コラム

2023.12.18
2023.12.18

部下から「話すことがない」と言われる理由とは?1on1の意味や役立つトークテーマと質問の具体例を解説

1on1ミーティングを行う際「話すことがない」という部下からの反応に直面することは、頭を悩ませる問題です。
部下が1on1を「やめてほしい」と感じている場合、信頼関係の構築やコミュニケーションの改善が必要とされます。
しかし、適切なアプローチで1on1ミーティングの効果を高めることは可能です。
 
本記事では、1on1ミーティングの意味や効果を始めとし、上司が押さえておきたい考え方や、部下から「話すことがない」と言われたときの対策方法、部下との対話を活性化させるトークテーマと質問例まで詳しく解説します。
 
部下との関わり方に悩みを抱えている方や効果的な1on1を実施したい方は、ぜひお役立てください。
 

1on1の意味・目的とは?

 
1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で直接対話することにより、互いの理解を深めるミーティングです。
一般的には、信頼関係の構築や部下の育成、生産性やエンゲージメントの向上などを目的としています。
 
このミーティングでは、業務に関する内容だけでなく、部下のプライベートな話題やキャリアに関する話題も含まれます。重要なのは、単に業務の進捗を確認するだけではなく、部下の個々のニーズに応じたサポートを提供し、部下を深く理解することです。
 
効果的な1on1ミーティングを行なうためには、上司が主に話すのではなく、部下の話を聞く姿勢が重要です。部下の考えを深く掘り下げることで、真の悩みや改善点を明らかにすることが求められます。これには、信頼関係の構築、オープンな質問の使用、そして適切なアジェンダの準備が不可欠です。
 
お互いの貴重な時間を割いて行うミーティングだからこそ、目的意識を持って進めることが大切です。お互いが共通の目的を持ち、有意義な1on1ミーティングの実施を目指しましょう。
 

1on1で上司が得られる効果

 
まずは、上司が得られる1on1ミーティングの効果を紹介します。
 

生産性の向上

1on1を行なうことで、部下の強みや弱み、ニーズを理解し、部下一人ひとりに合わせたサポートができます。
定期的に部下とミーティングを行ない、部下が抱える悩みや問題に対してフィードバックや解決策を提供することで、部下は自己効力感を高め、より積極的に業務に取り組むようになります。
フィードバックをする際には、必ず良いところを見つけ褒めるようにしましょう。そうすることで、部下が自分の能力や努力が認められると感じ、さらに頑張ろうという気持ちが高まり、結果的に組織全体の生産性が向上するでしょう。
 

自立型組織の形成

定期的に1on1を行なうことは、自律型組織の形成にも役立ちます。
1on1を通じてフィードバックや改善策を伝えることで、部下一人ひとりが自分の役割と責任を明確に理解し、自主的に行動を取るようになります。
また、1on1の際には、部下から出た意見やアイデアを否定せず、まず受け入れるようにしましょう。そうすることで、部下は自分の意見やアイデアを受け入れてもらえると感じ、自己効力感を与え、主体的な行動を促します。結果として、より積極的に仕事に取り組むようになり、自立型組織の形成ができます。
 

自身のマネジメント力の向上

1on1ミーティングを行なうことは、自身のマネジメント力を向上させることにも有効です。
1on1を通じて部下一人ひとりのニーズや課題を理解し、各従業員に合わせたサポートをすることで、効果的な人材育成が可能になります。
また、1on1は、部下のモチベーションや仕事への姿勢を把握する機会にもなります。これにより、部下へのフィードバックや指導をより的確に行うことができ、部下の成長を促進することができます。
さらに、自身のコミュニケーションスキルを向上させる場としても機能します。部下との対話を通じて、傾聴力や共感力など、コミュニケーションの要素を磨くことができます。
 

1on1で部下が得られる効果

 
1on1ミーティングは、単に業務の進捗を確認するだけではありません。
ここでは、部下が得られる主な効果を3つ紹介します。
 

自身の成長

1on1ミーティングは、部下自身の成長を促進するために重要な役割を果たします。

部下はこのミーティングを通じて、成果や行動に対する具体的な評価やアドバイスを定期的に上司からフィードバックとして受け取ることができます。この過程を通じて、部下は自分の強みや弱みを把握し、それらをいかに活かしたり改善したりするかを深く考える機会を得ます。
 
また、このフィードバックを基に、部下が自分自身の業務やキャリアを深く考察し、具体的な改善方法を見つけたり、次のステップに向けて意識的に業務に取り組むようになります。この経験を通じて、部下自身の成長を促し、キャリアをより充実させる道を見つけ出すことが可能になるでしょう。
 

モチベーションの向上

1on1ミーティングは、部下のモチベーションを高めるために効果的です。
このミーティングで、部下は上司からの直接的なフィードバックを受け取ることができるので、部下は自分の努力や成果が認識され、評価されていると感じます。自身の業務に対するフィードバックを通じて、自分の仕事が組織にとって重要であると実感し、自己効力感が高まり、結果的にモチベーションも向上します。
 
また、1on1ミーティングでは、部下のキャリアや将来の目標に関する話題も扱われます。自分のキャリアパスや長期的な目標について上司と話すことで、部下は自分の仕事に対するビジョンを明確にし、それを達成するためのモチベーションが生まれます。
 

コミュニケーションの改善

1on1ミーティングを定期的に行なうことで、部下が職場での問題や懸念を安心して話せる場となり、コミュニケーションが促進されます。
具体的には、仕事上の課題や悩み、キャリアに関する不安、職場環境の問題など、通常は話しにくいテーマを上司に話すことができます。この過程で、上司は聞き手としての役割を果たし、部下の意見や感情を理解し、必要に応じてサポートすることが大切です。
コミュニケーションの質を高めることで、上司と部下の信頼関係を構築することもできるでしょう。
 

なぜ部下から「話すことがない」と言われるのか?

 
1on1ミーティングで部下から「話すことがない」と言われる理由には、いくつかの要因が考えられます。
ここでは、その主要な要因について紹介します。
 

信頼関係が構築できていない

1on1ミーティングで部下が「話すことがない」と感じる要因の一つは、上司との間に信頼関係が築かれていないことです。信頼が構築できていないと、部下は自分の考えや意見をオープンに共有することに消極的になる傾向があります。
また、部下は「自分の発言がネガティブな結果につながるかもしれない」と懸念し、話すことを躊躇するかもしれません。
さらに、1on1ミーティングは、文字通り1対1で行われるミーティングなので、信頼関係が構築できていない場合は閉鎖的な空間で実施されると緊張して話せなくなってしまうケースもあるでしょう。
 

心理的安全性が担保されていない

心理的安全性が担保されていないことも1on1ミーティングで部下が「話すことがない」と感じる要因の一つです。
心理的安全性とは、自分の意見を伝える際に際にリスクを感じない環境のことを指し、これが不足していると部下は自由に意見を言い出せないかもしれません。特に、部下が上司の反応を恐れる場合、コミュニケーションは阻害されがちです。
その結果、1on1ではなしたいことがあったとしても話すことを躊躇してしまうでしょう。
 

業務が忙しくミーティングの時間を確保したくない

1on1ミーティングにおいて「話すことがない」と感じる部下の背景には、業務の忙しさからミーティングの時間を確保することが負担に感じている可能性があるでしょう。
そのような場合は、部下が業務過多になっていないか注意しましょう。
 
また、1on1ミーティングの重要性や価値を十分に理解していない可能性もあるため、その場合には目的やメリットを明確に伝え、部下にミーティングの重要性を理解させることが重要でしょう。
 

上司と話すことに緊張している

上司と話すことに対する緊張も部下が「話すことがない」と感じる要因の一つです。日頃のコミュニケーションが限られている中で、上司からの直接的なフィードバックを受けたり深い話をする状況は、部下が不安や緊張感を感じる可能性があります。
この緊張感の根本的な要因は、上司と部下の関係性にあることが多いです。部下が上司を権威的な存在と捉えている場合、自然体でのコミュニケーションが難しくなる傾向があります。
 
また、過去の経験や上司の反応が部下の心理に影響を与え、自己表現を抑える原因となっていたり、部下が「自分の意見が否定される」「評価される」あるいは「無視される」といった懸念を持つことも、緊張の要因となります。
 

1on1を実施する前に上司が押さえておきたい考え方

 
ここでは、1on1ミーティングを実施する前に上司が押さえておきたい考え方を3つ紹介します。
これらを意識することで、ミーティングの質を向上させることができるため、1on1ミーティングを実施する前に心がけておきましょう。
 

アイスブレイクを実施する

1on1ミーティングでは、緊張した雰囲気をなくすためにもアイスブレイクが有効です。
アイスブレイクを行う際は、まずは上司自身が軽いプライベートの話題を振ることが良い方法です。例えば、趣味や最近の出来事について話すことで、部下の緊張も少しずつほどけ、自分の話をしやすくなります。
このような会話はその場の雰囲気もを和らげ、自然なコミュニケーションへと導きます。
重要なのは、アイスブレイクの内容が軽くても良いことです。部下が無理なく参加できるような話題を選び、1on1ミーティングを始める前のリラックスした空気を作ることが目的です。
 

部下が話しやすい雰囲気を作る

部下が話しやすい雰囲気を作るためにも以下のようなことに注意する必要があります。
 
1.上司が話す場にならないようにする
これは、部下の意見や考えを中心に据え、彼らが自由に話せる空間を提供することを意味します。
上司は、聞き役としての役割を果たしながら、部下が自分の考えを表現できるよう支援しましょう。
 
2.質問ばかりしない
一方的な質問は部下を圧迫し、自由な発言を阻害する可能性があります。部下の話を聞き、自然な流れで質問を挟むようにしましょう。
 
3.部下の話を否定しない
部下が自分の考えをオープンに表現できるように、肯定的な反応を示すことが重要です。部下の考えを尊重し、その意見を基に建設的な対話を進めましょう。
 
4.緊張感を与えない
ここでの緊張感を全く与えないということではありません。過度な緊張感は与えずリラックスした雰囲気で1on1ミーティングを実施することが重要です。
また、柔軟な姿勢で接することで、部下は安心して自分の考えや感情を話すことができるようになります。
 

部下を深く知るための時間だと心得る

部下との1on1では、仕事の進捗や業務上の課題だけでなく、個人的な関心事や家庭の状況、趣味や休暇の過ごし方などにも耳を傾けることが重要です。このようにプライベートな話題を取り入れることで、部下が業務以外の面でも自分を理解してもらえていると感じ、信頼関係を築きやすくなります。
 
また、部下のプライベートな面を理解することは、彼らが抱える潜在的な悩みやニーズを把握する手がかりにもなります。家庭の事情や個人的な目標が業務にどのように影響しているのかを理解することで、より適切なサポートや助言を提供することが可能になります。
 
ただし、信頼関係ができていないのにプライベートのことを質問することで、かえって部下との間に壁を隔てることにもなりかねません。
まずは部下との信頼関係を構築すること、上司から自分のプライベートの話をすることで、部下も安心して話すことができるようになるでしょう。
 

部下から「話すことがない」と言われたときの対策6つ

 
1on1ミーティングで部下から「話すことがない」と言われたときの対策は、以下の6つのポイントに集約されます。
それではひとつずつ解説していきます。
 

信頼関係を構築する

信頼関係を構築するためには、部下との間にオープンなコミュニケーションを確立することが重要です。
まず、自己開示を通じて部下に自身の考えや経験を共有しましょう。これにより、部下も自分の意見や感情を安心して話せるようになります。
 
また、部下の意見や感情に真摯に耳を傾け、それを尊重することで、信頼関係が深まります。部下が自分の話を真剣に聞いてもらえていると感じることは、信頼感を高める上で非常に効果的です。信頼関係の構築は一朝一夕には成されませんが、コンスタントに対話を重ね、互いを理解し合うことで、徐々に築かれていきます。
 

話を聞く姿勢を見せる

1on1ミーティングでは、上司が積極的に話を聞く「傾聴」の姿勢を見せることで、部下の話を引き出し、彼らの考えや感情を深く理解する機会になります。傾聴する際は、部下の話に耳を傾けるだけでなく、非言語的なサインや表情にも注意を払い、共感を示すことが重要です。これにより、部下は自分の意見や問題を安心して共有できるようになり、話しやすい雰囲気が生まれます。
 
また、傾聴することで、部下の隠れた才能や問題点を発見し、それに対するサポートや解決策を提供することも可能になります。部下が自分の意見が重視されていると感じることで、1on1ミーティングに対する積極的な参加意欲も高まります。
 

上司からプライベートや趣味の話をする

上司からプライベートや趣味の話をすることは、部下との関係をより良いものに変えるために有効な対策です。この対策はフォーマルなビジネスの枠を超えて、人間としてのつながりを築くことを促します。例えば、趣味の話、休日の過ごし方、家族に関するエピソードなどを共有することで、部下は上司を身近に感じるようになります。
 
この種の対話は、部下がリラックスして自分自身を表現しやすくなるため、1on1ミーティングの雰囲気を和らげ、よりオープンで信頼性の高い関係を築くのに貢献します。
また、互いの共通点を発見することで、職場のコミュニケーションが活発になる可能性もあります。
 
ただし、このような話題が部下にとって快適であることを確認し、プライバシーを尊重することも重要です。
 

1on1ミーティングの意味や目的を部下に伝える

1on1ミーティングの意味や目的を部下に明確に伝えることは、効果的な施策の一つです。単なる業務の報告や指示の場ではなく、部下の成長を支援し、意見や懸念を共有するためのプラットフォームになる1on1ミーティング。上司は、このミーティングが個々のキャリアの発展、個人的な問題や職業的な目標に対するサポートの場であることを部下に伝えるべきです。
 
また、このミーティングは相互の信頼を築き、より良い職場環境を作るための機会としても位置づけられます。このミーティングの目的が明確になることで、部下はオープンに話し、建設的なフィードバックを受け入れやすくなります。
 
さらに、意味や目的を伝え透明性を持たせることで、部下が1on1に積極的に参加し、それを自身の成長の機会として捉えるでしょう。
 

事前にアジェンダをつくる

事前にアジェンダを準備することも有効です。アジェンダは、ミーティングの流れを明確にし、議論すべき重要なポイントを事前に特定する手段となります。
 
上司は、アジェンダを通じてミーティングの目的や期待する成果を部下と共有し、有意義な対話に焦点を当てることができます。
部下もまた、アジェンダに基づいて自身の意見や質問を準備し、積極的にミーティングに参加できます。
 
アジェンダを作成することで、ミーティングの時間を最大限に活用する方法です。これにより、1on1ミーティングは単なる形式的な会話ではなく、実際の問題解決や個人の成長につながる具体的な行動計画を立てる機会となります。
効率的かつ目的に沿った1on1ミーティングを実施するために、アジェンダの準備を怠らないことが重要です。
 

1on1ミーティングのハードルを下げる

1on1ミーティングのハードルを下げることも重要です。そのためにも、まず緊張を和らげ、リラックスした雰囲気でミーティングを行なえる環境をつくりましょう。ここのような環境を作るためには、会話の始めに軽い雑談やアイスブレイクを取り入れることが効果的です。
 
また、ミーティングの目的と期待を明確にし、部下が安心して意見や感想を述べられるよう促します。具体的には、ミーティングの冒頭で目的を共有し、部下の意見や感想を聞く姿勢を示しましょう。
 
部下が自由に話せる雰囲気を作ることで、1on1ミーティングのハードルを下げ、よりオープンで生産的な会話を促進することが可能になります。このようにして、1on1ミーティングは効果的なコミュニケーションの機会として機能するようになります。
 

1on1ミーティングのトークテーマ・質問の具体例

 
1on1ミーティングの成功の鍵は、適切なトークテーマと質問の選択にあります。
ここでは、各テーマに対して具体的な質問例を5つずつ紹介します。
 
これらを参考にしながら目的に沿ったテーマを設定し、良い雰囲気で1on1ミーティングを行ないましょう。
また、時には部下に話したいテーマを聞いてみるのも効果的です。
 

お互いを理解するテーマ

このテーマは、互いの信頼関係構築に不可欠です。
以下に5つの質問例を紹介します。これらは、相手の個性や興味を知るのに役立ち、より良いコミュニケーションを促進します。
 
・最近の趣味は?
・長年続けていることはある?
・最近読んだ本や観た作品で印象に残っているものは?
・最近プライベートで何か困っていることはある?
・好きなYouTuberはいる?
 

部下を成長させるテーマ

部下の成長を促すテーマは、1on1ミーティングにおいて重要です。
以下に5つの質問例を紹介します。これらの質問は部下の自己認識を深め、将来の目標や現在の課題について考えるきっかけとなるでしょう。
 
・最近悩んでることはある?
・これまでに達成感を感じたことは?
・自分自身に伝えたい言葉は?
・自分に足りないと感じている点は?
・将来の目標は?
 

チームワークを向上させるテーマ

チームワークの向上は、組織全体の効率と士気を高めるために重要です。
ここでは、チームワークの強化に貢献する5つの質問例を紹介します。
 
・人間関係で悩みはある?
・周りに助けてほしいと思っている業務はある?
・チームメンバーの仕事で自分もできるかもしれないと思う業務はある?
・周りで困っていそうな仲間はいる?
・目標達成後、どのようにチームで祝いたい?
 

組織改善に繋がるテーマ

1on1ミーティングで組織の現状やに関するテーマを取り上げることで、組織改善に役に立つでしょう。
以下で紹介する5つの質問例は、組織の問題点を明らかにし、改善策を探るために効果的です。
 
・今の組織の改善点はある?
・自身が上司だとしたら、自分をどこのポジションに置く?
・自分の業務以外に、積極的に携わりたいと思う業務はある?
・組織内で不要だと思う暗黙のルールはある?
・会社のルールで変えたほうがいいと思うものはある?
 

今後のビジョンに関するテーマ

1on1ミーティングで取り上げるべきテーマの一つが、今後のビジョンに関するテーマです。これにより、お互いの目指す将来像や組織の方向性を共有することができ、職場内での関係強化に寄与します。
以下に5つの質問例を紹介します。
 
・日々の業務が組織にどのような貢献をしていると思う?
・今後挑戦してみたい業務は?
・どのような人間になりたいと思う?
・この組織がどのように社会に貢献していると思う?
・この組織が目指していくべき方向性は?

全てのトークテーマに共通して、質問をする際は「答えにくい質問であれば回答しなくても構いません」のような一言を前置きし、部下がリラックスして自由に意見を述べられる環境を作ることが重要です。
オープンで快適な雰囲気を作り、部下の成長を促進する質問を適切に選びましょう。
 

まとめ

部下から「話すことがない」と言われないためにも、信頼関係の構築や1on1の意味や目的を部下に伝えることは非常に重要です。
効果的な1on1ミーティングを実施するためには、まず部下が「話すことがない」と感じる要因とその解決策を理解することが重要です。
 
相互理解を深めるテーマ、部下の成長を促すテーマなど1on1のトークテーマは様々。
これらのトークテーマを参考にしながら、部下との信頼関係を深め、モチベーション向上と組織力の強化につながる有意義な1on1ミーティングを実現しましょう。
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