製造業では従業員間のコミュニケーションが、製品の品質や工場の生産性に大きく影響します。たとえば、作業手順や製品の出荷日変更などの重要な情報が共有されていない場合、顧客トラブルに発展するリスクが高まります。

 

従業員間のコミュニケーションを活性化するには、部署間の連携強化や情報共有の仕組みづくりなど、自社が抱える課題を把握したうえで適切な施策を講じることが重要です。

 

本記事では、製造業が直面するコミュニケーションの課題や改善策などを中心に紹介します。製造現場で働く従業員のコミュニケーション不足にお悩みの方は、最後までご一読ください。

 

 

 

製造業でコミュニケーションが重要な3つの理由

 

製造業でコミュニケーションが重要な理由を3つ紹介します。

 

品質と安全を支える

1つ目の理由は製品の品質と現場作業員の安全に大きく影響するためです。高品質な製品を安定して供給するには、現場作業員が働きやすい環境を整えなければなりません。働きやすい環境を整備するうえで、従業員間のコミュニケーションは非常に重要です。

 

1つの製品が完成するまでには多くの工程が存在し、製品ごとに作業手順や注意事項は異なるため、ミスや事故を防ぐには正確な情報共有が重要になります。

 

たとえば、複数の電子部品を組み合わせたユニット品を製造しているとしましょう。ユニット品が完成するまでには、電子部品のはんだ付けや基板への実装、基板の組み立てなど、さまざまな作業をこなす必要があります。

 

仮に新製品やカスタム品などを製造する場合は、従来と異なる作業が追加されるため、ミスを防ぐには従業員間で注意事項や作業の流れを確認しておかなければなりません。ただし、「口頭での確認のみ」「リーダーから一部の作業者への伝達」など、情報伝達が不十分な場合、不良品の発生や労災事故を招くリスクが高まります。

 

また、「溶接中に作業服へ引火した」「フォークリフトがパレットと衝突した」など、ヒヤリハット事例をリアルタイムで共有することで、大規模な事故の発生を未然に防げます。

 

生産性とコスト効率に直結する

製造ライン全体に関する重要な情報は、生産性やコストに大きな影響を及ぼすため、正確に共有しなければなりません。仮に伝達ミスや認識のズレが生じると、誤った手順や仕様で作業を進めるリスクが高まります。

 

たとえば、カスタム品の製造にともない、作業手順の変更指示があったとしましょう。従業員間のコミュニケーションが少ないと、作業手順の変更が共有されず、従来品と同じ手順で作業を進める事態に発展しかねません。

 

ミスに気付くタイミングが遅れた場合は生産ラインを停止し、大幅な手戻りや修正作業を余儀なくされます。作業効率が大幅に低下し、予定していた数の製品を製造できなくなるだけでなく、翌日以降の生産計画にも影響が及びます。

 

人材が定着する

製造現場でのコミュニケーションは、組織全体の定着率にも影響を及ぼします。

 

厚生労働省が発表した「令和6年雇用動向調査結果の概況」によると、製造業の離職率は9.6%でした。離職率は全産業平均は低いものの、入職率は8.9%と低水準で、離職のほうが多いという傾向です。そのため、新たな人材確保が難しく人手不足が慢性化している状況といえるでしょう。

※出典：令和6年雇用動向調査結果の概況　表4-2｜厚生労働省

 

離職理由の1つに、職場のコミュニケーション不足があげられます。製造業の現場は、品質管理や設備の稼働音などの理由から、従業員が自身の作業内容を黙々とこなす傾向にあります。

 

シフト制や交替勤務を採用している企業、従業員数が多い企業は従業員同士の交流機会も少なく、人間関係が希薄になりがちです。従業員同士の相互理解や信頼関係が深まらない限り、業務の悩みを打ち明けにくく、誰にも相談せずに離職を決断する従業員も増えるでしょう。

 

 

製造業が直面するコミュニケーション課題

 

製造業で発生しやすいコミュニケーションの課題を4つ紹介します。自社がどの状況に当てはまるかを特定したうえで、改善に取り組みましょう。

 

縦のコミュニケーション断絶

縦のコミュニケーション断絶は現場と経営層の距離が遠く、指示や要望が互いに届かない状況です。たとえば、職場の指示系統が、本社→工場長→部長→課長→班長だったとしましょう。

 

製造部の部長が現場の要望として業務効率化に向け、経験者の採用や設備導入の要望を工場長に伝えたとします。部長から工場長に現場の要望が伝えられたものの、工場長が粘り強く訴えない限り、経営層に現場の声が伝わる可能性は低いでしょう。

 

とくに拠点数が多く本社と物理的な距離がある場合は、対面で意見交換を交わす頻度が少ないため、現場と経営層で課題に対する温度差が生まれやすくなります。コミュニケーション不足を改善しない限り、組織としての一体感を高めるのは難しいでしょう。

 

なぜなら、経営層が経営方針を伝えようとしても、各拠点との心理的距離が広がっている限り、現場の細部までメッセージが伝わらないからです。目標の方向性にズレが生じ、生産性の低下や業績の伸び悩みなどを招きます。

 

横のコミュニケーション不足

横のコミュニケーション不足は、部署間での連携や情報共有が十分にできていない状況です。

 

製造業では製造や生産管理、部品調達など、複数の部署が連携して1つの製品を作り上げていきます。しかし、部門間で情報を共有する仕組みが整っていないと、リアルタイムの情報を互いに共有できません。結果として「古い在庫情報で生産計画を作成する」「出荷日の変更依頼が反映されていない」といった事態が生じ、納期遅延や部品の在庫切れなどを招きます。

 

また、部門間で異なるシステムを使用している場合も、重要な情報が共有されにくくなるため注意が必要です。

 

報連相とミスコミュニケーション

報告・連絡・相談の形骸化や伝達ミスでの認識のズレも、製造現場での大きな課題です。報告・連絡・相談が形骸化する主な原因は以下のとおりです。

• タイミングや手順、ルールが従業員へ伝わっていない

• 使用するフォーマットや伝える相手が標準化されていない

• 報告・連絡・相談をする判断基準が確立されていない

• 従業員が報告・連絡・相談をする必要性を理解していない

• 職場の心理的安全性が低く、上司とのやりとりを避けたい

情報共有のタイミングや手順、伝えるべき相手などのルールが整備されていない場合、「どのような場面で・誰に・どのような情報を」伝えるべきか、一人ひとりに判断が委ねられるため、ミスが発生しやすくなります。実務経験が浅い従業員の場合、共有すべき情報や相手がわからず、結果的に報告を避けるケースも考えられるでしょう。

 

また、使用するフォーマットや伝達手段が確立されていないと、従業員によって記載項目にバラツキが生じ、情報の抜け漏れが起きやすくなります。

 

さらに、世代間のコミュニケーションスタイルの違いも、ミスコミュニケーションの要因になります。ベテラン世代は対面や電話を好む傾向がある一方、口頭でのやりとりは記録が残りません。認識のズレや「言った・言わない」のトラブルが起こりやすくなります。

 

対して、Z世代をはじめとする若手はチャットやメールでのコミュニケーションを好む傾向です。ただし、必要に応じたやりとりを重視する傾向があり、定型的な報告・連絡・相談に必要性を感じにくいケースもあります。こうしたスタイルの違いが、ベテランと若手のあいだのコミュニケーション不足を招く一因となります。

 

サプライヤーとの連携

社内ではなく社外でのコミュニケーションに悩みを抱えるケースも想定されます。原材料や部品の仕入先とのやりとりでは、情報共有にタイムラグが発生しやすい点が課題です。

 

連絡手段がメールやFAXの場合は、リアルタイムでの情報共有が難しく、相手が正確な情報を共有するまでに時間がかかります。とくに納期変更や仕様変更など、緊急性の高い情報の場合は認識のズレが発生しやすいため、注意が必要です。

 

また、注文書や図面へ書き込んで内容を伝える際は相手が理解しやすいよう、文字の読みやすさや情報の抜け漏れに気を配らなければなりません。連絡事項によっては、メールやFAXの送信後に電話で説明を補足しなければならず、結果的に多くの時間と手間がかかります。

 

 

製造業のコミュニケーション改善の具体策

 

製造業で活用できるコミュニケーション改善の施策を10個紹介します。複数の施策を実践すると、従業員同士が会話をしやすいきっかけが生まれやすくなります。

 

1．報連相を仕組み化する

従業員が実践しやすいよう、報告・連絡・相談を仕組み化します。ルールや仕組みが整備されていない限り、重要な連絡事項をリアルタイムで共有するのは困難です。以下の内容を文書にまとめておくと、従業員が情報共有をしやすくなります。

• 使用するツール

• 報告相手

• 伝えるべき情報

• 優先度の高い情報

• 報告・連絡・相談をすべきかの判断基準

上記に加えてフォーマットを用意しておくと、記載内容のバラつきが少なくなり、情報の粒度が統一されます。とくに重要度の高い情報については、どの手段で伝えるべきかを明確に定めておきましょう。

 

また、メールやチャットでのコミュニケーションは、相手がいつ内容を確認し、返信するかが予測できません。納品日の変更やクレーム対応など、緊急性の高い内容を報告する際は、電話や対面でやりとりを交わすようにすると、素早く対応できるでしょう。

 

2．朝礼・終礼を「双方向型」に変える

朝礼・終礼を同じチームで働く従業員全員が参加する双方向型のものに変え、コミュニケーションを活性化させましょう。管理職やリーダーだけが話す一方通行型の朝礼・終礼では、話を聞くだけの時間となってしまい、従業員の当事者意識は高まりません。

 

報告内容が毎回同じような内容の場合は、朝礼・終礼に参加した全員にとって時間の無駄となります。朝礼・終礼を有意義な時間にするには、現場の声を拾い上げる場へ転換することが重要です。

 

「全員が一言ずつ話す」「持ち回りで1分スピーチを行なう」など、発言の場を設けることで、朝礼・終礼への参加意識が高まるだけでなく、従業員同士が会話を交わすきっかけが生まれます。

 

朝礼・終礼での発言が習慣化すると、「どのように話したら内容が相手に伝わるか」を考えるようになり、伝達力が高まるメリットもあります。優先度の高いタスクや製品の生産状況、ヒヤリハットの事例など、重要事項を最初に伝えることも効果的です。

 

3．生産状況・品質情報をリアルタイムで共有する

情報共有ツールを導入し、生産状況や設備の稼働状況をリアルタイムで共有する方法です。ツール導入で、製品別の進捗状況や設備の稼働時間、検査結果など、ダッシュボードのデータから工場内の生産状況を把握できるようになります。

 

仮に通常時と比べて生産量が低く、不良品率が上昇しているとしましょう。製造ラインや設備に不具合が生じた可能性が高いと推測でき、チームごとに状況を伝えることで、不良品の出荷を避けられます。

 

また、製造現場に掲示板やホワイトボードを設置し、付箋を使って生産状況やタスク管理を行なうのも1つの方法です。従業員のITリテラシーを問わず作業を進められるだけでなく、ツール導入に比べて費用も抑えられます。

 

4．部門横断ミーティングを定例化する

部門横断ミーティングを定期的に開催し、部門間の連携を強化しましょう。部門間のコミュニケーションが活発になると、生産性向上や顧客対応の品質改善、組織力の強化など、さまざまなメリットが得られます。

 

ただし、従業員が部門間連携の必要性を感じていない限り、コミュニケーションを交わす機会は増えないでしょう。異なる部門の従業員同士が相互理解を深めるには、部門間連携を推進する担当者を選出し、担当者が連携の必要性を丁寧に説明することが重要です。

 

また、担当者が従業員の要望を聞きながら部門間連携の仕組みを整備することで、情報共有や連携が取りやすくなるでしょう。さらに、ランチ会や勉強会の実施、共用の休憩スペース設置など、異なる部門の従業員同士が顔を合わせる機会を積極的に設けることで、会話や交流が生まれやすくなります。

 

5．1on1ミーティングで関係性を構築する

1on1ミーティングとは、上司と部下がマンツーマンで会話を交わす対面式の面談です。1on1ミーティングを行なうメリットは、上司と部下の相互理解が深まることです。業務での悩みや仕事への思い、プライベートの内容など、幅広い話題を扱うため、上司と部下が互いの考えや価値観を把握できます。

 

定期的に1on1ミーティングを実施すると、上司が部下の体調や表情の変化を敏感に察知できるようになります。迅速に適切なサポートができると、部下は心理的安全性を感じ、上司への信頼感や勤務先への帰属意識が高まるでしょう。

 

ただし、上司と部下の信頼関係が構築されていない限り、1on1ミーティングを実施しても、部下は本音を話しません。1on1ミーティングの有効性を高めるには、上司が普段から積極的にコミュニケーションを交わし、部下が話しやすい環境を整備することが必要です。

 

また、普段の行動を注意深く観察し、部下一人ひとりの性格や考え方、スキルの習熟度を把握し、話すテーマや接し方を見極めましょう。

 

6．管理職・現場それぞれに合った研修を実施する

管理職と現場作業員が双方に見合った研修を受講し、コミュニケーションへの意識やスキルを高める方法です。

 

管理職・リーダーには、マネジメントやリーダーシップなどに関する研修を受講してもらい、傾聴力やフィードバック力を強化します。一方、現場作業員は、報告・連絡・相談の必要性や仕組みなどを学びます。グループワークやワークショップなど、実践型の研修を開催すると、知識が定着しやすいでしょう。

 

コミュニケーションに関する研修は、外部研修を利用するのもおすすめです。外部研修の場合、人事担当者が研修企画や会場の確保などを行なう必要がありません。製造業の受講実績が豊富な企業の研修を利用し、スキルアップを図りましょう。

 

7．世代間ギャップを強みにする

ベテランと若手従業員が互いの強みを活用し、双方がコミュニケーションを交わしやすい環境を整備する方法です。

 

一例として、若手が得意とするITツールを活用して、ベテラン従業員のもつノウハウや知識をデータ化・言語化する方法があります。ITツールの操作方法をベテラン従業員へレクチャーする役割を若手に任せると、会話を通じて互いの考えや価値観を把握する効果も期待できます。

 

8．外国人従業員との壁をなくす

人手不足解消の手段として、企業によっては外国人労働者の採用に力を入れています。

 

外国人従業員との心理的距離を縮めるには、日本人と接するとき以上に気を配る必要があります。外国人従業員ごとに日本語の習熟度は異なるため、どうすれば互いの考えを理解できるのか、意思疎通の方法に工夫を凝らさなければなりません。

 

互いの意見を正確に理解できるよう、翻訳アプリや筆談を積極的に活用しましょう。マニュアルには画像やイラスト、動画など、視覚情報を多く織り交ぜると、業務のやり方や手順を理解しやすくなります。

 

また、外国人従業員とコミュニケーションを取る際は、簡単な単語を使うことと曖昧な表現は避けることが重要です。文化や教育などが異なるため、日本人従業員と同じように伝えても、正確に意味を理解できるとは限りません。「もう少し」や「ちょっと」などの表現は、個人によって感じ方が異なる分、どの程度改善すべきかを理解するのが困難です。同様に比喩表現や遠回しな言い方も誤解を生みやすいため、使わないようにしましょう。

 

9．モバイルアプリで現場から情報共有する

作業手順の変更や設備の不具合など、重要な情報を従業員同士でリアルタイムで共有するため、モバイルアプリを連絡ツールに導入している企業もあります。

 

連絡ツールにモバイルアプリを選択するメリットは、現場にいながら相手とスムーズな情報共有ができる点です。情報の入力から報告までをアプリ上で完結できるため、報告をスムーズに終えられます。

 

アプリによっては、スマートフォンで撮影した画像や動画も添付できるため、言語化しにくい内容も正確に伝えられます。また、アプリに記載した情報や画像、動画はクラウドに保存されるため、リアルタイムの情報を伝えられる点も魅力です。

 

製造業向けのモバイルアプリは生産計画や在庫管理、設備保全など、さまざまな種類があります。アプリごとの特徴や機能、セキュリティ対策などを把握したうえで、自社に合ったアプリを導入しましょう。

 

10．社内SNSを活用する

社内SNSの導入で、部門または組織全体での素早く正確な情報共有を実現できます。連絡事項をグループチャットに記載するだけで、同じ部署やチームで働く従業員全員と情報の共有が可能です。連絡事項はチャット上に記録されており、伝達ミスの発生を防げます。

 

社内イベントの告知や人事情報など、組織全体に関わる情報はタイムラインに表示されるため、すべての従業員がリアルタイムで内容を確認できる点もメリットです。

 

また、ファイル検索機能を活用すれば、マニュアルやFAQなど、必要な資料を素早く見つけられます。社内SNSに多くの情報を掲載しておくと、従業員が必要な情報を効率的に探しやすくなり、無駄なコミュニケーションを減らせるでしょう。

 

さらに、部門を超えたコミュニケーションが交わしやすくなり、従業員同士の相互理解促進や連携強化なども期待できます。

 

 

製造業のコミュニケーション活性化にはチームワークアプリ「RECOG」

製造業のコミュニケーション不足は、生産性低下や離職率上昇などの企業課題を招きかねません。打ち手として、コミュニケーションを促進できるチームワークアプリ「RECOG」の導入がおすすめです。

 

RECOGは、レター機能で感謝・称賛の気持ちを贈り合ったり、スレッド機能でナレッジや事例を共有したりできます。また、トーク機能で業務上のやり取りができ、スマートフォンでも手軽に利用できるというメリットもあります。

 

RECOGの機能や導入事例は資料で紹介しているので、ぜひダウンロードしてみてくだださい。