コラム
部署間の連携を強化するには？うまくいかない原因と改善のポイントを解説
本記事では、部署間連携が必要な理由から、連携強化のメリット、うまくいかない原因、具体的な改善方法、促進施策の例までを詳しく解説します。組織の壁を越えてスムーズに協力できる体制を築きたい方は、ぜひ参考にしてください。
部署間の連携はなぜ必要なのか
企業が成長し組織が拡大すると、業務の専門性が高まり、部署ごとの役割分担が進みます。しかし、各部署が独立して動くだけでは、組織全体としての力を最大限に発揮できません。部署間の連携が不足すると、情報の断絶や業務の重複、意思決定の遅れといった問題が生じやすくなります。
顧客への価値提供や事業目標の達成には、複数の部署が協力して取り組む必要があるでしょう。営業・開発・マーケティング・カスタマーサポートなど、それぞれの専門性を活かしながら連携してこそ、組織としての競争力が高まります。
部署間連携は、単なる業務効率化の手段ではありません。組織の一体感を醸成し、従業員のエンゲージメントを高め、変化の激しい市場環境に柔軟に対応するための基盤となるものです。
部署間の連携を強化するメリット
部署間の連携を強化すれば、組織にさまざまなメリットをもたらします。ここでは代表的な4つのメリットを紹介します。
組織全体の生産性が向上する
部署間の連携がスムーズになると、業務の重複や手戻りが減少します。ある部署で作成した資料や情報を他部署でも活用できれば、同じ作業を繰り返す無駄がなくなるでしょう。また、部署をまたいだ承認プロセスや情報共有が迅速化し、意思決定のスピードも上がります。結果として、組織全体の生産性向上につながります。
イノベーションが生まれやすくなる
異なる専門性や視点を持つ部署が交流すると、新しいアイデアが生まれやすくなります。営業部門が持つ顧客の声と、開発部門の技術力が組み合わされば、これまでにない製品やサービスが誕生するかもしれません。部署の壁を越えた対話は、既存の発想にとらわれない革新的なソリューションを生み出す土壌となるでしょう。
従業員のモチベーションが向上する
部署間の連携が円滑な組織では、従業員が「会社全体に貢献している」という実感を得やすくなります。自分の仕事が他部署にどう役立っているのかが見えれば、やりがいや達成感も増すでしょう。また、他部署との良好な関係は職場の雰囲気を明るくし、帰属意識の向上にもつながります。
顧客対応の質が向上する
顧客からの問い合わせやクレームに対応する際、複数の部署が連携して動ければ、迅速かつ的確な対応が可能です。営業・サポート・開発が情報を共有し、一貫した対応をとれば、顧客満足度は高まります。部署間の断絶によって顧客をたらい回しにするような事態を防ぎ、信頼関係の構築につなげられるでしょう。
部署間の連携がうまくいかない原因
多くの企業が部署間連携の重要性を認識していながら、うまく機能していないケースは少なくありません。ここでは、連携がうまくいかない主な原因を5つ解説します。
コミュニケーションの機会が少ない
物理的にフロアが分かれていたり、日常業務で接点がなかったりすると、他部署の人と話す機会は限られます。顔と名前が一致しない相手には相談しにくく、ちょっとした確認も後回しになりがちです。テレワークの普及によって、この傾向はさらに強まっているでしょう。意図的にコミュニケーションの場を設けなければ、部署間の距離は縮まりません。
自部署を優先する意識がある
「セクショナリズム」とも呼ばれる自部署優先の意識は、部署間連携を妨げる大きな要因です。自部署の利益や都合を優先し、他部署への協力を渋る姿勢があると、組織全体の最適化は実現しません。部署ごとの評価制度が縦割り意識を助長している場合もあります。全社的な視点を持つ意識づけが求められるでしょう。
目標・目的意識にズレがある
部署ごとに追いかけているKPIや目標が異なると、優先順位の違いから対立が生じやすくなります。営業部門は売上を重視し、開発部門は品質を重視するといった具合に、それぞれの正義がぶつかることもあるでしょう。全社共通のビジョンや目標が共有されていなければ、部署間の協力体制は築きにくくなります。
役割と責任が不明確になっている
部署間で業務を進める際に、誰が何を担当するのかが曖昧だと、責任の押し付け合いや仕事の抜け漏れが発生します。「それはうちの仕事ではない」という発言が飛び交う状況では、スムーズな連携は望めません。連携業務における役割分担と責任の所在を明確にしておく必要があります。
情報共有の仕組みが整っていない
必要な情報が必要な人に届かない状態では、連携は成り立ちません。部署ごとに異なるツールを使っていたり、情報が特定の人に属人化していたりすると、他部署から見えない「情報のサイロ化」が起こります。全社で統一された情報共有の仕組みがなければ、連携の土台が整わないでしょう。
部署間の連携を強化する方法
部署間連携を改善するためには、具体的な施策を講じる必要があります。ここでは、連携強化に効果的な5つの方法を紹介します。
コミュニケーションの機会を意図的に設ける
日常業務だけでは他部署との接点が生まれにくいため、意図的にコミュニケーションの場を作りましょう。定期的な部署横断ミーティングや、オフィスレイアウトの工夫、社内イベントの開催などが有効です。顔を合わせて話す機会が増えれば、相互理解が深まり、業務上の連携もスムーズになります。
ビジョンや理念を全社に浸透させる
全社共通のビジョンや理念が浸透していれば、部署を超えた協力がしやすくなります。「同じゴールを目指す仲間」という意識が生まれ、セクショナリズムの解消につながるでしょう。経営層が繰り返しビジョンを発信し、日常業務との関連性を示していく取り組みが重要です。
役割を明確に分ける
部署間で協力して進める業務については、役割と責任を明確に定義しましょう。誰がどこまで担当するのか、最終的な意思決定は誰が行うのかをあらかじめ決めておきます。曖昧さをなくせば、「言った・言わない」のトラブルや責任の押し付け合いを防げるでしょう。
情報共有ツールを導入する
全社で統一された情報共有ツールを導入すれば、部署間の情報格差を解消できます。プロジェクト管理ツールやビジネスチャット、ナレッジ共有システムなど、目的に応じたツールを選定しましょう。情報がオープンになれば、他部署の状況を把握しやすくなり、タイムリーな連携が可能になります。
フローやマニュアルを整備する
部署間連携が必要な業務については、フローやマニュアルを整備しておきましょう。どのタイミングで誰に何を連絡するのか、承認プロセスはどうなっているのかを明文化します。属人的な対応に頼らず、誰でも同じ品質で連携できる仕組みを作れば、業務の安定性が高まるでしょう。
部署間の連携を促進する施策例
部署間連携を促進するために、多くの企業がさまざまな施策を実施しています。ここでは、効果が期待できる4つの施策例を紹介します。
定期的な情報交換会や合同ミーティング
月に一度など定期的なタイミングで、複数部署が集まる情報交換会やミーティングを開催しましょう。各部署の進捗や課題を共有すれば、相互理解が深まり、協力できるポイントが見えてきます。お互いの業務内容を知る機会にもなり、日常的な連携のハードルが下がるでしょう。
シャッフルランチや社内イベント
業務外の場で他部署のメンバーと交流する機会を設けるのも効果的です。ランダムにメンバーを組み合わせる「シャッフルランチ」や、部署横断で参加する社内イベントは、普段接点のない人とつながるきっかけになります。カジュアルな場での会話が、業務上の連携をスムーズにする土台となるでしょう。
部署横断プロジェクトの推進
複数の部署が協力して取り組むプロジェクトを意図的に立ち上げる方法もあります。新規事業の企画や業務改善プロジェクトなど、部署の垣根を越えたチームで成果を出す経験は、連携の成功体験となります。プロジェクトを通じて築かれた関係性は、その後の日常業務でも活きてくるでしょう。
サンクスカード制度
他部署のメンバーに感謝を伝える「サンクスカード」制度も、連携促進に有効です。協力してくれた相手に感謝のメッセージを送る文化が根付けば、部署間のポジティブなやり取りが増えます。感謝を可視化する仕組みは、お互いを尊重し助け合う組織風土の醸成につながるでしょう。
部署間連携に役立つツール「RECOG」
部署間連携を促進するには、日常的に感謝や称賛を伝え合える仕組みが効果的です。RECOGは、従業員同士が感謝や称賛のメッセージを贈り合えるコミュニケーションツールで、部署を越えたつながりを強化するのに役立ちます。
RECOGでは、メッセージを送る際に企業のバリュー（行動指針）を紐づけられます。「協力」「チームワーク」といったバリューを設定すれば、部署間連携を意識した行動が自然と促されるでしょう。
また、感謝のやり取りは全社で可視化されるため、他部署の貢献や頑張りが見える化されます。普段接点のない部署の活動を知るきっかけにもなり、相互理解の促進にも効果的です。
RECOGの詳細は以下の資料で紹介しているので、ぜひダウンロードしてみてください
まとめ
部署間の連携は、組織の生産性向上やイノベーション創出、従業員のモチベーション向上など、多くのメリットをもたらします。しかし、コミュニケーション不足やセクショナリズム、情報共有の仕組みの欠如といった原因から、うまく機能していない企業も少なくありません。
連携を強化するには、コミュニケーション機会の創出、ビジョンの浸透、役割の明確化、情報共有ツールの導入、フローの整備といった取り組みが有効です。定期的な情報交換会やシャッフルランチ、部署横断プロジェクト、サンクスカード制度なども積極的に活用しましょう。
RECOGのようなツールを活用して感謝・称賛の文化を醸成すれば、部署間のポジティブなつながりが生まれ、連携がさらに強化されるでしょう。
