コラム
1on1ミーティングの効果的な進め方とは？成功ポイントとNG行動も紹介
1on1ミーティングは部下の成長支援やエンゲージメント向上に効果的なマネジメント手法として注目されていますが、「何を話せばいいかわからない」「形骸化してしまっている」という悩みを抱える管理職も少なくありません。
1on1ミーティングを効果的に進めるためには、正しい進め方を理解し、適切なテーマ設定やコミュニケーションスキルを身につけることが重要です。また、やってはいけないNG行動を把握しておくことで、よくある失敗を避けることができます。
本記事では、1on1ミーティングの定義や期待できる効果から、具体的な進め方、テーマ・質問例、成功のポイント、NG行動までを網羅的に解説します。1on1の導入を検討している方、すでに実施しているが効果を高めたい方は、ぜひ参考にしてください。
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングを効果的に実施するためには、まずその本質を正しく理解することが大切です。ここでは、1on1ミーティングの定義と、混同されやすい「評価面談」との違いについて解説します。
1on1ミーティングの定義
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行なう定期的な対話の場です。週1回から月1回程度の頻度で、15分から60分程度の時間をかけて実施されるのが一般的となっています。
1on1ミーティングの大きな特徴は「部下のための時間」であるという点です。上司が情報を伝えたり指示を出したりする場ではなく、部下が自分の考えや悩みを話し、上司がそれを傾聴してサポートする場として位置づけられています。部下の成長支援を目的とした対話を通じて、信頼関係の構築や課題の早期発見につなげることができるのです。
評価面談との違い
1on1ミーティングと評価面談は、どちらも上司と部下の1対1の面談ですが、目的や性質が大きく異なります。
評価面談は、業務の進捗確認や成果の評価、目標の設定などを目的として行われ、年に1〜2回の頻度で実施されるのが一般的です。会社や上司が主導する場であり、評価という明確なゴールがあります。
一方、1on1ミーティングは部下の成長支援を主な目的としており、部下が主役となる対話の場です。評価を下すのではなく、部下の話を聴き、考えを引き出し、気づきを促すことに重点を置きます。また、週1回〜月1回という高い頻度で行うことで、日々の小さな変化や課題にもタイムリーに対応できるという点も特徴です。1on1ミーティングでは評価の話題を持ち出さないことで、部下が安心して本音を話せる環境をつくることが大切です。
1on1ミーティングで期待できる効果
1on1ミーティングを適切に実施することで、個人と組織の両面でさまざまな効果が期待できます。ここでは、主な効果を4つ解説します。
部下の自発的・自立的な成長を促す
1on1ミーティングでは、上司が答えを与えるのではなく、部下自身が考えて気づきを得ることを重視します。「どうすればいいと思う？」「何が課題だと感じている？」といった問いかけを通じて、部下の内省を促し、自分で解決策を見出す力を育てることがポイントです。
こうしたアプローチは、部下の主体性や問題解決能力の向上につながります。指示待ちではなく、自ら考えて行動できる人材へと成長することで、チーム全体のパフォーマンス向上にも寄与するでしょう。また、定期的に対話をしているなかで部下のキャリアビジョンを把握できるため、本人に沿った成長機会を提供することも可能になります。
上司と部下の信頼関係を構築する
定期的に1対1で対話する機会を設けることで、上司と部下の間に信頼関係が築かれていきます。日常業務のなかでは話しにくい内容も、1on1ミーティングの場では安心して打ち明けられるようになるでしょう。
上司が部下の話に真剣に耳を傾けて共感を示すと「この人は自分のことを理解してくれている」「相談しても大丈夫」という安心感が生まれます。こうした信頼関係があれば、業務上の課題だけでなく、プライベートの悩みや将来のキャリアについても率直に話し合えるようになります。信頼関係は、部下のパフォーマンス発揮やエンゲージメント向上の土台となるのです。
エンゲージメントを高め離職率を改善する
1on1ミーティングを通じて、部下は「自分は大切にされている」「会社は自分の成長を支援してくれている」という実感を得ることができます。この感覚によって組織への愛着心や貢献意欲が高まっていき、つまりエンゲージメントの向上につながります。
また、定期的な対話のなかで、部下の不満や悩みを早期にキャッチして対処することが可能になります。「誰にも相談できずに一人で抱え込んでいた」という状態を防げるため、突然の離職を未然に防止できるでしょう。このように、1on1ミーティングは人材の定着と組織力の維持において重要な役割を果たしています。
心理的安全性を確保し本音を引き出す
心理的安全性とは、「自分の意見を言っても否定されない」「失敗しても責められない」と感じられる状態のことです。1on1ミーティングは、この心理的安全性を確保する場として機能します。
上司が、評価者としてではなくサポーターとして部下に向き合い、否定せずに話を聴く姿勢を示すことで、部下は安心して本音を話せるようになります。本音が引き出されると、表面化しにくい課題や現場のリアルな状況を把握できます。こうして心理的安全性の高いチームをつくれれば、問題の早期発見やイノベーションの創出にもつながることが期待できるでしょう。
1on1ミーティングの効果的な進め方
1on1ミーティングを効果的に進めるためには、一定の流れに沿って実施することが重要です。ここでは、事前準備からまとめまでの7つのステップを解説します。
ステップ1｜事前準備
1on1ミーティングの成否は、事前準備にかかっているといっても過言ではありません。上司は、前回の1on1ミーティングの内容や、部下の最近の業務状況、気になる点などを事前に確認しておきましょう。また、部下にも「今回話したいテーマがあれば事前に考えておいて」と伝えておくと対話がスムーズに進みます。
初めて1on1ミーティングを実施する場合は、目的や進め方を部下に説明し「この場は部下のための時間である」ことを共有しておくことが大切です。評価や業務報告の場ではないことを明確にし、部下が安心して臨める環境を整えましょう。
ステップ2｜アイスブレイク
1on1ミーティングの冒頭では、いきなり本題に入るのではなく、軽い雑談から始めることをおすすめします。天気の話、週末の過ごし方、最近ハマっていることなど、仕事とは直接関係のない話題で場を和ませましょう。
アイスブレイクには2〜3分程度を充てるのが目安です。このステップがあるかないかで、部下の緊張がほぐれてその後の対話がスムーズに進むかが変わってきます。また、何気ない雑談のなかから、部下のコンディションや最近の様子を感じ取れるでしょう。ただし、雑談が長引きすぎないよう、時間を意識することも大切です。
ステップ3｜前回の振り返り
アイスブレイクの後は、前回の1on1ミーティングで話した内容や決めたアクションの進捗を確認します。「前回、○○に取り組むと言っていたけど、その後どうなった？」といった形で振り返りを促しましょう。なお、振り返るために毎回記録を取っておくことも重要です。
前回からの継続性を持たせることで、1on1ミーティングが単発のイベントではなく、継続的な成長支援のプロセスとして機能していきます。アクションが進んでいれば一緒に喜び、進んでいなければその原因を探って次につなげると、より1on1ミーティングの効果が高まるでしょう。
ステップ4｜部下の話を傾聴
1on1ミーティングの中心となるのが、部下の話を傾聴するステップです。じっくりと耳を傾けましょう。業務上の課題、人間関係の悩み、キャリアへの不安など、さまざまな悩みや相談が出てくる可能性がありますが、じっくりと耳を傾けましょう。
傾聴のポイントは、話を遮らない、否定しない、アドバイスを急がないことです。相槌を打ちながら「なるほど」「その次はどうした？」と促し、抜け漏れなく話せるようにします。理想的には、1on1ミーティングの時間の7〜8割は部下が話し、上司は2〜3割程度にとどめるのがよいとされています。
ステップ5｜内省と気づきを促す問いかけ
部下の話を十分に聴いた後は、内省と気づきを促す問いかけを行ないます。上司が答えを与えるのではなく、部下自身が考えを深められるような質問を投げかけましょう。
たとえば「その状況をどう感じた？」「なぜそうなったと思う？」「他にどんな選択肢があったと思う？」「理想の状態はどんな姿？」といったオープンクエスチョンが効果的です。こうした問いかけを通じて部下は自分の考えを整理し、新たな視点や解決策に気づけるため、上司が誘導するのではなく部下の思考を促すことが大切です。
ステップ6｜ネクストアクションの決定
1on1ミーティングの終盤では、次回までに取り組むネクストアクションを決定します。対話を通じて得られた気づきを、具体的な行動に落とし込むステップです。
ネクストアクションは、部下自身が「これをやってみよう」と思えるものであることが重要です。上司が一方的に指示するのではなく、部下の意思を尊重しながら決めましょう。
また、アクションは具体的で実行可能なものにすることもポイントです。「もっと頑張る」ではなく、「来週の会議で一つは発言する」のように、いつ・何をするかを明確にします。明確に決まっていれば、部下はアクションを起こしやすくなるうえに、上司も部下の変化に気づきやすくなります。
ステップ7｜まとめと記録
1on1ミーティングの最後に、今回話した内容と決めたアクションを簡単に振り返ります。「今日は○○について話して、次回までに○○に取り組むことにしたね」と確認することで、認識のズレを防ぎ、お互いの記憶にも残りやすくなります。
また、1on1ミーティングの内容は記録として残しておきましょう。記録があれば次回の振り返りがスムーズになり、部下の成長の軌跡も追いやすくなります。
1on1ミーティングのテーマ・質問例
1on1ミーティングで「何を話せばいいかわからない」という悩みは多く聞かれます。ここでは、効果的なテーマと、すぐに使える質問例を紹介します。
効果的なテーマ例
1on1ミーティングで取り上げるテーマは、部下の状況や時期によってさまざまです。
たとえば、業務上の課題や困りごとは、日常的に生じやすいテーマです。仕事の進め方、優先順位のつけ方、スキル不足への対処など、具体的な悩みを聴くことで、適切なサポートにつなげられます。
人間関係やチームの雰囲気も重要なテーマとなります。同僚との関係、他部署との連携、チーム内のコミュニケーションなど、業務報告では出てきにくい話題を引き出しましょう。
また、キャリアや将来の展望についての対話も大切です。どんな仕事に挑戦したいか、将来どうなりたいかを聴くことで、成長支援の方向性が見えてきます。さらに、プライベートの状況や健康状態、ワークライフバランスについても必要に応じて話題にすると、部下の全体像を把握できるでしょう。
すぐに使える質問例
業務について聴く際は、「最近の仕事で困っていることはある？」「今取り組んでいる仕事で、うまくいっていることは何？」「もっとこうなればいいのにと思うことはある？」といった質問が効果的です。答えやすく、かつ部下の本音を引き出しやすい問いかけを心がけましょう。
成長やキャリアについては、「これから挑戦してみたいことはある？」「どんなスキルを身につけたい？」「3年後、5年後にどうなっていたい？」といった質問で、部下の意欲や展望を引き出します。コンディションを確認する際は、「最近、仕事とプライベートのバランスはどう？」「困ったときに相談できる人はいる？」「何かサポートできることはある？」と問いかけることで、部下の状態を把握し、必要なフォローにつなげられます。
1on1ミーティングを成功させる5つのポイント
1on1ミーティングを形だけで終わらせず、本当に効果のあるものにするためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。ここでは、成功のための5つのポイントを解説します。
傾聴・共感の姿勢を徹底する
1on1ミーティングで最も重要なのは、部下の話を真剣に聴く姿勢です。話を遮らない、否定しない、結論を急がないことを徹底しましょう。部下が話しているときは、相槌を打ちながら「うん、うん」「なるほど」と反応して話を引き出します。
また、部下の感情に共感を示すことも大切です。「それは大変だったね」「そう感じるのは自然なことだよ」と受け止めれば、部下は「わかってもらえた」という安心感を得られ、さらに深い話をしてくれるようになるでしょう。傾聴と共感の姿勢は、信頼関係構築の基盤となります。
コーチングで部下の思考を促す
1on1ミーティングでは、上司がすべての答えを与えるのではなく、コーチングの手法を用いて部下自身に考えさせましょう。コーチングとは、質問や対話を通じて相手の気づきや自発的な行動を引き出すコミュニケーション手法を指します。
「どうすればいいですか？」と聞かれたときにすぐに答えを返すのではなく、「あなたはどうしたいと思っている？」「他にどんな方法が考えられる？」と問い返して部下の思考を促します。自身で考えて出した答えは、人から与えられた答えよりも納得感があり実行に移しやすくなるため、部下の成長にもつながります。ただし、部下が明らかに困っている場合は適切なアドバイスの提供も必要です。
フィードバックは具体的かつポジティブに
1on1ミーティングでフィードバックを行なう際は、抽象的な表現ではなく、具体的な事実に基づいて伝えることが大切です。「最近頑張っているね」ではなく、「先週のプレゼン、資料の構成がわかりやすくて良かったよ」のように、いつ・何が・どう良かったのかを具体的に伝えましょう。
また、ポジティブなフィードバックを意識的に増やすことも重要です。改善点を指摘する場合も、まず良い点を認めたうえで「さらに良くするには」という形で伝えると受け入れられやすくなります。日頃から部下の良い行動や成果に気づき、1on1ミーティングの場でしっかりと伝えることで、部下のモチベーションと自己効力感を高められるでしょう。
自己開示で心の距離を縮める
1on1ミーティングで信頼関係を深めるためには、上司自身の自己開示が効果的です。自分の過去の失敗談、悩んだ経験、キャリアの迷いなどを適度に共有することで、部下は「上司も完璧ではないんだ」「自分だけじゃないんだ」と感じて心を開きやすくなります。
ただし、自己開示は部下の話を聴くことの妨げにならない範囲で行ないましょう。上司の話が長くなりすぎると、1on1ミーティングが「上司の話を聞く時間」になってしまいます。あくまでも部下の話を引き出すための呼び水として、適切なタイミングと量で自己開示を行ないましょう。
定期的に実施する
1on1ミーティングは一度やって終わりではなく、定期的に継続することで効果を発揮します。週1回、隔週、月1回など、頻度は組織や業務の状況に応じて設定しますが、一度決めたスケジュールは極力守るようにしましょう。
「忙しいから今週はスキップ」「急な仕事が入ったからキャンセル」が続くと、部下は「自分との時間は大事にされていない」と感じかねません。どうしても予定通りに実施できない場合は、必ず別の日程で振り替えることを伝えましょう。短い時間でも継続することが、信頼関係の維持と1on1の効果向上につながります。
1on1ミーティングのNG行動
1on1ミーティングで避けるべきNG行動を意識しておくことで、よくある失敗を防いで効果を高められます。どのようなNG行動があるのか見ていきましょう。
上司が一方的に話してしまう
1on1ミーティングは部下のための時間であるにもかかわらず、上司が一方的に話し続けてしまうケースがあります。業務の指示、アドバイス、自分の経験談など、上司の側に伝えたいことが多いと、つい話す量が増えてしまいがちです。
しかし、上司が話す時間が長くなると、部下が話す機会が減り、1on1ミーティングの本来の目的が果たせなくなります。理想的には、部下が7〜8割、上司は2〜3割程度の配分を意識しましょう。自分が話しすぎていないか、常に振り返ることが大切です。
雑談だけで終わってしまう
進め方としてアイスブレイクとなる雑談は大切ですが、1on1ミーティングの時間のほとんどが雑談で終わってしまうのは問題です。「話しやすい雰囲気を作ろう」とするあまり、本題に入らないまま時間が過ぎてしまうケースがあります。
雑談ばかりの1on1ミーティングが続くと、「何のための時間かわからない」と部下が感じたり、本当に話したい悩みを切り出すタイミングを逃したりしかねません。アイスブレイクは2〜3分程度にとどめ、「最近、仕事で気になっていることはある？」などの問いかけで本題に移行することを意識しましょう。
評価や進捗管理の場にしてしまう
1on1ミーティングを業務の進捗確認や評価の場にしてしまうのは、避けるべきNG行動です。「あのプロジェクトはどうなっている？」「目標の達成状況を報告して」といった質問が中心になると、部下は1on1ミーティングを「上司への報告の場」と認識して本音を話しにくくなります。
業務の進捗確認は通常の業務ミーティングや日報で行い、1on1ミーティングの場は部下の成長支援や悩みの相談に特化させましょう。評価につながる話題を持ち出さないことで、部下が安心して話せる環境を作れるため、評価面談は明確な区別が重要です。
1on1ミーティングの効果を高める「称賛文化」
1on1ミーティングの効果をさらに高めるためには、日常的な称賛文化の醸成が有効です。ここでは、称賛文化とは何か、そしてそのメリットについて解説します。
称賛文化とは
称賛文化とは、組織のなかで従業員同士が日常的に感謝や称賛を伝え合う文化です。「ありがとう」「助かったよ」「素晴らしい仕事だね」といった言葉が自然に交わされ、一人ひとりの貢献が認められる環境を指します。
称賛文化は、上司から部下への一方向だけでなく、同僚同士、部下から上司へ、部門を超えてといった多方向で広がることが理想的です。役職や立場に関係なく、良い行動や成果を見つけたら率直に称賛を伝える習慣が根づいている組織は、心理的安全性が高く、エンゲージメントも向上する傾向があります。
称賛文化を醸成するメリット
称賛文化の醸成は、1on1ミーティングの効果を高めるうえでも大きなメリットがあります。日常的に称賛が行なわれている環境では、従業員は「自分の仕事は見てもらえている」「貢献が認められている」という実感を持てます。この土台があることで、1on1での対話もより深まりやすくなるでしょう。
また、称賛の内容を1on1のテーマとしても活用できます。「最近、○○さんからこんな感謝のメッセージをもらっていたね」と話題にして部下の良い行動を具体的に振り返られれば、さらなる成長につなげられるでしょう。称賛文化と1on1ミーティングを組み合わせることで、相乗効果が生まれて組織全体のエンゲージメント向上に寄与するのです。
お互いに称賛を贈りあえるチームワークアプリ「RECOG」
称賛文化を組織に根づかせるためのツールとして、多くの企業で活用されているのが「RECOG」です。RECOGは、従業員同士が感謝や称賛のメッセージを贈り合えるチームワークアプリです。
RECOGのレター機能を使えば、「○○さん、急な依頼にも快く対応してくれてありがとう」「○○さんのアドバイスのおかげでプレゼンがうまくいきました」といった感謝のメッセージ（サンクスカード）を手軽に贈れます。贈られたレターは社内で共有され、誰がどのような貢献をしているかが可視化されます。
蓄積されたレターのデータは、1on1ミーティングの材料としても活用できます。「この期間にどんな称賛を受けたか」を振り返ることで、部下の良い行動を具体的に認め、さらなる成長を促すきっかけになるでしょう。
まとめ
1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で行う定期的な対話の場であり、部下の成長支援や信頼関係の構築、エンゲージメント向上に効果を発揮します。評価面談とは異なり、部下が主役となる対話の時間として位置づけられています。
効果的な1on1ミーティングを実施するためには、事前準備からまとめまでの7ステップから成る進め方を意識しましょう。そして、上司が一方的に話してしまう、雑談だけで終わってしまう、評価や進捗管理の場にしてしまうといったNG行動は避けるべきです。
1on1ミーティングの効果をさらに高めるためには、日常的な称賛文化の醸成が有効ですRECOGのようなツールを活用することで、称賛を仕組み化し、組織全体のコミュニケーション活性化とエンゲージメント向上を実現できるでしょう。
