社内SNSにはチャットや掲示板をはじめ、さまざまな機能が備わっています。しかし機能の種類が多く、自社にどの機能が必要なのか判断しづらいと感じる方も多いのではないでしょうか。

 

この記事では、社内SNSの基本機能とあると便利な機能を整理したうえで、機能がもたらすメリットや自社に合ったツールの選び方、導入後に定着させるステップまで解説します。社内SNSの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

 

 

社内SNSとは

社内SNSとは、就業場所を問わずリアルタイムでのやりとりを実現する、企業向けのコミュニケーションツールです。掲示板やチャットなどの機能を備えており、業務の進捗状況や顧客情報、成功事例といった業務関連の情報を、メンバー間でスムーズに共有できます。

 

連絡事項を伝える際は、チャットルームにメッセージを書き込むだけで済みます。「お世話になっております」といった挨拶文も必要ありません。

 

また、社内SNSは業務連絡だけでなく、雑談やプライベートな話題も投稿できる点が特徴です。投稿へのコメントやリアクションを通じて、部門や役職を超えた交流に発展するケースもあるでしょう。

 

社内SNSとビジネスチャットやグループウェアの違い

社内SNSと混同されやすいツールに、ビジネスチャットやグループウェアがあります。3つはいずれも社内の情報共有を支えますが、重視する目的が異なります。

比較項目	社内SNS	ビジネスチャット	グループウェア
主な目的	コミュニケーションの活性化・組織の一体感づくり	業務連絡の迅速化・意思決定のスピードアップ	スケジュールや業務情報の一元管理
主な機能	タイムライン・掲示板・リアクション・サンクスカード	チャット・グループトーク・通話・ファイル共有	カレンダー・文書管理・ワークフロー・設備予約
得意なこと	従業員同士のゆるやかなつながり、称賛・雑談の促進	プロジェクト単位の素早いやりとり	業務情報の整理と全社的な管理
向いている用途	社内の雰囲気づくり、エンゲージメント向上	日々の業務連絡、リモートワークの連携	全社的な業務基盤の整備

ビジネスチャットは、プロジェクト単位での素早い連絡や意思決定を得意とするツールです。グループウェアは、スケジュールや文書管理など業務基盤の一元化に強みがあります。

 

一方の社内SNSは、タイムラインや掲示板を通じた従業員同士のゆるやかなつながりや、称賛・雑談を含むコミュニケーションの活性化に重きを置きます。自社が解決したい課題に応じて、どのツールが適しているかを見極めることが大切です。

 

社内SNSが注目されている背景

社内SNSが広がっている背景には、働き方の多様化があります。リモートワークやハイブリッドワークが定着し、オフィスで顔を合わせる機会が減ったため、意図的にコミュニケーションの場を設ける必要性が高まりました。

 

また、メールや電話に比べて気軽にやりとりできる点も、普及を後押ししています。若い世代を中心にSNSに慣れ親しんだ従業員が増え、日常的な感覚で社内のやりとりに取り組める環境が求められているのです。

 

社内SNSの基本機能

社内SNSは就業場所を問わず、従業員間での情報共有をスムーズに進められるコミュニケーションツールです。社内SNSには多様な機能が搭載されており、リアルタイムでのコミュニケーションや業務効率化を実現します。

 

掲示板機能

掲示板機能とは人事異動の情報や懇親会の日時、災害時の緊急連絡など、従業員全体に関する情報を発信する際に使う機能です。掲示板は最小限の手間で広く情報を発信できるため、営業所や工場、支店など、多くの拠点を持つ企業で役立つ機能です。

 

また、掲示板は個人から組織全体に情報を発信したい場合にも活用できます。自社商品の導入事例や競合他社の動きなどを共有し、社内にナレッジを蓄積します。

 

チャット機能

チャット機能とは、社内SNS上で相手とリアルタイムにコミュニケーションが取れる機能です。社内SNSには1対1でやりとりを交わす個人チャットに加え、複数のメンバーが参加できるグループチャットが搭載されています。

 

社内SNSのチャット機能は、従業員とリアルタイムでコミュニケーションを取れる点が特徴です。複数人のメンバーに連絡事項を発信する際も、チャットルームにメッセージを入力するだけで情報を共有できるため、業務の相談・報告・連絡業務が効率化されます。

 

タイムライン機能

社内SNSのタイムライン機能とは、従業員の投稿を時系列順に表示する機能です。最新の投稿から順番に表示されるため、タイムラインを見れば最新情報を把握できます。

 

また、タイムラインへの投稿に対して「いいね」やリアクション、コメントなどを残すと、他の従業員とコミュニケーションを交わすきっかけになります。

 

ただし、休日でも社内SNSのタイムライン上で通知が届くと、従業員によっては「プライベートでも気が休まらない」と感じるため、利用時間の制限や通知の非設定といった対応が必要です。

 

リアクション機能

リアクション機能とは、相手の投稿に対して自身の感情や反応を気軽に伝えられる機能です。「いいね」や絵文字、感情を示すアイコンなど、スタンプや絵文字を使って自身の反応を視覚的に表現します。

 

リアクション機能は、自身の意思表示を簡単に表現できる点が特徴です。「承知しました」や「確認中」など、自身の行動を連想させるスタンプを送ると、相手も自身の投稿を確認してもらえたと認識できます。

 

また、自身が作業中で手が離せないときでも、リアクション機能を使えば時間をかけずに意思表示が可能です。

 

音声・ビデオ通話機能

音声と映像を使って相手とコミュニケーションが取れる音声・ビデオ通話機能を搭載している社内SNSもあります。声のトーンや表情の変化などが確認できるため、自身の発言に対して相手がどのように思っているか、把握しやすくなります。

 

言語化しにくい内容や微妙なニュアンスも伝えやすく、テキストコミュニケーションと比べてスムーズな意思疎通が可能です。また、音声・ビデオ通話は複数人の参加にも対応しており、業務の進捗状況確認やチームミーティングなど、さまざまな用途で利用できます。

 

ファイル共有機能

ファイル共有機能とは、掲示板やチャットでファイルをアップロードし、情報や資料を共有できる機能です。WordやPDFなど、さまざまな形式に対応しており、特定の案件に関する資料や情報をスムーズに共有できます。

 

また、画像や動画のアップロードにも対応しており、操作手順や現場の状況など、文章では伝わりにくい内容も共有しやすいでしょう。

 

プロフィール機能

プロフィール機能とは氏名や所属部署、スキルなど、従業員一人ひとりの情報を社内SNS上に登録する機能です。ほかにも趣味や職歴なども入力しておけば、従業員同士の相互理解が深まりコミュニケーションの活性化や部署間の連携強化が期待できます。

 

プロフィールに顔写真を登録すると、チャットや掲示板で誰がメッセージを発信したのかが一目で把握でき、その後のやりとりがスムーズに進められます。

 

ただし、個人情報流出の観点から、社内SNS上への顔写真掲載に抵抗を覚える従業員も少なくありません。顔写真の掲載は強制できないため、個人の意思を尊重しましょう。

 

従業員に負担をかけないよう、似顔絵やペットの写真などで代替可能とするのも1つの選択肢です。

 

サンクスカード機能

サンクスカードとは、従業員同士が自発的に互いの仕事ぶりや日頃の努力に対して、感謝や称賛の気持ちを伝え合うカードです。

 

「作業を手伝ってくれてありがとうございます」「○○さんが作成してくれた資料のおかげで、受注が決まりました」など、サンクスカードを通じて自身の気持ちを伝えます。

 

サンクスカードで感謝や称賛を贈り合う文化が定着すると、良好な人間関係が構築できて職場の心理的安全性が高まります。

 

分析機能

社内SNSの分析機能とは、ログイン履歴やメッセージ数、コメント数などを分析し、従業員の利用状況を可視化する機能です。分析結果から、どのくらいの従業員が社内SNSを積極的に利用しているかを把握し、利用率を高めるための施策につなげます。

 

また、社内SNSツールによっては参加しているスレッドや投稿内容から、一人ひとりの興味・関心のある分野を特定できます。部署や役職を超えたコミュニケーションを図る際に役立つでしょう。

 

あると便利な社内SNSの機能

ここまで紹介した機能のほかにも、社内SNSによっては業務をさらに快適にする機能が備わっています。導入前に確認しておきたい4つの機能を紹介します。

 

外部ツール連携

プロジェクト管理ツールやオンラインストレージ、ビジネスチャットなど、多くの外部ツールと連携できると、業務効率が改善されます。例えば、社内SNS上からオンラインストレージにアクセスできると、相手と共有したいデータ・資料を素早く見つけられます。また、社内SNSに投稿されると、ビジネスチャットに通知されるように設定も可能です。

 

権限管理

権限管理とは、従業員一人ひとりのアクセス権限・閲覧権限・投稿権限などを管理する機能です。

 

社内SNSの運用担当者は機密情報を記載した投稿や資料に対して、特定の従業員のみアクセスできるように設定しておく必要があります。投稿内容やファイルに誰でもアクセスできる状態だと、操作ミスで個人情報や機密情報が流出するおそれがあります。

 

また、退職した従業員のアカウントを放置すると不正アクセスや内部不正の原因となるため、すぐに削除しましょう。

 

検索機能

検索機能は、過去の投稿や共有されたファイルをキーワードで探し出せる機能です。投稿が増えるほど必要な情報が埋もれやすくなるため、検索性の高さは長く使ううえで重要になります。議事録や過去の相談内容をすぐに参照できれば、同じ質問の繰り返しを減らせるでしょう。

 

多言語翻訳機能

多言語翻訳機能は、投稿やメッセージを別の言語に翻訳する機能です。外国籍の従業員が在籍する企業や、海外拠点とやりとりする企業では、言語の壁を越えた情報共有に役立ちます。対応言語はツールによって異なるため、自社に必要な言語をカバーしているかを事前に確認しておくとよいでしょう。

 

 

社内SNSの機能を活かして得られるメリット

社内SNSの機能は、単なる連絡手段にとどまらず、組織にさまざまな効果をもたらします。ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。

 

コミュニケーションが活性化する

社内SNSを使うと、部署や拠点を越えて気軽にやりとりできるようになります。「いいね」やコメントで反応を返せるため、一方通行になりにくく、双方向のやりとりが生まれます。普段接点の少ない従業員同士でも会話が生まれ、職場の風通しがよくなるでしょう。心理的安全性の高い組織づくりにもつながります。

 

情報共有が効率化する

タイムラインや掲示板を使えば、全従業員へ同時に情報を届けられます。メールのような転送漏れや確認漏れが起こりにくく、全員が同じ情報を同じタイミングで把握できる点が強みです。緊急性の高い連絡もプッシュ通知で素早く届くため、対応の遅れを防ぎやすくなります。

 

ナレッジが蓄積・共有される

社内SNS上のやりとりは、投稿として自然に蓄積されていきます。過去の議事録や成功事例、業務のコツを検索して参照できるため、知識が個人に閉じてしまう属人化を防ぎやすくなります。新しく加わった従業員も必要な情報にたどり着きやすく、育成にかかる負担の軽減にもつながるでしょう。

 

 

社内SNSの機能を活用する際の注意点

多くのメリットがある一方で、社内SNSには導入前に押さえておきたい注意点もあります。3つの観点から見ていきましょう。

 

利用が一部の従業員に偏ることがある

社内SNSは、導入しただけでは活発に使われるとは限りません。一部の従業員だけが投稿し、ほかの従業員はほとんど見るだけという状態に陥ることもあります。

 

利用を促すには、経営層や管理職が率先して投稿し、投稿しやすい雰囲気をつくることが欠かせません。

 

通知や投稿が負担になる場合がある

投稿や通知が多すぎると、確認に追われて「気が休まらない」と感じる従業員も出てきます。休日や勤務時間外の通知は、負担やストレスの原因になりかねません。

 

通知のオンオフを設定できるようにしたり、投稿のルールを決めたりして、無理なく使える環境を整えることが大切です。

 

セキュリティ対策が欠かせない

社内SNSでは機密情報や個人情報を扱うため、セキュリティ対策が欠かせません。万が一情報が流出すれば、信用の低下や損害賠償など大きな影響につながるおそれがあります。

 

通信の暗号化やアクセス制限、ログの取得といった対策が整ったツールを選ぶことが重要です。

 

自社に最適な社内SNS選定のポイント

社内SNSによって搭載機能や費用が異なるため、自社に合ったツールの選び方を把握しておくことが重要です。本章では、社内SNSの選定ポイントを5つ紹介します。

 

ニーズや業務内容にマッチした機能が搭載されているか

社内SNSを選定する前に、自社が解決したい課題や社内SNSに求める機能を明確化しておくことが重要です。社内SNSは大きく以下3つのタイプに分類され、解決したい課題によって導入すべきタイプが異なります。

• コミュニケーションの活性化に強み

• 業務効率化に強み

• ナレッジ共有に強み

たとえば、従業員間のコミュニケーション不足に悩んでいたとしましょう。コミュニケーションを活性化するには、掲示板やチャット、リアクション機能など、会話を盛り上げる機能を多数搭載した社内SNSを選ぶ必要があります。

 

サンクスカードも搭載した社内SNSを選ぶと、社内に称賛や感謝を互いに伝え合う文化が定着し、従業員同士の相互理解が深まるでしょう、

 

上記のように、社内SNSの選定前に自社の課題や必要な機能を明確化しておくと、ミスマッチのリスクを避けられます。

 

誰でも操作できる使い勝手か

操作性に優れた社内SNSを選ぶことが重要です。従業員全員がITリテラシーに優れているとは限りません。普段SNSを利用しない方でも簡単に操作できるよう、操作画面やボタン配置が見やすいツールを選定しましょう。

 

操作性を確認するには、無料トライアルの利用がおすすめです。有料プラン前に利用すると、費用をかけずに操作性や自社との相性を確認できます。

 

仮に導入を見送っても費用を投じておらず、大きなダメージには至りません。クラウド型の社内SNSであれば、多くのツールが無料トライアルを用意しているため、積極的に利用してみましょう。

 

セキュリティ面は安全か

社内SNSでは機密情報や個人情報を多数扱うため、セキュリティ対策が万全なツールを選ばなければなりません。仮に社内SNSから顧客情報が流出した場合、顧客からの信用低下やイメージダウンは避けられないでしょう。最悪の場合は多額の損害賠償を請求されるおそれもあります。

 

情報漏洩やデータ消失を避けるには、通信の暗号化やログデータの取得、アクセス制限など、セキュリティ対策が万全なツールを選ぶことが重要です。

 

コストは妥当か

予算に見合った社内SNSを導入するには、事前に初期費用の有無や月額料金を把握しておくことが重要です。

 

初期費用はカスタマイズやオプションなどによっても異なるため、事前に確認しておきましょう。

 

月額料金は料金体系や機能数、アカウント数などによって変動します。仮に従量課金制の社内SNSを導入した場合、月額料金が1人500円〜1,500円だと200人利用すれば毎月10万〜30万を払うことになります。

 

事前に複数のツールで見積りを依頼しておくと、機能面だけでなくコスト面でも比較しやすくなります。

 

サポート体制が整っているか

社内SNSを選ぶうえで、サポート体制の充実度も重要な選定ポイントの1つです。充実したサポートが望めるベンダーを選ぶと、はじめて社内SNSを導入する場合も不安を軽減できます。

 

社内SNSを選定する際は、問い合わせ対応の営業時間や操作方法に関する勉強会の開催有無、マニュアル作成の対応可否など、手厚いサポートが望めるかを確認しましょう。

 

また、FAQやコラム記事の掲載など、オンライン上での情報発信が充実しているベンダーを選ぶと、必要な情報を集めやすくなります。

 

 

社内SNSの機能を定着させるステップ

社内SNSは、導入後に使われ続けてこそ効果を発揮します。定着させるための流れを、3つのステップで紹介します。

 

ステップ1：導入目的を明確にする

はじめに、なぜ社内SNSを導入するのかという目的をはっきりさせます。コミュニケーションの活性化なのか、情報共有の効率化なのか、目的によって重視すべき機能や運用方法が変わってきます。目的が共有されていれば、従業員も「何のために使うのか」を理解しやすく、活用が進みやすくなるでしょう。

 

ステップ2：経営層が主導して全社一斉に導入する

社内SNSは、一部の部署だけで試験的に始めるよりも、経営層が主導して全社一斉に導入するほうが定着しやすくなります。利用者が限られると投稿が集まりにくく、盛り上がらないまま利用が停滞しがちだからです。

 

経営層や管理職が率先して投稿し、活用する姿勢を示すと、従業員も安心して使い始められます。全社で足並みをそろえてスタートを切ることが、定着への近道です。

 

ステップ3：運用ルールを整え活用を後押しする

最後に、無理なく使い続けられる運用ルールを整えます。投稿する内容の範囲や、勤務時間外の通知の扱いなどを決めておくと、従業員の負担を抑えられます。

 

あわせて、投稿へのリアクションを推奨したり、活用事例を共有したりすると、利用の輪が広がっていきます。定期的に利用状況を振り返り、改善を重ねていくことが継続のポイントです。

 

 

社内SNSをお探しの方にはチームワークアプリ「RECOG」

社内SNSの機能を活かして社内コミュニケーションを活性化したい方には、チームワークアプリ「RECOG」がおすすめです。RECOGは掲示板やチャットといった社内SNSの基本機能に加え、従業員同士が感謝や称賛を贈り合える「レター機能」を備えています。日々の投稿やリアクションを通じて部署や役職を越えたつながりが生まれ、称賛文化が根づき、従業員のエンゲージメント向上につながります。規模や業種を問わず2,000社以上に導入されており、社内SNSとしての活用にも適したツールです。

 

機能や活用シーン、料金をまとめた資料を無料でご用意しています。自社に合うか確認したい方は、ぜひ資料をダウンロードしてみてください。