送っても費用を投じておらず、大きなダメージには至りません。クラウド型の社内SNSであれば、多くのツールが無料トライアルを用意しているため、積極的に利用してみましょう。
社内SNSでは機密情報や個人情報を多数扱うため、セキュリティ対策が万全なツールを選ばなければなりません。仮に社内SNSから顧客情報が流出した場合、顧客からの信用低下やイメージダウンは避けられないでしょう。最悪の場合は多額の損害賠償を請求されるおそれもあります。
情報漏洩やデータ消失を避けるには、通信の暗号化やログデータの取得、アクセス制限など、セキュリティ対策が万全なツールを選ぶことが重要です。
予算に見合った社内SNSを導入するには、事前に初期費用の有無や月額料金を把握しておくことが重要です。
初期費用はカスタマイズやオプションなどによっても異なるため、事前に確認しておきましょう。
月額料金は料金体系や機能数、アカウント数などによって変動します。仮に従量課金制の社内SNSを導入した場合、月額料金が1人500円〜1,500円だと200人利用すれば毎月10万〜30万を払うことになります。
事前に複数のツールで見積りを依頼しておくと、機能面だけでなくコスト面でも比較しやすくなります。
社内SNSを選ぶうえで、サポート体制の充実度も重要な選定ポイントの1つです。充実したサポートが望めるベンダーを選ぶと、はじめて社内SNSを導入する場合も不安を軽減できます。
社内SNSを選定する際は、問い合わせ対応の営業時間や操作方法に関する勉強会の開催有無、マニュアル作成の対応可否など、手厚いサポートが望めるかを確認しましょう。
また、FAQやコラム記事の掲載など、オンライン上での情報発信が充実しているベンダーを選ぶと、必要な情報を集めやすくなります。
社内SNSには掲示板やチャット、音声・ビデオ通話など、スムーズな情報共有やコミュニケーションを活性化させる機能が多数搭載されています。
サンクスカードを搭載した社内SNSを導入すると、従業員が自発的に感謝や称賛の気持ちを伝える文化が定着し、職場の人間関係が改善されるでしょう。
また、社内SNSごとに強みや搭載機能が異なるため、事前に解決したい課題を明確化しておき、課題解決に役立つツールを見極めなければなりません。ツール選定の際は操作性やセキュリティ面、サポート体制など、さまざまな点に気を配る必要もあります。本記事で紹介した内容を参考に、自社に最適な社内SNSを見つけてください。