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社内SNSのメリットは何?社内に定着しない理由や成功のポイントを知ろう!

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社内SNSとは          

社内SNSとは誰がどのように使うツールなのでしょうか。はじめに、社内SNSの概要について解説します。社内SNSの利用目的や特徴、類似ツールとの違いを知って理解を深めましょう。
 

社内SNSとは

社内SNSとは、社内のコミュニケーション活性化を目的としたツールです。双方向かつ複数人で情報を共有でき、「いいね」などのリアクション機能も有しているのが大きな特徴です。メールよりも気軽に使え、リアルタイムでのやり取りもできるため、部署や役職などを越えてコミュニケーションしやすい環境を構築できます。

社内SNSの導入によって業務外での社員同士のつながりも生まれやすくなり、人材をより有効活用できる可能性が高まります。

 

他のグループウェアやビジネスチャットとの違い

グループウェアとは、企業内の業務効率化を目的としたツールで、業務上必要とされるソフトウェアや機能を備えたもののことを指します。具体的には、業務上必要なデータの共有や作業状況の把握をするためのもので、社内コミュニケーションの活性化を狙う社内SNSとは目的が異なります。

ビジネスチャットと社内SNSは、機能自体はほとんど同じですが、やりとりの相手や主な活用目的などに違いがあります。ビジネスチャットは顧客への連絡などあくまでビジネスに特化したやり取りに使われるものです。社内SNSは社員間のコミュニケーションに使われます。

                

社内SNSのメリット    

社内SNSのメリットもチェックしておきましょう。メリットを押さえておけば、導入の際の社内調整もスムーズに進められます。社内SNSの導入には主に3つのメリットがあるため、順番に説明します。
 
 

◾︎ コミュニケーションの活性化

社内SNSを活用することで、部署内や業務関係者内に限られていたコミュニケーションが、その垣根を越えて行われるようになります。プライベートで利用するSNSと同じ感覚で使えるので、ちょっとした日常的な話題でも気軽に投稿できます。

普段あまり接点のない社員同士が、共通の話題でコミュニケーションを取るきっかけにもなるでしょう。セクショナリズムが解消されれば社内の風通しも良くなり、新しい視点のアイデアも生まれやすくなります。

 

◾︎ 情報等の共有

社内SNSがあれば、メーリングリストなどを作成する必要もなく、全社員に効率的に情報共有できます。宛先の抜け漏れが起きる心配もありません。特定の相手やグループだけに向けた情報共有も可能です。自分宛てのチャットを通知する機能もあるため、メールと比べてすぐに気付いてもらいやすいのもメリットです。

社内SNS内に個人の知見や参考資料などの情報を蓄積させていくという使い方も有用です。新入社員や中途社員の参考になるのはもちろん、蓄積されたノウハウやナレッジをうまく組み合わせることで、全社的な課題を解決できる場合もあるでしょう。

 

◾︎ コミュニケーションの場所を広げる    

パソコンだけでなくスマートフォンなど多様なデバイスからアクセスできるのも社内SNSの利点です。時間や場所を問わずコミュニケーションが取れるため、万が一重要な情報を伝え忘れて帰宅したとしても、自宅からすぐに情報共有できます。

移動時間もコミュニケーションに使えるので、時間の効率性もアップするでしょう。働き方改革の一環でテレワークを導入する企業が増えていますが、社内SNSは在宅勤務やモバイルワークなどの働き方にもマッチします。

 

社内SNSのデメリット

社内SNSの導入にはいくつかの注意点もあり、ここでは特に重要な3点について解説します。導入にあたってはこれらの注意点への対応策についても検討しておくと良いでしょう。
 
 

◾︎ 導入のためのコストがかかる

まず、導入にあたって初期費用がかかります。社内SNSは企業ごとに使いやすい形にカスタマイズするのが一般的です。ツールによっては、毎月の利用料などのランニングコストが発生するものもあります。

教育コストもかかるでしょう。全社員に使ってもらうためには、わかりやすいマニュアルを作成したり、使用方法の勉強会を行ったりする必要があります。導入によって期待される効果とコストのバランスを見ながら最適なツールを選ぶようにしましょう。
 

◾︎ SNS疲れを起こす可能性    

個人で利用するSNSと同じように、SNS疲れも懸念されます。リアルタイムでのやり取りができるのは便利ですが、昼夜問わず返信や新しいメッセージの確認に追われる状況になると、社員の精神的負担感を増やしてしまう恐れがあります。

気軽に使える分、仕事とプライベートとの線引きが難しくなってしまう点も否めません。利用する目的やチャットを送っていい時間帯などについてのルールを決めるなど、社員に負担をかけない形での運用が求められます。
 

◾︎ 情報が流れていってしまう

社内SNSの場合、社員数によっては1日だけでも相当な数のやり取りが想定されます。古い情報はどんどん下に流れていってしまうため、必要な情報を管理しておかないと後から見返すときに必要な情報にたどり着くのに手間がかかります。

特に、検索機能が使えないツールの場合、一度見失ってしまった情報を見つけるのは骨が折れるでしょう。情報自体を見つけるのに時間と手間がかかるという状況では、社内SNSのメリットを享受できているとはいえません。

社内SNSが定着しない理由    

社内SNSを導入しても利用者が一部に限定されるなど、社内に定着しないケースも多いのが現状です。何がSNS定着の壁になってしまうのでしょうか。代表的な2つの理由について解説します。
 

活用方法が分からない

目的が「社内コミュニケーションの活性化」というように漠然としていると、社員としてはどのように活用していいのかわかりません。説明が不十分なままの導入ではどのような情報発信が適切なのか判断できず、様子見のままで結局使われずに終わってしまうというパターンがあります。

従来の電話やメールで十分だと捉えられてしまい、社内SNSの必要性を感じてもらえない可能性もあるでしょう。運用を社員に丸投げするようでは、なかなか浸透しません。
 

SNSのデメリットが出てしまう

SNSはストレートに発言できる反面、言葉を選ばないと人を傷つけてしまったり、思わぬ揉めごとの火種になってしまったりする恐れがあります。特に社内SNSの場合はユーザーが企業や組織に属する以上、内容によっては誰に対する意見なのかをすぐに特定されてしまいます。

個人攻撃と思われる内容、ネガティブなコメントや反応が多いと社員が委縮してしまい利用が進みません。利用にあたっては、SNSの悪い面が出ないような工夫が求められます。
 

導入成功のポイント    

社内SNSの導入を成功に導くためのポイントについて解説します。これから検討する場合はもちろん、今ひとつ定着しないという場合においても、次の3点が導入成功のポイントになります。
 

目的をはっきりと定める

まずは目的を明確にしましょう。社内のコミュニケーションの活性化や向上は最終目的です。社員に対しては、具体的にどのようなコミュニケーションに社内SNSを活用して欲しいかを明確に示す必要があります。

お互いに役立つ情報発信に活用する、他部門から問い合わせの多い質問をFAQとして共有するなど、業務の効率化を目指すと良いでしょう。プライベートに関する情報をどこまで共有していいのかなど、一般的なSNSとの線引きも大切です。

ツールの使い分けをする    

メールや電話、ビジネスチャットなど、既存のツールとのすみ分けも重要です。社内SNSはある程度気軽に横断的なコミュニケーションをとることを前提にし、機密情報を含む内容についてはメールを使うなど、他のツールとの差別化を図っていきましょう。

利用シーンが明確になれば、それだけ活用しやすくなります。ツールの使い勝手の良さも大切な要素です。利用目的やシーン、社員のリテラシーなどを踏まえて最適なツールを選定しましょう。    

運用方針を作る

社員同士の健全なコミュニケーションの場とするためには、社内規定やコンプライアンスガイドラインなどと絡めて運用方針を作成しておく必要があります。一例として、仕事のミスを指摘し個人攻撃する、個人を特定できてしまう情報発信を禁止するなどをルール化しておきましょう。

社内SNSには何でも投稿していいわけではなく、個人情報や機密情報の漏えいにつながるような投稿は厳禁であるという大原則については、全社員に周知徹底しておくべきでしょう。

 

社内SNSの成功事例

最後に、社内SNSの成功事例を2パターン紹介します。社内SNSの導入が業務スピードやコミュニケーションの在り方に変化をもたらしたという好事例です。ぜひ参考にしてください。
 

顧客対応のスピードが上がった   

1つ目は、社内SNSのタイムライン機能を使用することで顧客対応のスピードが劇的に上がったという事例です。具体的には、以前は1日かかっていた上司からのフィードバックが5分で戻ってくるようになるなど、具体的な数値として社内SNSの導入効果が示されています。

その日の活動履歴やそれに紐づけられた顧客情報などもタイムライン上に次々表示されていくため、おのずと確認のためのやり取りが増えていくなど好循環も生まれています。

 

コミュニケーションの変化

2つ目に、「社員同士でも文章が硬くなる」「個別のやり取りが多く煩雑になりやすい」というメールの課題を社内SNSの活用で解消した事例を紹介します。社内SNSではビジネスライクなやり取りを省いてすぐに本題に入れるため、メールでの調整と比べて研修担当者との打ち合わせスピードなどがアップしたというものです。

疑問点や確認事項についても担当者全員に同タイミングで共有できるようになり、スムーズな研修運営が可能になりました。

まとめ

社内SNSは社員間のコミュニケーションを活性化し、社内に一体感を醸成します。いつでも協力し合える人間関係の構築こそ、組織の課題解決のカギです。

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