事務代行や給与計算、コールセンター、物流などのBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を手がける株式会社BOD様は、現在は池袋の本社と全国4カ所にあるBPOセンターにて日夜クライアントのバックオフィス業務を支援しています。拠点やチームを超えたコミュニケーションに課題を抱えていた同社は、2025年1月にRECOGを導入しました。有志があつまった運営委員会の働きかけもあり全従業員が積極的に利用する状況となり、社内報でRECOGの特集ページが組まれるほどの活性化を見せています。今回は、同社の代表取締役・田中様、運営委員会のメンバーである江原様と秦様に、RECOG導入の背景や利用活性化の工夫についてお聞きしました。

 

 

 

会社名：株式会社BOD Webサイト：https://www.bod-grp.com/

 

「お互いさま」で終わっていた感謝を、形に残したかった

―RECOG導入以前はどのような課題があったのでしょうか？

田中様（以下、敬称略）：当社は池袋の本社のほかに、宮城県仙台市・大阪府大阪市・香川県高松市・高知県高知市にBPOセンター、東京の青海に物流センターを構えております。各事業部や部署によって繁忙期と閑散期が異なるため、お互いに協力することが頻繁に発生します。
しかし、社内では「協力するのはお互いさま」という暗黙の了解となっていたため、手伝ってもらったときにお礼を伝えることはあっても、文章などの形に残るお礼の仕方はしていませんでした。
また、「池袋の仕事を地方のBPOセンターが代行する」といった連携は社内で当然のことでしたので、どの仕事で誰と誰が連携しているのかが関係者以外には見えにくい状況でもありました。

そこで、チームや拠点を超えたコミュニケーションを可視化し、感謝の気持ちを形に残したいという想いを持っていたタイミングで、RECOGを提供するシンクスマイルの方と出会う機会があり即決で導入へと踏み切りました。

 

 

トップダウンでは続かない。現場主導の運営体制へ

―新しいツールを導入する際には社内の理解を得るのに苦労するというお話を聞くこともありますが、RECOGの導入前後で工夫したことはありますか？

田中：こうした新しいツール導入の際は、トップダウンで進めると定着しないと思っています。導入当初は強制感もあり利用すると思いますが、従業員が自発的に継続して利用する気持ちにはならないでしょう。そのため、いかに現場主導で運用できるかがポイントになります。

当社では、公募で集まった有志で“RECOG委員会”という運営委員会を設置し、主導して運用を開始しました。なので、私はほぼノータッチです。ボトムアップで進めることで現場の意見が通りやすくなり、従業員たちの「やらされ感」が抑えられたのが、現場の理解を得てスムーズに導入できたポイントなのではないでしょうか。

 

江原：「お互いに感謝・称賛をする」という今まで社内にはなかった新しいコミュニケーション方法のツールなので、従業員の関心度が高かったこともスムーズな導入を後押ししましたね。これまで見えていなかった感謝・称賛が見えるようになるのは従業員にとっても画期的だったからこそ、RECOGを受け入れてもらえたのだと思います。

 

 

運営委員会が主導する、楽しく使える仕掛けづくり

―現在、RECOGをどのように運用されていますか？

田中：レター機能、投稿機能、トーク機能をフル活用しており、RECOGが社内コミュニケーションの中心となっています。
とくに工夫したポイントは、社内のアウトプットをRECOGに集約している点ですね。人事通達をはじめとした各種社内通達、売上情報など、当社に関する情報はすべてRECOGを通じて発信し、全従業員が自然と毎日ログインするよう促しています。

 

また、プロフィールに顔写真を載せるようにしているのも、当社が意識しているポイントです。
拠点が離れているため「業務上で関わりがあっても顔を知らない」という関係性の従業員は少なくありません。しかしRECOGに顔写真を載せていることで、実際に会ったときに「あのレターを贈っていた人だね」とコミュニケーションのきっかけになっています。オンラインの関係性がオフラインにも発展しているのは喜ばしいですね。

 

導入時に設置したRECOG委員会が、継続して運用も主導しています。委員会は、特定のテーマに沿って次の人を指名してリレー形式で投稿していく企画を立てたり、レター送信率を分析したり、さまざまな工夫をこらしながら利用活性化を図ってくれています。
委員たちは、「どうしたら楽しく使ってもらえるか」という点に主軸を置いています。カジュアルな気持ちで取り組んでいることで、現場にフィットした施策が生まれています。

 

秦：委員会には私の部下も参加しています委員会の公募が出た際、部下に「こういう取り組みに参加するのは、自分のスキルアップにもつながると思うよ」と提案してみたら委員に立候補してくれました。役職や部署の垣根を超えて新しいチャレンジができる環境を社長が与えてくれていることも、現場主導でのRECOG運用が実現できている要因です。

 

 

レターで深まる相互理解、スレッドで広がるつながり

―RECOG導入後、どのような効果を感じていますか？

田中：ログイン率は100％に近い数字になっているため、全従業員が積極的にRECOGを利用してくれている状況です。
RECOGにアクセスしなければ社内情報をキャッチアップできないという要因もありますが、RECOG委員会のポジティブな働きかけや、RECOG自体が使いやすくすばらしいサービスだということも、ログイン率に表れているのではないでしょうか。

毎月、レターが何百通も飛び交っており、そのなかから私の印象に残ったレターを1通選定しています。
口頭でのお礼は簡素になりがちですが、レターだと「相手のどのような行動が嬉しかったのか」「そのとき自分がどう感じたか」と深い内容の感謝を伝えられます。そのため、レターを通じて従業員の捉え方や感じ方を理解できるのは嬉しいですね。実は、レターを見て「この人の意見を聞いてみたい」と思い、社長室に来てもらい話す時間を設けたこともあります
私だけでなく、従業員同士もレターを通じて仲間たちの意識や考えを知ることができているので、RECOGが相互理解を促す仕組みづくりに寄与していると感じます。

また、投稿機能を通して社内コミュニケーションが活発になっているのも実感しています。
ちなみに、もっとも参加者が多いスレッドは、社内の数字を発信するスレッドです。会社の売上やWebサイトのPV数、RECOGのレター送信数など、当社に関連するさまざまな数字を発信しています。包み隠さずオープンに情報を開示しているので、従業員たちも会社の動きを敏感にキャッチアップできています。

 

業務関係以外のスレッドもあり、映画やラーメン、動物など好きなものが同じ人たちが集まるスレッドが立てられていて、部署の垣根を超えてコミュニケーションが行なわれています。
当社は女性比率が約65％かつ育児中の方も多いため、子育ての悩み相談のできるスレッドもあります。以前、「子どもが熱を出した」という投稿に「仕事は私たちがやるから、早く迎えに行ってあげて」などのコメントが寄せられているのを見たときは、心が温まりましたね。
一緒に働いていてもプライベートなことを話す時間を取るのは難しいですが、同じ環境の人たちが関わり合える場所としてRECOGがあることで、従業員の心の拠り所にもなっているのではないでしょうか。従業員の様子やRECOG内のやり取りを見ていれば、きっとRECOGがエンゲージメント向上に寄与していることは確かだと感じています。

 

 

社内の関心が高まり社内報で取り上げられる

―RECOG導入後、印象に残っているエピソードはありますか？

江原：半年に一度発行される社内報にRECOGの特集ページが組まれたのは、RECOG委員会としてもとても嬉しい出来事でした。
社内報は編集部が独自でコンテンツを企画・作成しているのですが、特集したい企画を話し合うなかでRECOGを取り上げるべきだということになったそうです。RECOG委員会から提案したわけではなかったので、社内全体で関心が高まっているのを感じました。
編集部に取材していただき、RECOGを導入したきっかけや委員会の活動内容、皆さんに使ってほしい機能などを紹介し、記事にしてもらいました。

 

田中：私やRECOG委員会が厳選したレターをピックアップし、そのレターを贈った人へのインタビュー内容も社内報に掲載してくれました。インタビューを受けた従業員は「私のレターを取り上げてもらえて嬉しかった。社内報を家族に見せたら、みんな喜んでいた」と言っていました。
インタビューではレターを書く際のコツも書かれていたので、他の従業員が参考にしてくれれば、さらなる利用促進のきっかけになるのではないかと思っています。

 

社内報は当社内だけでなく、グループ全体で共有されています。実は、当社の社内報を見たグループ会社がRECOGに興味を持ち、導入を検討しているそうです。グループ全体でRECOGを活用し、グループ間のコミュニケーションも活性化することを期待しています。

 

 

「導入して終わり」にしない。RECOGを日常の一部にするために

―最後に、RECOGをこれから導入したい方や、RECOGを導入していて運用に悩んでいる方に向けてメッセージをお願いいたします。

田中：導入しただけで社内を変えていけるような、魔法のツールではありません。いかにうまく運用していくかが、社内をポジティブにしていく鍵になると思います。

まずは、実際に利用する現場の従業員たちが楽しく使える仕組みづくりが大事です。これまでお話したように、当社でも現場主導型での推進によって従業員が主体的に参加するようになり、今では多くの従業員にとってRECOGが日常の一部になっています。

そして、忘れてはいけないのがマネジメント層の参加です。従業員のレターに拍手やコメントをする、日ごろの想いを投稿してみる、業務の報連相はトークで送る、など些細なことでも構わないので積極的に使ってみましょう。それにより、社内が明るい雰囲気になり、お互いを知ろうという文化がつくられるはずです。