社内SNSは、従業員同士のコミュニケーション促進に役立つツールとして、多くの企業で導入されています。そんな社内SNSですが、実は働き方改革の促進にも役立つのをご存じでしょうか？

 

本記事では、働き方改革の目的や内容にはじまり、社内SNSが働き方改革の推進に貢献する理由を詳しく解説します。働き方改革促進に役立つ社内SNSの機能や、社内SNSを導入する際のポイントも紹介するので、働き方改革に取り組む企業はぜひ参考にしてください。

 

働き方改革とは

 

働き方改革とは、働く人が個々の事情に合わせて、多様で柔軟な働き方を選択できるようにする取り組みです。

 

近年の日本では、長時間労働による健康被害や少子高齢化による労働人口の減少などを背景として、働き方改革が推進されています。2019年4月以降は、労働に関する法律を改正した「働き方改革関連法」が順次施行され、企業にもさまざまな対応が求められるようになりました。

 

働き方改革の目的

 

働き方改革の大きな目標は、「一億総活躍社会」の実現です。

 

日本では少子高齢化が深刻化しており、労働人口の減少はさらに加速すると予測されています。労働力の確保という喫緊の課題を解消するためには、誰もが活躍できる社会の実現が不可欠です。

 

また、近年は労働者の価値観が変化し、「プライベートの充実」や「時間や場所に縛られない働き方」を求める人が増加しています。こうした多様化する労働者のニーズに対応するためにも、個々の事情に合わせた柔軟な働き方を推進し、個人のポテンシャルを最大限発揮できる環境を作るための「働き方改革」が重要となります。

 

働き方改革の内容

 

日本では次の3つを柱として施策が進められてきました。

• 長時間労働の是正

• 雇用形態に関わらない公正な待遇の確保

• 多様で柔軟な働き方の実現

かつての日本において、長時間労働は労働者の健康問題を引き起こす深刻な課題でした。また、非正規雇用の待遇は改善されつつあるものの、正規雇用との給与や福利厚生の差は依然として課題となっています。さらに、育児や介護などの事情があり、仕事との両立が難しいという人は少なくありません。

 

この状況を改善するため、働き方改革では労働時間に関する厳格なルールが定められるなど、長時間労働を是正する取り組みが進められています。また、雇用形態による不合理な格差の是正によって、誰もが安心して働ける社会の実現を目指しています。

 

そして、育児・介護と仕事を両立しやすくなるように、多様で柔軟な働き方を選択できるよううながしています。雇用形態や置かれている状況などに関係なく、より多様な人材が活躍しやすくなるでしょう。

 

具体的には、以下のような取り組みが実施されています。

• 時間外労働の上限規制

• 年5日の年次有給休暇の取得義務化

• フレックスタイム制の拡充

• テレワークやリモートワークの推進

• 副業や兼業の普及促進

• 同一労働同一賃金

これらのなかには、企業に義務として課されているものもあります。また、法的な義務に加え、柔軟な働き方の導入や業務効率化などを自主的に進めていくことが求められています。

 

社内SNSが働き方改革推進に貢献する理由

 

社内SNSとは、企業の従業員間のコミュニケーションや情報共有に特化したソーシャルネットワーキングサービスです。社内SNSの導入メリットはさまざまですが、働き方改革の推進にも役立ちます。

 

社内SNSが働き方改革推進に貢献する理由は、以下の5つです。

 

ナレッジを共有して業務効率を高める

社内SNSはコミュニケーションツールとしてだけではなく、ナレッジ共有のプラットフォームとしても機能します。テキストだけでなく画像や動画でも情報共有できるため、従業員が持つ知識や経験を組織全体に浸透しやすくなるでしょう。

 

ナレッジの共有は、業務効率の向上につながります。たとえば、業務上で得られた知見やノウハウを社内SNSに投稿すれば、別の従業員が同じような課題に直面した際に参考にできます。業務効率の向上は残業時間の削減につながるため、働き方改革を実現するうえで重要なファクターです。

 

また、部署の垣根を超えたナレッジの共有は、新たなアイデアやイノベーションの創出にも寄与します。

 

リアルタイムの情報共有で生産性が向上する

社内SNSもプロジェクトの進捗状況や重要な連絡事項などをタイムリーに共有できます。メールのように確認に時間がかかったり、見落とされたりするリスクが低いため、業務の停滞を防げます。

 

社内SNSによりリアルタイムの情報共有が可能となれば、コミュニケーションの効率化や意思決定の迅速化にも役立ちます。

 

こうした効果により従業員一人ひとりの業務効率が高まれば、ひいては組織全体の生産性向上につながるでしょう。限られた人的リソースでも生産性を高められるため、働き方改革の実現にも効果的です。

 

雇用形態による情報格差をなくす

社内SNSは、雇用形態に関係なく、すべての従業員にアカウントを付与できます。正社員だけでなく、契約社員やアルバイトスタッフ、派遣社員など、すべての従業員が同じプラットフォームを利用して情報を得ることが可能です。

 

従来、多様な働き方の従業員を採用している企業では、「チャットに参加していない派遣社員には情報を伝達できない」「シフト制のアルバイトへの情報共有が漏れてしまっている」など、雇用形態によって情報伝達に偏りが生じやすいという問題がありました。社内SNSを導入すれば全従業員に向けて情報を共有しやすくなり、雇用形態による情報格差の解消につながります。

 

また、すべての従業員が経営方針やプロジェクトの進捗状況などを平等に知ることができれば、組織の一体感も生まれやすくなります。雇用形態に関わらず、すべての従業員の帰属意識が向上し、離職率の低下にも寄与するでしょう。

 

こうした情報格差の解消は、働き方改革が目指す「同一労働同一賃金」や「雇用形態に関わらない公正な待遇の確保」の実現につながります。

 

多様な働き方でも社内コミュニケーションを促進できる

働き方改革では、労働者の個別の事情に合わせた、柔軟な働き方の導入が推進されています。しかし、リモートワークや時短勤務などの多様な働き方を導入すると、従業員同士が直接顔を合わせる機会が減少し、コミュニケーションが不足しがちです。

 

社内SNSには、こうした社内コミュニケーションの不足を解消する効果も期待できます。

 

物理的な距離を超えたコミュニケーションができるため、場所や時間などの制約なく情報交換や意見のやりとりが可能です。パソコンやスマートフォンを使って気軽に投稿できるため、カジュアルなコミュニケーションも促進されるため、相互理解も深まるでしょう。

 

長時間労働を抑止する

社内SNSを導入するとスムーズな情報共有を実現しやすくなり、業務ごとの優先度や進捗状況が可視化されます。これにより、優先度の高いタスクの見逃しや、作業の重複などを防ぎやすくなり、長時間労働の抑制につながります。

 

誰がどの業務を抱えているかが明確になるので、業務の偏りも調整しやすくなるでしょう。「特定のチームや従業員に業務が偏っている」という状況が改善されれば、残業時間を削減しやすくなります。

 

また、ここまで挙げたようなナレッジの蓄積や、時間や場所に縛られない情報共有が可能となることも、不要な労働時間の削減につながるでしょう。

 

働き方改革実現につながる社内SNSの機能

 

社内SNSには、働き方改革の実現につながる多様な機能が搭載されています。

 

代表的な機能を紹介するので、社内SNSを比較する際はぜひ参考にしてください。

 

チャット機能

社内SNSのチャット機能は、従業員同士のリアルタイムなコミュニケーションを可能にします。メールのように形式ばったやりとりではなく、気軽でカジュアルなコミュニケーションをとれます。時間や場所を選ばずにやりとりできるため、リモートワークやフレックスタイム制など、働き方改革において重要な、多様な働き方の推進に役立つでしょう。

 

また、多くの社内SNSではテキストメッセージだけでなく、画像や動画、スタンプやリアクションなどを投稿できます。これにより、相手に対して親しみやすさを持ちやすくなり、良好な人間関係を構築しやすくなります。

 

タスク管理機能

社内SNSのタスク管理機能は、業務の期限や担当者、優先順位の管理に役立ちます。業務の進捗状況も可視化され、誰が・どの業務を・どの程度進めているかを一目で把握可能です。

これにより、遅延が発生しそうなタスクの早期発見や、業務の偏りの解消に役立てられます。

 

余計な確認作業や業務の重複なども削減できるため、働き方改革における長時間労働の抑制に直結する機能です。

 

スケジュール管理機能

社内SNSのスケジュール管理機能を活用すれば、従業員個人やチーム全体の予定をスムーズに共有できます。会議やミーティングの日程調整にも役立ち、調整業務の効率がアップするでしょう。

 

また、働き方改革の取り組みとしてリモートワークやフレックスタイム制などを導入している企業では、離れた場所で働く従業員同士が、お互いの勤務時間を把握しやすくなります。社内SNSを見れば全員の予定が分かるので、スケジュール確認のための声かけが不要になり、相手の集中を妨げずに済むのもメリットです。

 

ファイル共有機能

社内SNSのファイル共有機能を使えば、業務に必要なドキュメントや資料を安全かつ容易に共有できます。メールにファイルを添付して送信する手間や、文書やデータのバージョン管理の煩雑さからも解放されるでしょう。常に最新の情報を閲覧できるので、古い情報を参照したことによるミスも防止できます。

 

また、社内SNSによっては、共有されたファイルへのコメントも可能です。たとえば、部下が作成した資料に上司がフィードバックのコメントをするなど、業務の円滑化にも一役買ってくれるでしょう。

 

過去のやりとりと関連ファイルが紐づけられているため、あとから情報を探しやすいのもメリットです。

 

外部システム連携機能

社内SNSによっては、外部システムとの連携が可能なタイプもあります。チャットツールや各種管理システム、支援システムなどと連携できる社内SNSを選べば、業務効率がより一層高まり、働き方改革の実現につながります。

 

たとえば、勤怠管理システムと連携できるサービスなら、社内SNS上で勤怠のステータスの表示も可能です。誰が出勤しているのか、連絡がとれる状況なのかといった情報が可視化され、リモートワークやフレックスタイム制で働く従業員とも連携がとりやすくなるでしょう。

 

社内SNSを選ぶ際は、社内に導入済みのシステムとの連携が可能かどうかチェックするのがおすすめです。

 

分析機能

社内SNSによっては、社内SNS上での活動データから、従業員のエンゲージメントやチームのコミュニケーション状況を把握できます。

 

業務に対する意欲や積極性などを分析すれば、離職リスクの高い従業員を早期に把握し、適切な対応をとれるようになります。「いいね」やコメントの数からコミュニケーションが不足しているチームを発見し、改善策を検討することも可能です。

 

なかには、社内SNS上でのコミュニケーションから従業員ごとの強みを可視化するなど、タレント分析に役立つサービスもあります。

 

また、アクセスログを取得すれば、従業員の稼働時間を把握できます。これにより時間外労働の削減にもつながり、働き方改革における「長時間労働の是正」を達成しやすくなるでしょう。

 

社内SNSを導入する際のポイント

 

働き方改革のために社内SNSを導入する際は、以下の3つのポイントを押さえることが大切です。

 

 必要な機能が備わっているツールを選ぶ

社内SNSを選ぶ際は、自社の課題を把握したうえで、働き方改革につながる機能が搭載されているか確認しましょう。たとえば、業務の進捗状況の共有がうまくできていない場合は、タスク管理やスケジュール管理機能がある社内SNSが適しています。また、情報共有を強化したいなら、ファイル共有や検索機能についてチェックするとよいでしょう。

 

働き方改革の一環としてリモートワークを導入している企業には、ビデオ通話機能を備えた社内SNSもおすすめです。ちょっとしたミーティングや、テキストコミュニケーションでは情報を伝えづらいときに役立ちます。

 

全員が使いこなせるようサポートする

働き方改革を実現するには、社内SNSを定着させるための丁寧なサポートが必要です。

 

特に、新しいツールを導入する際は、操作方法や使いどころが分からず困ってしまう従業員が多いもの。全員が社内SNSを使いこなせるよう、万全のサポート体制を構築しましょう。

 

たとえば、社内研修会の実施や、マニュアル・FAQの整備などが有効です。操作画面がシンプルで、誰もが使いやすいインターフェースのツールを選ぶことも大切です。

 

そのほか、社内SNSに関する相談窓口を設けたり、従業員の利用状況に合わせた働きかけをしたりと、継続的なサポートを行いましょう。ベンダーによっては導入・運用支援を受けられる場合もあり、社内SNSがスムーズに定着する可能性が高まります。

 

気軽に利用できるルールを設計する

社内SNSの利用ルールを定める場合は、厳しくしすぎないよう注意しましょう。働き方改革の実現のためとはいえ厳格なルールを定めてしまうと、社内SNSの利用のハードルが高くなってしまいます。

 

従業員が社内SNSを気軽に利用できるよう、シンプルで分かりやすいルールを設計するのが重要です。たとえば「社内SNSの利用時間を定める」「業務連絡はビジネスチャット、気軽なコミュニケーションは社内SNS、と使い分ける」といったルールが考えられます。

 

ただし、社内SNSの利用を強制するようなルールは避けましょう。「毎日必ず投稿する」などのルールを設けると、従業員がストレスを感じてしまう可能性があります。

 

まとめ

 

社内SNSは物理的な距離を超えたコミュニケーションを促進し、情報共有やナレッジの蓄積による業務効率化にも役立つことから、働き方改革において重要な「多様な働き方の導入」や「長時間労働の是正」などに寄与します。

 

なお、社内SNSを導入する際は、チャット機能やタスク管理機能など、働き方改革の実現につながる機能の有無や性能をチェックすることも大切です。

 

働き方改革の取り組みの一環として、ぜひ社内SNSの導入を検討してみてください。