導入事例
2022.12.20
部署を横断した情報共有とコミュニケーションで、組織を次のフェーズへ
人々に愛される医療人材の育成に取り組む学校法人医学アカデミー。今回は、薬剤師やMR（医薬情報担当者）、登録販売者向けの教育支援をおこなうYTL事業部DX事業企画室の竹添様、河野様に、RECOGを導入した背景や導入後の変化についてお伺いしました。
▼ 目次
会社名：学校法人医学アカデミー
RECOG利用部署：YTL事業部
RECOG利用人数：90名
事業内容： 学校法人運営のため、教育資材の作成、医療に携わる人材を対象とした教育コンテンツの提供
会社HP：http://www.mizuhogroup.net/index.php
RECOG利用部署：YTL事業部
RECOG利用人数：90名
事業内容： 学校法人運営のため、教育資材の作成、医療に携わる人材を対象とした教育コンテンツの提供
会社HP：http://www.mizuhogroup.net/index.php
RECOGを導入した背景
～RECOGの導入背景や導入する前に課題に感じていたことはありますか？～
部署を横断した情報共有を目指し、RECOGの導入を提案
竹添 様（以下敬称略）：私たちの所属するYTL事業部はいくつかの部で構成されており、提供するコンテンツや対象も様々です。当時、私は他社から転職したばかりだったこともあり、「隣の部がどんな業務をしているのか分からない」「雑談の中で、新規の課題についてのチームができたことを知る」など、職場内で情報共有の仕方があいまいだと感じました。
そこで、「職場内の情報共有方法を工夫し、風通しの良いYTL事業部の風土をより良くできる取り組みはないだろうか？」と考えた結果、新たなコミュニケーションツールの導入に着手しました。
幅広い年齢に受け入れられる「UI/UXの簡便さ」が決め手に
竹添：RECOGを選んだ決め手は、使い勝手の良さです。画面構成や機能がシンプルで分かりやすく、アプリを使い慣れていない人でも、簡単に利用できるところが魅力だと思います。
UI/UXの簡便さについては、テスト期間ですぐに実感できました。「これなら、マニュアルの準備や、細かな説明をせずともスムーズに浸透させられる」と感じたことも、本格導入を決めた理由のひとつです。
河野 様（以下敬称略）：職員からは「レター」を受け取る際や、「拍手」を贈る際、楽しげなアニメーションが表示される点も好評でした。弊法人は年齢層が幅広く、50代、60代の職員もいるため、こういった効果に目新しさを感じた人も多かったようです。
情報を職場内でオープンにする重要性をアピール
RECOGの導入をプレゼンするにあたって、今後も続く事業体として、職場内で埋もれている情報を可視化することで、他部署との連携を深めることが大切ではないかと訴えました。
また、弊法人では、「タレントマネジメントシステム」の導入を検討していました。職員一人ひとりがどのような能力を持ち、どのように現場で活かされているかを把握することで、人材の育成や適性配置、離職防止などにつながるのではないかと考えたためです。そこで、プレゼンの際には、RECOGがタレントマネジメントに役立つこともアピールしました。
職員一人ひとりの活躍や強みの可視化や組織の行動指針に基づくバッジを設定することで理念の浸透を活性化ができるため、RECOGにはタレントマネジメントにつながると感じています。
（※）RECOGで行われた日々のコミュニケーションから、個人の強みや、行動指針の実践度が自動でグラフ化されます。
投稿機能とともに、これらの機能を活用することができれば、情報共有とタレントマネジメントを同時に実現できるのではないかと考えました。
上司からは「今までのコミュニケーションツールとどう違うのか？」という指摘もありました。RECOGは弊法人が従来使用してきたツールと比較し、オープンなコミュニケーションを得意と考えています。業務上のやりとりにTeamsやメールを使用していますが、これらは業務連絡や細かな報告といったクローズドなコミュニケーションに適しています。RECOGの導入の際、チャット機能はオフにし、レターや投稿フィードなど、全体に公開したいことを掲載する仕組みにすることで差別化しました。
最終的には、「まずは小さい部の単位ではじめて、事業部がどこまで活性化していくか、見ていきましょう」と伝えました。ＹＴＬ事業部では、まずやってみよう！という文化が特に強いため、上司からもGOサインが出ました。
RECOGの運用状況と体制
～どのようにRECOGを活用されていますか？～
学園祭のような楽しい雰囲気を保ちつつ、目的を果たすためのルールを設定
河野：RECOGを利用するタイミングや回数などの規定は設けず、楽しんで使ってもらうことを重視しています。
導入の初期段階では、無理やり利用を促すより、まずは使う楽しみ伝えるよう意識しました。職場内イベントの様子を投稿することで、見て面白く楽しい雰囲気を伝えられるような運用を心掛けています。
竹添：投稿内容に制限はなく、学園祭のようににぎやかに、使ってもらえていると思います。外出時に食べたものを投稿してくれる職員なんかもいます。
職員が投稿に慣れてきたあとは、「部署を横断した情報共有」という目的を達成するため、業務の報告に関してルールを設けました。「こういう教材をつくりました」「ここを意識して講義をしています」といったように、曜日や担当を決めて、持ち回りで報告してもらっています。
新入職員へのメリットや、意外な効果
河野：RECOGを導入してから、職場内のコミュニケーションが目に見えて活性化されました。特に、新入職員から「他の人と関わるきっかけになった」という声が多く挙がっています。
竹添：「あの投稿を見ましたよ」といったように、職場内のあちこちで会話のきっかけが生まれているようです。投稿内容が個性的で、相手に親しみを感じやすくなる効果もあるのではないでしょうか。
河野：現在は、業務の報告が週5つ程度投稿されており、他部署について知る機会が格段に増加しています。各部署の業務内容や進捗を知ることで、職場内全体を俯瞰的に把握できるようになりました。投稿機能を活用して、手助けを募集している部署もあり、職員が自主的に利用方法を考案してくれている点が非常に喜ばしいです。
竹添：RECOGの利用状況をみていると、RECOGの利用に関して積極的に活用してくださる「キーパーソン」が部署毎にいることがわかりました。これは、ほかのシステムを導入する際、大きなヒントになると感じています。導入前はここまで想定していなかったので、嬉しい誤算です。
今後取り組んでいきたいこと
～今後取り組んでいきたいことはありますか？～
称賛風土を長期に記録し、人材の成長へつなげる
竹添：組織のRECOG活用に関して、次のフェーズに進んだと考えています。投稿の頻度をさらに増やしつつ、業務やチームの見える化、現場の状況を反映したタレントマネジメントができるよう活用したいです。その際、「レター」や「拍手」についても、これからさらに利用率を増やしていき、RECOGで生成される相関図や個々の特性が役立つようにしたいです。
YTL事業部では、和気あいあいとした雰囲気があり、「口頭で『ありがとう』と伝えられていて、十分ではないか」と思うこともあります。しかし、RECOGを利用することで、称賛や感謝が可視化され、蓄積されていきます。数年後、自分の仕事ぶりや、感謝された点を振り返ることで、その人自身の成長に繋げることができるのではないかと考えています。
河野：他者へ贈られた感謝や称賛を共有することで、より良い仕事や風土の醸成に繋がるよう運用を続けていきたいです。
