コラム
2023.12.20
2023.12.20
職場崩壊が起きる前兆とは？崩壊を防ぐために押さえておくべき5つの対策を解説
▼ 目次
快適な職場環境では、従業員がお互いに協力し合いながら一人ひとりが能力を発揮することによって最大限の成果を出しやすくなります。その一方で、職場崩壊が起こっている職場では思うように仕事が進められず従業員への負担が増し、その結果離職者が増えて人手不足に陥りかねません。
職場崩壊は、必ずしも職場を壊す人材の存在だけが原因ではなく、職場環境も大きな原因となります。
そこで本記事では、職場崩壊の前兆や悪影響、手遅れになる前に職場崩壊を防ぐための5つの対策について解説していきます。
職場崩壊とは？
職場崩壊とは、職場内でのコミュニケーションや指揮系統などが崩壊することによってパフォーマンス能力が低下し、組織として正常に機能しなくなることです。
通常、職場では社員同士でコミュニケーションを取りながら協力しあい、共通の目標に向かって業務をこなしていきます。しかし職場崩壊が起こった組織はコミュニケーションがスムーズに取れない状態であるため、人間関係が悪化するばかりか社員間での対立が起こる可能性もあります。他の従業員と協力しようという意欲が薄く協力体制も取れないため、生産性が低下してしまうのです。
このような職場崩壊は、チーム単位、部署単位で起こるだけではなく組織全体でも起こり得ます。職場崩壊に気づいたときにはすでに立て直しが困難な手遅れの状態となっていることもあり、最悪の場合企業倒産につながる要因となってしまいます。
職場崩壊がもたらす悪影響
職場崩壊が起こると、組織そのものの機能が低下することによって、さまざまな悪影響が起こることが予想されます。
まず、上司の指示が通りにくくなります。機能が正常な組織では上司やリーダーが他の社員に業務の指示を行ないますが、場合によっては指示そのものが曖昧になることも増えてきます。そのような職場環境では、従業員のモチベーションが低下してしまうでしょう。業務が正常に行なわれることも少なくなるので生産性も悪化し、結果的に業績に悪影響を及ぼします。
また、従業員同士の関係が悪いと職場環境も悪化の一途をたどり、離職率が上がることも予想され、結果的に人材不足となる点も職場崩壊の悪影響です。
ここまで悪い状態になってしまうと、組織の立て直しは簡単ではありません。
職場崩壊の前兆
職場崩壊はいきなり始まるものではなく、いくつかの前兆がみられるものです。悪化したと気づいたときには手遅れになっていることが多いため、以下で挙げる職場崩壊の前兆は見逃さずに、前兆を感じた際は適切に対処することが求められます。
職場の雰囲気が悪くなる
職場の雰囲気は、従業員同士の人間関係で大きく変わるものです。従業員同士のコミュニケーションが不足している、また悪化していると職場の雰囲気が悪くなってしまいます。このような雰囲気の悪い職場では、必要な連絡事項がきちんと伝わらないことも多くなります。情報共有もうまくいかなくなるので風通しが悪くなり、従業員の不安感やいらだち、疲労やストレスを招いてしまうでしょう。
業務量が多く残業時間が増える
職場崩壊が起こると本来発揮するべきパフォーマンスが満足に発揮できないため、従業員1人あたりの業務負担が大きくなります。業務量が増えることで定時で業務が終わらず、残業や休日出勤をしなければならなくなるでしょう。多すぎる業務は従業員のモチベーションを下げてしまい、会社への貢献意欲を下げると同時に効率性や生産性も下げてしまいます。
また、前述した職場の雰囲気も従業員のモチベーションに大きく関わる要素です。雰囲気の悪い職場で従業員の仕事に対する意欲が下がることが、業務量や残業時間が増加する原因となるでしょう。
従業員の不満が募る
ここまで解説した職場の雰囲気の悪化、業務量の増加は、従業員の不満を募らせる要因です。組織内で十分な意思疎通ができず満足に指示も得られない、生産性が低く仕事がなかなか終わらないと、当然ながら従業員は不満を感じるものです。何をすればいいのかわからない、終わっているべき仕事がなかなか終わらない状況が続けば、会社に対して不満を感じてしまいます。
少数の従業員が不満に思っている程度であればまだ改善の余地があるでしょうが、従業員の態度や複数の従業員同士の会話で不満や愚痴が表れている場合は、職場崩壊の前兆と考えていいでしょう。
離職率が上がる
雰囲気が悪くて業務負担が多すぎる、という不満を抱える職場で、この先も長く働き続けたいという人はまずいないでしょう。現在の状況が改善することが見込めず将来性を感じないと、この職場を離れて新たな場所で働きたい、と考えるのが自然ではないでしょうか。
このように会社への不満が原因で離職する人が出てきた場合も、職場崩壊の前兆です。特に、複数の離職者が出ている、優秀な従業員が離職している状況は注意する必要があります。優秀な従業員の離職率が上がった場合、さらに会社全体での生産性が低下する上、最悪の場合は大量離職という状況も考えられます。大量離職が発生すると人手不足が深刻となり、さらに業務量が増加して残った従業員への負担も増える悪循環に陥ってしまうでしょう。
職場崩壊を防ぐための対策5つ
前述したように、職場崩壊は突然始まるものではなく、何らかの前兆があるはずです。その前兆をキャッチした場合、または悪化することを防ぐためには対策を講じましょう。そこで職場崩壊を防ぐための対策として、主な5つの方法を解説します。
コミュニケーションを活性化させる
円滑なコミュニケーションは、仕事をする上で重要な要素です。そのため、職場崩壊を防ぐにはまず職場内でのコミュニケーションを活性化させることが先決です。十分なコミュニケーションを取れるよう、コミュニケーションの基本である挨拶を徹底する、チャットツールなどを活用してマメに連絡を取り合うなど、日頃から気軽に従業員同士がコミュニケーションを取れる環境作りを行ないましょう。
また、空き時間に社内食堂や休憩室などでちょっとした社内イベントを実施するのもコミュニケーション活性化の手段の1つです。気軽に利用できる場所で雑談をする時間を設けるだけでも、従業員同士が話す機会を増やすことができ、コミュニケーション改善が期待できます。
もう1つ実施したいのが、ピアボーナスやサンクスカードなどの従業員同士で称賛する取り組みです。ピアボーナスとは、従業員がお互いの成果などを称賛して報酬を贈り合う、大手企業でも採用されている仕組みです。この仕組みを利用すると感謝や称賛を伝えられる上、モチベーションを上げられる効果が期待できます。
サンクスカードとは、従業員が感謝を伝えるために作成するカードで、資料を作ってくれた、業務をサポートしてくれたなどのお礼に対してカードを手渡します。口頭よりも感謝を伝えやすく、感謝を認識してもらいやすいので仕事に対するモチベーションを高めて、コミュニケーション活性化の効果も期待できます。
上司部下の信頼関係を作る
上司との関係悪化も、職場崩壊を招く一因です。そこで、チームや部署のリーダーは部下の間で信頼関係を作れるようにしましょう。リーダーが部下に対してコミュニケーションを取りやすいよう、率先してチームや部署単位で意見交換やミーティングを実施して、意見を聞ける機会を作るのがおすすめです。このような定期的に相談できる場所を設けていれば風通しがよくなり、従業員も不満が募る前に相談しやすく不満が溜まることも少なくなるでしょう。
もう1つおすすめの方法が、上司と部下が一対一で実施する面談「1on1」です。部下と一対一で話す機会となるので、部下は他の従業員への気兼ねなく率直な意見を交換できます。定期的に1on1を実施していれば、上司と部下での信頼関係を構築しやすくなります。
業務プロセスの見直しをする
業務効率が悪い職場では、余計な業務負担が従業員にかかり、ストレスや不満の原因になります。これまで社内で長く続けてきた既存の業務プロセスでは非効率的である場合も多いので、従業員の負担を減らすためには業務プロセスを見直して効率化を図るようにしましょう。
例えば、手続きの簡略化を実施する方法があります。業務で必要となる承認・決済業務は各社で独自のルールを設けていることもあるでしょう。必要書類を用意して上長の承認を得るなど、何段階ものプロセスを踏まなければならない状態では余計な仕事を増やしてしまいます。そこで承認・決済業務の手続きを簡略化すればプロセスを短縮できてコア業務に集中しやすくなります。
同時に、過剰な書類の作成をなくすことでも業務効率化を進められるので、ペーパーレス化を推進するのも、業務プロセス改善方法の1つです。
心理的安全性を高める
心理的安全性が高く従業員が自分の意見や考えを忌憚なく伝えられる環境は健全で、組織全体の風通しがよいので、組織改善が進みやすくなります。従業員間でのコミュニケーションも活発となり、その上安心して仕事に取り組める環境なので自然と成果も出しやすくなるでしょう。そのため、心理的安全性を高めることも職場崩壊を防ぐための方法の1つです。
心理的安全性を高めるには、まず従業員一人ひとりの価値観や多様性を認めることが必要です。「自分が認められている」と感じることで、従業員は安心感を得られます。
また、従業員が集まって交流やディスカッションができる場を設けるのも1つの案です。従業員同士で対話をすることで、より安心感を高められるでしょう。
飲み会や食事会のリラックスできる雰囲気の中で交流を深めることも、心理的安全性を高められる方法です。
定期的にサーベイを実施する
従業員が考えていること、従業員との関係を知るために、サーベイの実施をすることがあります。これを定期的に実施することによって、従業員の意見や状態を把握できるようになります。気づいたときには手遅れ、ということも多い職場崩壊でも、定期的にサーベイを実施していれば前兆にいち早く気づくことができるはずです。
例として、従業員に対して組織サーベイを実施する方法があります。組織サーベイを実施して従業員の価値観や考えなどを把握することで、その従業員の状況だけではなくチームや部署、組織の雰囲気や課題も見えてきます。サーベイの結果に問題があった場合は、適切な対処を講じることで職場崩壊が防げるでしょう。
まとめ
本来できるはずの仕事がうまく進まず、従業員同士のコミュニケーションもままならない状態は、もしかすると職場崩壊が始まっている前兆かもしれません。職場崩壊は必ず発生するものではなく、職場環境の見直しや改善を行なうことで防止できます。離職率が上がって人材不足に陥り、業務遂行が困難となるような状況は、職場崩壊を引き起こす可能性があります。従業員全員が快適に働いて成果を出せる職場づくりを行なうためにも、今回解説した職場崩壊の前兆や防止策を実行してみてはいかがでしょうか。
