コラム

社内コミュニケーションの活性化に役立つ実践ポイントや具体的な方法を解説

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社内コミュニケーションとは           

企業では、どのようなコミュニケーションをとるように心がければいいのでしょうか。社内コミュニケーションとは何かを解説します。
 

報連相だけでは不十分

業務には、1人で完結するものや、部署やチームで連携して行うものもあるため、報連相による情報共有が不可欠です。そのため、ビジネスの基本である「報連相(報告・連絡・相談)」は、従来から重要視されてきました。

しかし、情報共有だけでは、十分なコミュニケーションを図ることはできません。社内コミュニケーションは、情報共有以外にも求められている目的があります。

 

互いのスキルや情報を共有できる関係性の構築が目的

社内コミュニケーションの目的とは、同僚や上司、部下などがスキルや情報を共有しあえる良好な関係性を築くことです。日頃から気軽にやり取りができる関係を構築できていれば、伝達不足などによるミスも減らせる可能性が高まります。さらに、ひらめきやアイデアの創出にもつながり、企業利益やビジネスの成功にも結びつけることもできるでしょう。
 

社内コミュニケーションの見直しが必要な理由

社内コミュニケーションを見直す企業が増えている背景について解説します。
 

働き方改革によるテレワークの促進

働き方改革の推進によって、テレワークを導入する企業も増えていますが、オフィス勤務の社員とテレワーク社員との間で、コミュニケーション不足が起こっています。これにより、企業の生産性が低下するなどの課題も浮き彫りになっています。また、人間関係の悪化によって、孤立する社員が増えれば、離職率も高まりやすいです。
 

ダイバーシティにおける組織力の向上

ダイバーシティは、企業が組織として一致団結するうえで、欠かせない要素の1つです。ダイバーシティとは、多様性を指す言葉で、アメリカから広まった経営概念です。多様な働き方や考え方を受け入れ、タテ・ヨコ・ナナメの関係において、密なコミュニケーションをとることが必要とされています。
 

コミュニケーション不足が招くリスク 

社内コミュニケーションの重要性を理解せずに、コミュニケーション不足の状況が続いた場合のリスクについて解説します。
 

離職率が高まる

離職率が高い要因の1つに、人間関係の悪化が挙げられます。その多くの理由が、コミュニケーション不足にあります。ハラスメントが起こりやすくなったり、社内に居場所がなく精神的なストレスが増えたりするなどの理由により、離職率が高まります。

また、将来設計が立てられない、気軽に相談ができないことで孤独を感じやすくなり、離職につながってしまうケースも多いです。
 

ミスが増え、作業効率が下がる

コミュニケーション不足によって、情報共有も必要最低限のレベルに低下する恐れがあります。また、気軽な相談ができないため、わからないまま業務を進めてミスにつながるケースも多いです。ミスが増えれば、社員のモチベーションはもちろん、作業効率も下がってしまいます。結果的に、企業の業績の低下にもつながりやすくなります。
 

企業のビジョンを共有できなくなる

企業の規模が大きくなるほど、組織の統率力が求められます。企業理念やビジョンの共有によって、経営層と社員が経営における共通認識をもつことができます。しかし、コミュニケーションが不足すると、経営層から社員への伝達がうまくできなくなり、企業のビジョンも適切に伝えられません。そのため、組織力の低下を招くことになります。
 

社内コミュニケーションの活性化によって得られるメリット

社内コミュニケーションを活性化すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。以下では、主なメリットを解説します。
 
 

職場内の人間関係によるストレスが緩和される

円滑なコミュニケーションが行えるようになれば、職場内での人間関係によるストレスを減らすことができます。互いの考え方や仕事内容などへの理解が深まるため、良好な関係性を築きやすくなります。これにより、社員にとって働きやすい職場環境を整備できるようになり、社員の満足度を高めることも可能です。
 

社員の定着率がアップし、離職率が低下する

職場で良好な人間関係を築けるようになり、精神的なストレスが減るため、社員の定着率が高まり、離職率が下がりやすくなります。働きやすい環境が、社員の会社に対する愛着心を育むこともあるでしょう。そうなれば、従業員満足度だけでなく、従業員エンゲージメントの向上にもつなげることができます。
 

社員のモチベーションが高まり、作業効率の向上も期待できる

社内コミュニケーションが活性化すると、社員レベルでの意識の変革も可能です。積極的な言動がみられるようになったり、担当する業務や仕事へのやりがいを感じたりする社員も多くなります。個々で作業効率を向上させようとする意識も生まれやすく、結果的に会社全体の生産性の向上にもつなげることができます。
 

イノベーションの創出につながる

積極的なコミュニケーションをとることによって、他部署の職員と円滑なコミュニケーションがとれるようになれば、部署を超えた連携も可能です。異なる視点による意見交換が行えるうえに、部署内では考えつかなかった新しいアイデアやイノベーションが生まれる機会も増えます。さらに、事業に活かすことで業績の向上も期待できます。
 

企業ブランドや顧客満足度の向上も期待できる

社員のモチベーションの向上やイノベーションの創出などにより、顧客への接客や対応などのサービスの質も高まります。さらに、働きやすい労働環境の整備などによって、健康的な経営を行っている企業として、社会的な評価を得ることも可能です。結果として、企業の信頼度や顧客満足度の向上にもつながりやすくなります。
 

コミュニケーションを活性化するための具体的な方法

社内コミュニケーションの活性化を行う際は、以下の方法の中から実践しやすいものから取り組むようにしましょう。
 
フリーアドレス制度を導入する
フリーアドレス制度とは、固定席を設けずに好きなスペースや座席で働けるワークスタイルを指します。社員同士が気軽にコミュニケーションをとれるようになるため、何気ないやりとりから、イノベーションの創出につながる場合もあります。
 

レクリエーションを実施する
接点のない部署間でのコミュニケーションを活性化させるなら、スポーツ大会や部活動などの開催も1つの方法です。部署だけでなく、役職を超えた交流も可能にします。

 
社内報の配信
社内報に社員や部署などの情報を載せることで、他部署の社員への理解を深めるきっかけになります。従来の社内報は、印刷物によるものが一般的でしたが、メルマガや動画、社内SNSなどによる配信を行う企業も増えています。
 

社員食堂やカフェスペースを設置する

社内に社員食堂やカフェスペースを設ければ、他部署の社員が交流できる環境を作れます。福利厚生を充実させることにもつながるため、従業員満足度のアップも期待できます。
 
コミュニケーションツールを利用する
コミュニケーションツールを導入すれば、部署内だけでなく、テレワーク社員との円滑なコミュニケーションをとれるため、業務連絡や気軽な相談も可能です。また、ファイルやデータの共有機能が搭載されたツールを利用すれば、作業効率の向上にもつながります。
 

社内で勉強会やワークショップを開催する

勉強会やワークショップは、社員のキャリアアップのきっかけづくりにもなりやすく、社員がスキルや知識を習得できるようにサポートできます。講師は、社内で探すことも可能ですが、社外から専門家や著名人を招く方法もあります。
 
1on1で社員の悩みや不満を吸い上げる
1 on 1とは、上司と部下が1対1で面談を行うことを指します。上司から適切なアドバイスを助言したり、互いに信頼関係を深めたりするうえで有効です。定期的に実施すれば、社員の離職のリスクを減らすことも可能です。

社内通貨制度を設ける

社内通貨制度とは、社員が、業績を上げた人や自らサポートを買って出た人などのように、称賛に値する人にポイントを贈る制度のことです。頑張りが見える化されるため、社員のモチベーションのアップにつなげることができます。
 
 

社員同士が互いに称賛しあえる環境づくりが大切

社員同士で称賛しあえる関係性を築ける職場環境になれば、互いへの理解が深まり、信頼関係を築くことにつながります。とくに、「ほめる」という行為が社内に定着すると、社員は自発的に行動するようになり、会社への愛着度もわきやすくなります。これらを実現するためには、社員同士で称賛しあえる仕組みの構築が不可欠です。

とはいえ、直接相手に感謝の気持ちを伝えたり、メッセージカードに書いて渡したりする方法は、手間がかかるため現実的ではありません。効果的な方法として、社員同士が「ありがとう」の気持ちを気軽に伝えることができるツールの活用がおすすめです。

「サンクスカード」の活用で、社員のモチベーションをアップさせよう

社員同士が称賛しあえる仕組みづくりにおすすめの方法は、サンクスカードの活用です。以下では、特徴や得られる効果、コツを解説します。

 

 

「ありがとう」を気軽に伝えられるツール

サンクスカードとは、感謝や称賛したい社員に宛てたカードのことで、社内コミュニケーションの活性化の施策として有効な手段です。相手に渡す方法として、おもに、手書きのメッセージカードを手渡すケースと、ツールのメッセージ機能を活用するケースの2種類があります。ツールを活用すれば、手書きする手間やメッセージカードなどのコスト削減にもつながります。
 

定着によってもたらされる効果

サンクスカードの活用により、良好な人間関係を築けるようになると、心理的安全性を確保しやすくなることも得られる効果の1つです。さらに、組織の一員としての誇りや愛着をもつ社員も増えていきます。また、同じ部署やチームのメンバーだけでなく、面識がなかった他部署や社員、会社への興味も高まるなどの効果も期待できます。
 

サンクスカードを定着させるコツ

サンクスカードを定着させるためには、メッセージのやり取りだけで終わらせず、表彰やインセンティブなどにつなげることも重要です。また、業績に貢献した人だけが評価されることや、「ありがとう」だけのやり取りで終わることがないように、明確な目的やルールを設け、周知させる必要があります。

たとえば、どういったところが称賛に値すると感じたのか、どのようなことに感謝したいのかを具体的に記載しましょう。

 

まとめ

社内コミュニケーションの活性化によって、離職率の低下や生産性の向上などにもつなげることができます。サンクスカードは、ツールの導入で簡単に仕組み化できるため、社内コミュニケーションの活性化を図りたい企業におすすめです。

株式会社シンクスマイルの「RECOG」は、サンクスカードのデジタル化や社員のモチベーションアップ施策が手軽に実施できるチームワークアプリです。また、バリュー浸透プログラムで企業理念の浸透施策も行えるほか、ピアボーナス機能も有効活用できます。

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